Διαχείριση αλπακά: πότε αρκεί το Excel και πότε αξίζει ένα λογισμικό

Πώς από έναν πίνακα Excel γεννήθηκε το ALPAKA.PRO

Είμαι ο Timm, προγραμματιστής και ιδρυτής του ALPAKA.PRO. Όταν σπούδαζα, οι γονείς ενός συμφοιτητή μου μετακόμισαν από το Βερολίνο στο Ρούμπκοφ της Δυτικής Πομερανίας και ίδρυσαν εκεί την Alpaka Idylle. Τότε φρόντιζα την ιστοσελίδα τους. Μια μέρα ο Sven μου είπε ότι σχεδίαζε την αναπαραγωγή στο Excel και ότι, με πολλές γενιές, ήταν πια σχεδόν αδύνατο να έχει εικόνα του συνόλου.

Από αυτή τη συζήτηση προέκυψε το ALPAKA.PRO. Το ερώτημα αυτού του άρθρου ήταν λοιπόν και το δικό μου πρώτο ερώτημα: χρειάζεται πραγματικά ένα ξεχωριστό λογισμικό ή αρκεί ένας καλοστημένος πίνακας; Εξαρτάται από το κοπάδι σου. Για κάποιους ιδιοκτήτες η ειλικρινής απάντηση είναι: το Excel αρκεί.

Πότε το Excel αρκεί απόλυτα

Αν έχεις μερικά ευνουχισμένα αρσενικά ή θηλυκά, δεν κάνεις αναπαραγωγή και δεν προσφέρεις βόλτες, δεν χρειάζεσαι εξειδικευμένο λογισμικό. Ένας πίνακας με όνομα, ημερομηνία γέννησης, αριθμό μικροτσίπ, προέλευση και τις τελευταίες θεραπείες καλύπτει τα σημαντικότερα. Το κούρεμα το σημειώνεις μία φορά τον χρόνο στο ημερολόγιο, και επειδή βλέπεις κάθε ζώο καθημερινά, τα υπόλοιπα τα έχεις ούτως ή άλλως στο μυαλό σου.

Το Excel έχει και πραγματικά πλεονεκτήματα. Το πρόγραμμα είναι ήδη εγκατεστημένο σε πολλούς υπολογιστές, δεν χρειάζεται να μάθεις κάτι καινούργιο και φτιάχνεις τις στήλες όπως ταιριάζουν στην εκτροφή σου. Επιπλέον συνδρομή δεν υπάρχει. Όποιος δουλεύει έτσι και είναι ικανοποιημένος, δεν κάνει τίποτα λάθος.

Μία υποχρέωση όμως ισχύει και για τα μικρά κοπάδια: το μητρώο εκτροφής. Γι’ αυτό λίγο παρακάτω.

Πού το Excel συναντά όρια

Σπάνια συμβαίνει από τη μια μέρα στην άλλη. Συνήθως το αρχείο μεγαλώνει μαζί με το κοπάδι, αποκτά νέα φύλλα και στήλες, και κάποια στιγμή η συντήρηση κοστίζει περισσότερο χρόνο απ’ όση εικόνα δίνει ο πίνακας. Σε αυτά τα σημεία το καταλαβαίνουν οι περισσότεροι πρώτα.

Γενεαλογικό δέντρο και ενδογαμία σε πολλές γενιές

Να γράψεις πατέρα και μητέρα σε δύο στήλες είναι εύκολο. Ένα επίπεδο πιο πίσω γίνεται κουραστικό: για τους παππούδες πηγαίνεις στις γραμμές των γονιών, για τους προπαππούδες άλλη μια φορά. Αν έρθουν ζώα από άλλες εκτροφές, των οποίων οι πρόγονοι δεν υπάρχουν στο κοπάδι σου, χρειάζεσαι επιπλέον γραμμές ή ξεχωριστό φύλλο. Ακριβώς σε αυτό το σημείο βρισκόταν τότε ο Sven.

