Online κρατήσεις για βόλτες με αλπακά: λιγότερο τηλέφωνο, λιγότερες άδειες θέσεις

Όταν χτυπά το τηλέφωνο την ώρα του ταΐσματος

Είναι νωρίς το πρωί, στέκεσαι στο λιβάδι με το δίχτυ με το σανό, και χτυπά το κινητό. Μια οικογένεια θέλει τέσσερις θέσεις για την Κυριακή. Λες ναι, επειδή έχεις γεμάτα χέρια και δεν μπορείς να κοιτάξεις το ημερολόγιο. Το βράδυ συνειδητοποιείς ότι η διαδρομή είναι πλέον υπερκρατημένη. Τρεις θέσεις είχαν ήδη πιαστεί, δύο μέσω WhatsApp και μία μέσω email.

Την επόμενη μέρα μια άλλη ομάδα γράφει ότι τελικά δεν θα έρθει. Δεν έχει πληρώσει τίποτα ακόμα, η θέση μένει άδεια, και τους ανθρώπους που είχαν ρωτήσει την προηγούμενη εβδομάδα τους έχεις ήδη απορρίψει. Μετά εμφανίζεται κάποιος στην πόρτα με μια χειρόγραφη δωροκάρτα από τα περασμένα Χριστούγεννα, και κανείς δεν θυμάται πια αν ίσχυε για ένα άτομο ή για δύο.

Το καθένα από αυτά λύνεται. Όλα μαζί όμως κοστίζουν ώρες κάθε εβδομάδα, και μάλιστα ακριβώς την περίοδο που στη φάρμα υπάρχει ούτως ή άλλως η περισσότερη δουλειά.

Τι πρέπει να κάνει ένα σύστημα κρατήσεων για εμπειρίες με ζώα

Ένα ημερολόγιο σαν αυτά που χρησιμοποιούν τα κομμωτήρια ή τα ενοικιαζόμενα καταλύματα ταιριάζει μόνο κατά το ήμισυ σε μια φάρμα αλπακά. Σε μια βόλτα ο αριθμός των θέσεων εξαρτάται από τα ζώα, και τα ζώα έχουν τα δικά τους όρια. Αυτά είναι τα σημεία που μετράνε.

Χρονικά διαστήματα και μέγεθος ομάδας

Πόσοι επισκέπτες μπορούν να έρθουν, προκύπτει από τον αριθμό των ζώων που περπατούν εκείνη τη μέρα και από το πόσα άτομα μοιράζονται ένα ζώο. Οι συνοδοί χωρίς δικό τους ζώο δεν χρειάζονται σχοινί, χρειάζονται όμως θέση στην ομάδα. Ένα καλό σύστημα τους μετρά χωριστά και επιτρέπει διαφορετικές τιμές. Άφησε αρκετό χρόνο ανάμεσα σε δύο διαδρομές, ώστε τα ζώα να πιουν νερό και να ξεκουραστούν.

Πληρωμή εκ των προτέρων

Όποιος πληρώνει με την κράτηση έχει δεσμευτεί. Αυτό μειώνει τον αριθμό των επισκεπτών που απλώς δεν εμφανίζονται, και τη μέρα της βόλτας δεν χρειάζεται να μετράς μετρητά ή να ελέγχεις τραπεζικές μεταφορές. Πρόσεξε τα χρήματα να πηγαίνουν απευθείας στον λογαριασμό σου και να υποστηρίζονται οι συνηθισμένοι τρόποι πληρωμής.

Όροι ακύρωσης

Όρισε για κάθε προσφορά μέχρι πότε η ακύρωση είναι δωρεάν και τι ισχύει μετά. Οι επισκέπτες πρέπει να βλέπουν αυτούς τους όρους πριν κάνουν κράτηση, και το σύστημα πρέπει να τους εφαρμόζει μόνο του. Έτσι δεν χρειάζεται να διαπραγματεύεσαι κάθε ακύρωση ξεχωριστά.

Ακύρωση από τη φάρμα

Καταιγίδα, θυελλώδεις άνεμοι, μεγάλη ζέστη ή ένα άρρωστο ζώο: μερικές φορές πρέπει να ακυρώσεις εσύ. Τότε χρειάζεσαι τα στοιχεία επικοινωνίας όλων των επισκεπτών σε ένα σημείο και έναν σαφή κανόνα για το αν δίνεται νέα ημερομηνία ή επιστροφή χρημάτων. Γράψε αυτόν τον κανόνα στην περιγραφή της προσφοράς πριν προκύψει η πρώτη περίπτωση.

Λίστα αναμονής

Όταν μια διαδρομή είναι πλήρης, οι ενδιαφερόμενοι πρέπει να μπορούν να εγγραφούν. Αν ελευθερωθεί μια θέση, ειδοποιούνται. Χωρίς λίστα αναμονής, μετά από μια ακύρωση μια θέση μένει συνήθως άδεια, παρόλο που υπήρχε ζήτηση.

