Gestionarea alpacalelor: când ajunge Excel și când merită un software

Cum a devenit un tabel Excel ALPAKA.PRO

Sunt Timm, dezvoltator de software și fondatorul ALPAKA.PRO. Pe când eram student, părinții unui coleg de facultate s-au mutat din Berlin la Rubkow, în Pomerania Anterioară, și au înființat acolo Alpaka Idylle. Pe atunci mă ocupam de site-ul lor. Într-o zi, Sven mi-a povestit că planifică reproducția în Excel și că, de-a lungul mai multor generații, abia mai poate ține evidența.

Din discuția aceea s-a născut ALPAKA.PRO. Întrebarea despre care e vorba în acest articol a fost, așadar, și prima mea întrebare: chiar e nevoie de un software dedicat sau ajunge un tabel bine construit? Depinde de turma ta. Pentru unii crescători, răspunsul sincer este: Excel ajunge.

Când Excel ajunge pe deplin

Dacă ții câțiva jugani sau câteva femele, nu faci reproducție și nu oferi plimbări, nu ai nevoie de un software specializat. Un tabel cu numele, data nașterii, numărul de cip, proveniența și ultimele tratamente acoperă ce e mai important. Tunsul îl treci o dată pe an în calendar, iar pentru că vezi fiecare animal zilnic, restul îl ai oricum în cap.

Excel are avantaje reale. Programul este deja instalat pe multe calculatoare, nu trebuie să înveți nimic nou și îți creezi coloanele așa cum se potrivește fermei tale. Nu plătești niciun abonament în plus. Cine lucrează așa și e mulțumit nu greșește cu nimic.

Există totuși o obligație care se aplică și turmelor mici: registrul efectivului. Despre asta, imediat.

Unde Excel dă de limite

Rareori se întâmplă dintr-odată. De cele mai multe ori, fișierul crește odată cu turma, primește foi și coloane noi, iar la un moment dat întreținerea lui costă mai mult timp decât claritatea pe care o aduce tabelul. Iată unde observă cei mai mulți asta mai întâi.

Pedigree și consangvinizare pe mai multe generații

Să treci tatăl și mama în două coloane e simplu. Un nivel mai sus devine anevoios: pentru bunici sari la rândurile părinților, pentru străbunici încă o dată. Dacă vin animale de la alte ferme, ai căror strămoși nu sunt în turma ta, ai nevoie de rânduri suplimentare sau de o foaie separată. Exact în acest punct era Sven pe atunci.

La alegerea perechilor cântărește cel mai mult. Strămoșii comuni apar adesea abia câteva generații în urmă, iar din nume nu se vede dacă femela și masculul sunt înrudiți. Teoretic, un coeficient de consangvinizare se poate calcula și într-un program de calcul tabelar. Practic aproape nimeni nu o face, pentru că formulele pe mai multe generații devin repede greu de urmărit. Un software de reproducție îl calculează pentru fiecare împerechere planificată, înainte să te decizi. Ce înseamnă valoarea și cum verifici rapid, singur, o anumită împerechere arată ghidul Coeficientul de consangvinizare la alpaca, cu calculator. Cum ajută software-ul la planificarea montelor și la datele de sănătate în reproducție afli în articolul Software pentru crescătorii de alpaca: pedigree și planificarea montelor.

Registrul efectivului

În Germania, orice deținător de alpacale și lame trebuie să țină un Bestandsregister (registrul efectivului) conform § 45 din Viehverkehrsverordnung, chiar și cu două animale. În el se trec numărul animalelor la începutul anului și fiecare intrare și ieșire, cu data, precum și numele și adresa proprietarului anterior sau ale cumpărătorului. În Excel, asta e încă o listă pe care o ții lângă lista animalelor. Când se naște un cria sau vinzi un animal, îl treci de două ori, iar dacă cele două liste nu se potrivesc, se observă cel târziu la un control. Un software poate genera registrul din datele care se află oricum în fișa animalului. Ce date se cer exact explică articolul despre Bestandsregister pentru alpaca.

Termene: vaccinare, deparazitare, fătare

Un tabel nu îți amintește nimic. Dacă urmează următorul vaccin, dacă trebuie făcută o probă de fecale sau dacă o femelă ar trebui să fete curând, afli abia când deschizi fișierul și faci calculul. De aceea, mulți crescători țin în plus un calendar, iar atunci aceleași date stau în două locuri. La data fătării se adaugă faptul că gestația la alpacale poate varia cu câteva săptămâni. Cum o calculezi pornind de la ziua montei îți arată ghidul despre montă și gestație, cu calculator.