Το μεγαλύτερο βάρος πέφτει στο ζευγάρωμα. Οι κοινοί πρόγονοι συχνά εμφανίζονται μόνο αρκετές γενιές πίσω, και από τα ονόματα δεν φαίνεται αν το θηλυκό και ο επιβήτορας είναι συγγενείς. Τον συντελεστή ενδογαμίας μπορεί κανείς θεωρητικά να τον υπολογίσει και σε ένα υπολογιστικό φύλλο. Στην πράξη σχεδόν κανείς δεν το κάνει, γιατί οι τύποι για πολλές γενιές γίνονται γρήγορα δυσνόητοι. Ένα λογισμικό εκτροφής τον υπολογίζει για κάθε σχεδιαζόμενο ζευγάρωμα πριν αποφασίσεις. Τι σημαίνει η τιμή και πώς ελέγχεις γρήγορα μόνος σου ένα μεμονωμένο ζευγάρωμα, δείχνει ο οδηγός Συντελεστής ενδογαμίας στα αλπακά, με υπολογιστή. Πώς βοηθά το λογισμικό στον προγραμματισμό των ζευγαρωμάτων και στα δεδομένα υγείας της εκτροφής, θα το βρεις στο άρθρο Λογισμικό εκτροφής αλπακά: γενεαλογικά δέντρα.

Το μητρώο εκτροφής

Στη Γερμανία κάθε ιδιοκτήτης αλπακά και λάμα πρέπει σύμφωνα με το § 45 της Viehverkehrsverordnung (του γερμανικού κανονισμού για τη διακίνηση ζώων εκτροφής) να τηρεί Bestandsregister, δηλαδή μητρώο εκτροφής, ακόμη και με δύο ζώα. Σε αυτό καταγράφονται ο αριθμός των ζώων στην αρχή του έτους και κάθε είσοδος και έξοδος με ημερομηνία, καθώς και το όνομα και η διεύθυνση του προηγούμενου ιδιοκτήτη ή του αγοραστή. Στο Excel αυτό είναι άλλη μια λίστα που συντηρείς δίπλα στη λίστα των ζώων. Όταν γεννηθεί ένα cria ή πουλήσεις ένα ζώο, το γράφεις δύο φορές, και αν οι δύο λίστες δεν συμφωνούν, αυτό φαίνεται το αργότερο σε έναν έλεγχο. Ένα λογισμικό μπορεί να δημιουργήσει το μητρώο από τα δεδομένα που υπάρχουν ήδη στον φάκελο του ζώου. Ποια στοιχεία ακριβώς απαιτούνται, εξηγεί το άρθρο για το μητρώο εκτροφής για αλπακά.

Προθεσμίες: εμβολιασμός, αποπαρασίτωση, γέννα

Ένας πίνακας δεν σου θυμίζει τίποτα. Αν πλησιάζει ο επόμενος εμβολιασμός, αν πρέπει να γίνει δείγμα κοπράνων ή αν ένα θηλυκό αναμένεται να γεννήσει σύντομα, το καταλαβαίνεις μόνο όταν ανοίξεις το αρχείο και κάνεις τον λογαριασμό. Γι’ αυτό πολλοί ιδιοκτήτες κρατούν επιπλέον ημερολόγιο, και τότε τα ίδια στοιχεία βρίσκονται σε δύο σημεία. Στην ημερομηνία τοκετού προστίθεται ότι η κύηση στα αλπακά μπορεί να διαφέρει κατά αρκετές εβδομάδες. Πώς την υπολογίζεις από την ημέρα της οχείας, το δείχνει ο οδηγός για οχεία και κύηση με υπολογιστή.