Υπενθυμίσεις στους επισκέπτες

Ένα μήνυμα την προηγούμενη μέρα της διαδρομής με ώρα, σημείο συνάντησης, οδηγίες πρόσβασης και συμβουλές για τον ρουχισμό σε γλιτώνει από πολλές ερωτήσεις. Μειώνει επίσης τον αριθμό των επισκεπτών που περιμένουν στο λάθος πάρκινγκ ή έρχονται με σανδάλια.

Δωροκάρτες

Οι βόλτες με αλπακά δίνονται συχνά ως δώρο, κυρίως τα Χριστούγεννα και στα γενέθλια. Μια δωροκάρτα που οι επισκέπτες αγοράζουν online και εξαργυρώνουν με κωδικό δεν μπορεί να χρησιμοποιηθεί δύο φορές, και βλέπεις ανά πάσα στιγμή ποιες δωροκάρτες δεν έχουν εξαργυρωθεί ακόμα. Πρακτικά είναι δύο είδη: ένα σταθερό ποσό ή μια συγκεκριμένη διαδρομή.

Ευζωία των ζώων

Κανένα σύστημα κρατήσεων δεν ξέρει πόσα αντέχουν τα ζώα σου. Αυτό το αποφασίζεις εσύ. Όρισε πόσες διαδρομές κάνει ένα ζώο την ημέρα και την εβδομάδα, και πρόβλεψε μέρες ξεκούρασης. Ζώα που είναι ανήσυχα ή δεν είναι καλά μένουν στο σπίτι. Τις ζεστές μέρες οι διαδρομές νωρίς το πρωί ή το βράδυ είναι καλύτερες για τα ζώα από εκείνες στη ζέστη του μεσημεριού. Πρόσφερε μόνο τόσες ημερομηνίες όσες αντέχει άνετα το κοπάδι σου. Ό,τι δεν ανοίγεις για κράτηση, δεν μπορεί και να το κλείσει κανείς.

Σαφείς κανόνες, όποιο κι αν είναι το εργαλείο

Αυτά τα σημεία σε βοηθούν ακόμα κι αν συνεχίσεις να δέχεσαι κρατήσεις από το τηλέφωνο. Με τις online κρατήσεις γίνονται πιο σημαντικά, επειδή οι επισκέπτες δεν κάνουν πια τις ερωτήσεις τους σε μια συζήτηση.

• Περίγραψε την προσφορά με ακρίβεια. Διάρκεια, μήκος διαδρομής, πόσο κουραστική είναι, αν υπάρχει διάλειμμα και τι περιλαμβάνεται στην τιμή.
• Όρισε ελάχιστη ηλικία. Από ποια ηλικία μπορεί ένα παιδί να οδηγεί μόνο του ένα ζώο, και από πότε μόνο μαζί με ενήλικα; Αυτό πρέπει να γράφεται στην περιγραφή, πριν έρθει μια οικογένεια με ένα νήπιο.
• Πες τι να φορέσουν οι επισκέπτες. Γερά παπούτσια και ρούχα που επιτρέπεται να λερωθούν. Στα λιβάδια και στους χωματόδρομους σπάνια μένει κάτι καθαρό.
• Περίγραψε το σημείο συνάντησης. Διεύθυνση, πού παρκάρει κανείς και πού ακριβώς συναντιέστε, ειδικά αν η φάρμα βρίσκεται δύσκολα.
• Διατύπωσε δίκαιους όρους ακύρωσης. Δωρεάν ακύρωση έως μια σαφή προθεσμία, μετά ένα μέρος του ποσού, και σε ακύρωση από τη φάρμα νέα ημερομηνία ή επιστροφή χρημάτων. Οι όροι πρέπει να φαίνονται πριν από την κράτηση και όχι μόλις στο email επιβεβαίωσης.
• Σχεδίασε τη χωρητικότητα ρεαλιστικά. Υπολόγισε με τα ζώα που περπατούν αξιόπιστα, όχι με όλο το κοπάδι. Και με τους ανθρώπους: πόσους επισκέπτες μπορεί ένα άτομο να έχει στο μάτι στη διαδρομή;

Υπάρχει και ένα σημείο που έρχεται πριν από το ερώτημα πώς γίνεται η κράτηση. Στη Γερμανία, για βόλτες επί πληρωμή χρειάζεσαι άδεια σύμφωνα με την § 11 του Tierschutzgesetz (του γερμανικού νόμου για την προστασία των ζώων), και μια ιδιωτική ασφάλεια αστικής ευθύνης ιδιοκτήτη ζώων δεν καλύπτει τέτοιες διαδρομές. Τι άλλο χρειάζεται συνοψίζεται στη σελίδα Νομικές υποχρεώσεις. Αυτό δεν αντικαθιστά τη συμβουλή ειδικού. Αν έχεις αμφιβολίες, ρώτα το αρμόδιο Veterinäramt (την κτηνιατρική υπηρεσία).

Τηλέφωνο και WhatsApp ή online κρατήσεις;

Και οι δύο τρόποι έχουν τα δυνατά τους σημεία. Ο πίνακας τους βάζει δίπλα δίπλα.