Mai multe persoane și grajdul fără semnal

Cât timp o singură persoană se ocupă de fișier, merge bine. Când lucrează și partenerul, copiii sau angajații, apar repede copii ale fișierului: una pe laptop, una într-un atașament de e-mail, una pe telefon. Un fișier partajat în cloud rezolvă parțial problema, dar are nevoie de conexiune, iar în grajd sau pe pășune aceasta e adesea slabă. Greutatea ajunge atunci pe un bilețel și seara în tabel, dacă îți amintești.

Versiuni și pierderea datelor

Un fișier Excel e la fel de sigur ca locul în care se află. Dacă se strică calculatorul și nu există o copie de siguranță recentă, ani întregi de date de reproducție dispar. La asta se adaugă erorile discrete, de exemplu o celulă suprascrisă din greșeală sau o coloană sortată, cu care coloana vecină nu s-a mutat. Așa ceva se observă adesea abia după luni de zile.

Rezervări pentru plimbări

Cine oferă plimbări cu alpaca gestionează, pe lângă animale, și oaspeți, termene, plăți și vouchere. Cu un tabel, asta înseamnă să preiei cererile prin telefon sau mesaj, să numeri de mână locurile libere și să verifici încasările. La câteva plimbări pe lună merge. În sezon devine repede o a doua slujbă. Ce ar trebui să poată un sistem de rezervări pentru plimbări afli în articolul Rezervare online pentru plimbări cu alpaca.

Excel și software pentru alpaca: comparație

Tabelul pune cele două variante una lângă alta. În coloana din dreapta vezi ce poate face un software specializat, cu ALPAKA.PRO ca exemplu.

La costuri, învățare și flexibilitate, Excel e în avantaj, iar la întrebarea cui îi aparțin datele, un fișier propriu e greu de bătut. Un software merită atunci când contează pentru tine rândurile de mai jos: reproducție pe mai multe generații, obligații precum registrul efectivului, mai mulți oameni în fermă sau rezervări de la oaspeți.

La ce să fii atent la un software pentru alpaca

Când compari furnizori, pune-le aceste întrebări înainte să te uiți la funcții individuale.

• Unde sunt stocate datele? Serverele în Germania sau în UE simplifică întrebarea legată de GDPR. Cere să ți se arate cine are acces și cum sunt protejate datele.
• Cum îmi scot datele înapoi? Întreabă ce exporturi există. Dacă datele tale rămân blocate într-un program, o schimbare ulterioară devine scumpă.
• Preia furnizorul datele mele existente? Să tastezi de mână tabele adunate în ani de zile îi descurajează pe mulți să schimbe. Clarifică dinainte dacă importul e posibil și cât costă.
• Cât costă pe lună și ce e inclus? Nu compara doar prețul de bază. Aplicația costă în plus, există o limită de animale, pot lucra și alte persoane?
• Cât timp sunt legat? Un abonament care se poate anula lunar și o perioadă de testare fără date de plată țin riscul la un nivel scăzut. Un abonament anual poți alege oricând mai târziu, când ești sigur.
• Funcționează aplicația în grajd? Dacă vrei să înregistrezi datele direct lângă animale, verifică dacă aplicația merge fără semnal și sincronizează mai târziu și pentru ce dispozitive există.
• Cunoaște software-ul camelidele? Verifică dacă poți adăuga alpacale, lame și huarizo și dacă date precum fibra și tunsul au un loc al lor.

Ca să știi unde se situează ALPAKA.PRO: serverele sunt în Germania, abonamentele încep de la 5 € pe lună și se pot anula lunar. Aplicația iOS este inclusă în orice abonament și funcționează offline, iar pe Android folosești aplicația web în browser. Toate abonamentele în detaliu sunt pe pagina Prețuri.

Trecerea fără să tastezi totul din nou

Cea mai mare parte a muncii la o schimbare stă în vechiul tabel. La ALPAKA.PRO, partea aceasta o facem noi. Te înregistrezi, ne trimiți fișierul pe e-mail de pe adresa contului tău, iar noi importăm animalele, pedigree-urile și datele de sănătate, în măsura în care se află în fișier. Poate fi un fișier Excel, un CSV sau un export din programul tău actual, indiferent cum e structurat tabelul. De obicei e gata în decurs de o zi și nu costă nimic, nici în perioada de testare. Cum funcționează afli pe pagina principală, la Import de date.

Așa testezi cu animalele tale reale în loc de date de exemplu și decizi după cele 30 de zile dacă software-ul merită schimbarea. Dacă nu, ai oricum în continuare fișierul Excel.

Concluzie

Pentru o turmă mică, fără reproducție, Excel e o unealtă bună. Dacă faci reproducție pe mai multe generații, trebuie să urmărești termenele pentru multe animale, lucrezi cu alții sau vinzi plimbări, merită să te uiți la un software specializat. Sven ajunsese pe atunci în acest punct cu reproducția lui. Dacă turma ta a ajuns deja acolo, poți aprecia cel mai bine tu însuți.