Πολλά άτομα και στάβλος χωρίς σήμα

Όσο ένα άτομο συντηρεί το αρχείο, όλα πάνε καλά. Αν βοηθούν σύντροφος, παιδιά ή συνεργάτες, γρήγορα δημιουργούνται αντίγραφα: ένα στο laptop, ένα σε συνημμένο email, ένα στο κινητό. Ένα κοινόχρηστο αρχείο στο cloud το λύνει εν μέρει, χρειάζεται όμως σύνδεση, και αυτή στον στάβλο ή στο λιβάδι είναι συχνά κακή. Το βάρος καταλήγει τότε σε ένα χαρτάκι και το βράδυ στον πίνακα, αν το θυμηθεί κανείς.

Εκδόσεις και απώλεια δεδομένων

Ένα αρχείο Excel είναι τόσο ασφαλές όσο το σημείο όπου βρίσκεται. Αν χαλάσει ο υπολογιστής και δεν υπάρχει πρόσφατο αντίγραφο ασφαλείας, χάνονται χρόνια δεδομένων εκτροφής. Σε αυτά προστίθενται τα αθόρυβα λάθη, για παράδειγμα ένα κελί που αντικαταστάθηκε κατά λάθος ή μια ταξινομημένη στήλη χωρίς να μετακινηθεί μαζί της η διπλανή. Τέτοια πράγματα συχνά φαίνονται μόνο μήνες αργότερα.

Κρατήσεις για βόλτες

Όποιος προσφέρει βόλτες με αλπακά διαχειρίζεται εκτός από τα ζώα και επισκέπτες, ημερομηνίες, πληρωμές και δωροκάρτες. Με έναν πίνακα αυτό σημαίνει: δέχεσαι αιτήματα τηλεφωνικά ή με μήνυμα, μετράς τις ελεύθερες θέσεις με το χέρι, ελέγχεις τις πληρωμές που έχουν μπει. Με λίγες ημερομηνίες τον μήνα αυτό γίνεται. Μέσα στη σεζόν γίνεται γρήγορα δεύτερη δουλειά. Τι πρέπει να κάνει ένα σύστημα κρατήσεων για βόλτες, θα το βρεις στο άρθρο Online κρατήσεις για βόλτες με αλπακά.

Excel και λογισμικό αλπακά σε σύγκριση

Ο πίνακας βάζει τους δύο δρόμους τον έναν δίπλα στον άλλον. Στη δεξιά στήλη φαίνεται τι μπορεί να κάνει ένα εξειδικευμένο λογισμικό, με παράδειγμα το ALPAKA.PRO.

Στο κόστος, στην εξοικείωση και στην ευελιξία προηγείται το Excel, και στο ερώτημα σε ποιον ανήκουν τα δεδομένα ένα δικό σου αρχείο δύσκολα ξεπερνιέται. Ένα λογισμικό αξίζει αν για σένα μετρούν οι γραμμές πιο κάτω: αναπαραγωγή σε πολλές γενιές, υποχρεώσεις όπως το μητρώο εκτροφής, περισσότεροι άνθρωποι στην εκτροφή ή κρατήσεις από επισκέπτες.

Τι να προσέξεις σε ένα λογισμικό αλπακά

Όταν συγκρίνεις παρόχους, κάνε τους αυτές τις ερωτήσεις πριν δεις τις επιμέρους λειτουργίες.