Το τηλέφωνο έχει τη θέση του, απλώς γίνεται πιο κουραστικό με κάθε επιπλέον ημερομηνία. Πολλές φάρμες τα πάνε καλά συνδυάζοντας τα δύο: οι τυπικές ημερομηνίες κλείνονται online, ενώ για ομάδες, παιδικά πάρτι γενεθλίων και ειδικά αιτήματα ο αριθμός τηλεφώνου μένει στη σελίδα.

Το ALPAKA.PRO ως παράδειγμα

Το ALPAKA.PRO είναι το λογισμικό μας για εκτροφές αλπακά και λάμα, και οι βόλτες είναι μία από τις ενότητές του. Έτσι καλύπτει τα παραπάνω σημεία:

• Ραντεβού και θέσεις. Ορίζεις ημερομηνία, ώρα, διάρκεια, αριθμό συμμετεχόντων και τιμή, και τα επαναλαμβανόμενα ραντεβού τα ρυθμίζεις μία φορά. Οι συμμετέχοντες με δικό τους αλπακά και οι συνοδοί μετρώνται χωριστά. Είναι δυνατές μεμονωμένες κρατήσεις, κλειστές ομάδες και παιδικά πάρτι γενεθλίων.
• Σελίδα κρατήσεων. Κάθε φάρμα αποκτά αυτόματα μια δημόσια σελίδα κρατήσεων, όπου οι επισκέπτες βλέπουν τα ελεύθερα ραντεβού και κάνουν κράτηση απευθείας. Δεν χρειάζεσαι δική σου ιστοσελίδα γι’ αυτό.
• Πληρωμή. Οι επισκέπτες πληρώνουν με την κράτηση με πιστωτική κάρτα, άμεση χρέωση SEPA, Apple Pay ή Google Pay. Τα χρήματα πηγαίνουν μέσω Stripe απευθείας στον λογαριασμό σου. Το ALPAKA.PRO δεν παίρνει προμήθεια στις κρατήσεις, για την επεξεργασία των πληρωμών η Stripe χρεώνει δικές της χρεώσεις.
• Όροι ακύρωσης. Τους ορίζεις ανά προσφορά. Εμφανίζονται κατά την κράτηση και εφαρμόζονται αυτόματα, χωρίς χειροκίνητες επιστροφές χρημάτων.
• Δωροκάρτες. Δωροκάρτες αξίας και διαδρομής με δικό σου σχέδιο, αγορά και εξαργύρωση online.
• Λίστα αναμονής και υπενθυμίσεις. Η λίστα αναμονής ειδοποιεί όταν ελευθερώνονται θέσεις, και 24 ώρες πριν από τη διαδρομή οι επισκέπτες λαμβάνουν email υπενθύμισης με οδηγίες πρόσβασης και συμβουλές.
• Η μέρα της βόλτας. Ανοίγεις την εφαρμογή, κάνεις check-in στους συμμετέχοντες και ξεκινάτε.

Πόσο συχνά βγαίνει ένα ζώο το αποφασίζεις και πάλι εσύ, μέσα από τα ραντεβού και τις θέσεις που δημιουργείς. Οι βόλτες περιλαμβάνονται σε όλα τα πακέτα. Το Small για έως 10 ζώα κοστίζει 5 € τον μήνα, το Basic χωρίς όριο ζώων 15 €, πάντα χωρίς ΦΠΑ και με δυνατότητα ακύρωσης κάθε μήνα. Οι πρώτες 30 ημέρες είναι δωρεάν. Όλες οι λειτουργίες βρίσκονται στη σελίδα Βόλτες με αλπακά, τα πακέτα στις Τιμές.

Τι λένε φάρμες που κάνουν κρατήσεις έτσι

Δύο φάρμες που οργανώνουν τις βόλτες τους με το ALPAKA.PRO μάς επέτρεψαν να δείξουμε τις κριτικές τους.

«Αυτή τη στιγμή χρησιμοποιούμε την εφαρμογή κυρίως για τις κρατήσεις και την οργάνωση – και έτσι γλιτώνουμε απίστευτα πολύ χρόνο. Όλα λειτουργούν αξιόπιστα και χωρίς μπλεξίματα.»

— Jürgen, Schumachers Alpaka-Jungs, Brüggen

«Έχω καλή εικόνα των κρατήσεών μου.»

— Lisa Marie, alpacas for happiness

Πότε αξίζει η αλλαγή

Με λίγες ημερομηνίες τον μήνα και επισκέπτες που τους αρέσει να τηλεφωνούν, τα βγάζεις πέρα μια χαρά με τηλέφωνο και ημερολόγιο. Οι online κρατήσεις αξίζουν όταν τα αιτήματα έρχονται από πολλά κανάλια, όταν οι ακυρώσεις της τελευταίας στιγμής σού κοστίζουν τακτικά θέσεις ή όταν θέλεις να πουλάς δωροκάρτες χωρίς να διαχειρίζεσαι χαρτάκια. Τους κανόνες αυτού του άρθρου τους χρειάζεσαι και στις δύο περιπτώσεις.

Καταγράφεις και τα ζώα σου ακόμα σε πίνακες; Πότε αρκεί το Excel και πότε αξίζει ένα λογισμικό, θα το βρεις στο άρθρο Διαχείριση αλπακά: Excel ή λογισμικό;