• Πού βρίσκονται τα δεδομένα; Διακομιστές στη Γερμανία ή στην ΕΕ κάνουν πιο απλό το ζήτημα του GDPR. Ζήτησε να σου δείξουν ποιος έχει πρόσβαση και πώς προστατεύονται τα δεδομένα.
• Πώς παίρνω πίσω τα δεδομένα μου; Ρώτησε ποιες εξαγωγές υπάρχουν. Αν τα δεδομένα σου κολλήσουν σε ένα πρόγραμμα, μια μελλοντική αλλαγή γίνεται ακριβή.
• Μεταφέρει ο πάροχος τα υπάρχοντα δεδομένα μου; Το να πληκτρολογείς με το χέρι πίνακες χρόνων αποθαρρύνει πολλούς από την αλλαγή. Ξεκαθάρισε από πριν αν η εισαγωγή είναι δυνατή και πόσο κοστίζει.
• Πόσο κοστίζει τον μήνα και τι περιλαμβάνεται; Μη συγκρίνεις μόνο τη βασική τιμή. Χρεώνεται η εφαρμογή χωριστά, υπάρχει όριο στον αριθμό των ζώων, μπορούν να συνεργαστούν και άλλα άτομα;
• Για πόσο καιρό δεσμεύομαι; Ένα πακέτο με μηνιαία ακύρωση και μια δοκιμή χωρίς στοιχεία πληρωμής κρατούν το ρίσκο μικρό. Ένα ετήσιο πακέτο μπορείς πάντα να το επιλέξεις όταν είσαι σίγουρος.
• Λειτουργεί η εφαρμογή στον στάβλο; Αν θέλεις να καταχωρίζεις δεδομένα δίπλα στα ζώα, έλεγξε αν η εφαρμογή δουλεύει χωρίς σήμα και συγχρονίζεται αργότερα, και για ποιες συσκευές υπάρχει.
• Γνωρίζει το λογισμικό τις καμηλίδες; Πρόσεξε να μπορούν να καταχωριστούν αλπακά, λάμα και huarizo και να έχουν θέση στοιχεία όπως η ίνα και το κούρεμα.

Για να ξέρεις πού στέκεται το ALPAKA.PRO σε αυτά: οι διακομιστές βρίσκονται στη Γερμανία, τα πακέτα ξεκινούν από 5 € τον μήνα και ακυρώνονται κάθε μήνα. Η εφαρμογή iOS περιλαμβάνεται σε κάθε πακέτο και λειτουργεί offline, ενώ στο Android χρησιμοποιείς τη web εφαρμογή στον browser. Όλα τα πακέτα αναλυτικά θα τα βρεις στη σελίδα Τιμές.

Αλλαγή χωρίς πληκτρολόγηση

Η περισσότερη δουλειά στην αλλαγή κρύβεται στον παλιό πίνακα. Στο ALPAKA.PRO αυτό το κομμάτι το αναλαμβάνουμε εμείς. Κάνεις εγγραφή, μας στέλνεις το αρχείο σου με email από τη διεύθυνση του λογαριασμού σου και εμείς περνάμε ζώα, γενεαλογίες και δεδομένα υγείας, όσα υπάρχουν στο αρχείο. Μπορεί να είναι αρχείο Excel, CSV ή εξαγωγή από το πρόγραμμα που χρησιμοποιείς σήμερα, όπως κι αν είναι δομημένος ο πίνακας. Συνήθως ολοκληρώνεται μέσα σε μία ημέρα και δεν κοστίζει τίποτα, ούτε κατά τη δοκιμή. Πώς γίνεται, θα το βρεις στην αρχική σελίδα στην ενότητα Εισαγωγή δεδομένων.

Έτσι δοκιμάζεις με τα πραγματικά σου ζώα αντί για δεδομένα παραδείγματος και αποφασίζεις μετά τις 30 ημέρες αν το λογισμικό αξίζει την αλλαγή. Αν όχι, το αρχείο Excel σου το έχεις ακόμη.

Συμπέρασμα

Για ένα μικρό κοπάδι χωρίς αναπαραγωγή το Excel είναι ένα καλό εργαλείο. Αν κάνεις αναπαραγωγή σε πολλές γενιές, πρέπει να παρακολουθείς προθεσμίες για πολλά ζώα, συνεργάζεσαι με άλλους ή πουλάς βόλτες, αξίζει να ρίξεις μια ματιά σε ένα εξειδικευμένο λογισμικό. Ο Sven βρισκόταν τότε σε αυτό το σημείο με την εκτροφή του. Αν το κοπάδι σου έχει φτάσει ήδη εκεί, μπορείς να το κρίνεις καλύτερα εσύ.