Rezervare online pentru plimbări cu alpaca: mai puțin telefon, mai puține locuri goale

Când sună telefonul la hrănit

E dimineață devreme, stai pe pășune cu plasa de fân în brațe, și sună telefonul. O familie vrea patru locuri pentru duminică. Spui da, pentru că ai ambele mâini ocupate și nu te poți uita în calendar. Seara îți dai seama că tura e acum suprarezervată. Trei locuri erau deja luate, două pe WhatsApp și unul pe e-mail.

A doua zi, alt grup scrie că până la urmă nu mai vine. N-a plătit încă nimic, locul rămâne gol, iar oamenii care întrebaseră săptămâna trecută i-ai amânat deja. Apoi apare cineva la poartă cu un voucher scris de mână de Crăciunul trecut, și nimeni nu mai știe dacă era pentru o persoană sau pentru două.

Fiecare dintre aceste situații se poate rezolva. Împreună te costă ore în fiecare săptămână, și asta exact în perioada în care la fermă e oricum cel mai mult de lucru.

Ce trebuie să poată un sistem de rezervări pentru activități cu animale

Un calendar ca acela folosit de frizeri sau de pensiuni se potrivește doar pe jumătate unei ferme de alpaca. La o plimbare, numărul de locuri depinde de animale, iar animalele au propriile limite. Iată punctele care contează.

Intervale orare și mărimea grupului

Câți oaspeți pot veni depinde de numărul de animale care merg în ziua respectivă și de câte persoane împart un animal. Însoțitorii fără animal propriu nu au nevoie de lesă, dar au nevoie de un loc în grup. Un sistem bun le numără separat și permite prețuri diferite. Lasă suficient timp între două ture, ca animalele să poată bea apă și să se odihnească.

Plata în avans

Cine plătește la rezervare s-a angajat. Asta scade numărul oaspeților care pur și simplu nu apar, iar în ziua plimbării nu trebuie să numeri bani gheață sau să verifici transferuri. Ai grijă ca banii să ajungă direct în contul tău și ca metodele de plată obișnuite să fie disponibile.

Reguli de anulare

Stabilește pentru fiecare ofertă până când anularea e gratuită și ce se aplică după aceea. Oaspeții ar trebui să vadă aceste reguli înainte să rezerve, iar sistemul ar trebui să le aplice singur. Atunci nu mai trebuie să negociezi fiecare anulare în parte.

Anularea din partea fermei

Furtună, vânt puternic, căldură mare sau un animal bolnav: uneori trebuie să anulezi chiar tu. Atunci ai nevoie de datele de contact ale tuturor oaspeților într-un singur loc și de o regulă clară, dacă există o dată de înlocuire sau banii înapoi. Scrie această regulă în descrierea ofertei înainte să apară primul caz.

Listă de așteptare

Când o tură e complet rezervată, cei interesați ar trebui să se poată înscrie. Dacă se eliberează un loc, primesc vestea. Fără listă de așteptare, după o anulare rămâne de cele mai multe ori un loc gol, deși a existat cerere.

Mementouri pentru oaspeți

Un mesaj cu o zi înainte de tură, cu ora, locul de întâlnire, indicațiile de drum și sfaturi despre îmbrăcăminte te scutește de multe întrebări. Scade și numărul oaspeților care stau în parcarea greșită sau vin în sandale.

Vouchere

Plimbările cu alpaca se fac adesea cadou, mai ales de Crăciun și de ziua de naștere. Un voucher pe care oaspeții îl cumpără online și îl folosesc cu un cod nu poate fi folosit de două ori, iar tu vezi oricând ce vouchere sunt încă deschise. Practice sunt două tipuri: o sumă fixă sau o anumită tură.

Bunăstarea animalelor

Niciun sistem de rezervări nu știe cât pot duce animalele tale. Asta decizi tu. Stabilește câte ture face un animal pe zi și pe săptămână și planifică zile de odihnă. Animalele care sunt agitate sau nu se simt bine rămân acasă. În zilele călduroase, turele de dimineață devreme sau de seară sunt mai bune pentru animale decât cele din arșița amiezii. Oferă doar atâtea programări câte poate duce bine turma ta. Ce nu deschizi pentru rezervare nici nu poate rezerva nimeni.

Reguli clare, indiferent de unealtă

Aceste puncte te ajută chiar dacă rezervi în continuare la telefon. Cu o rezervare online devin mai importante, pentru că oaspeții nu-și mai pun întrebările în discuție.

• Descrie oferta exact. Durata, lungimea traseului, cât de solicitant e drumul, dacă există o pauză și ce e inclus în preț.
• Precizează o vârstă minimă. De la ce vârstă poate un copil să conducă singur un animal și de la ce vârstă doar împreună cu un adult? Asta trebuie să stea în descriere înainte să vină o familie cu un copil mic.
• Spune ce să poarte oaspeții. Încălțăminte fermă și haine care se pot murdări. Pe pășuni și drumuri de câmp rareori rămâne ceva curat.
• Descrie locul de întâlnire. Adresa, unde se parchează și unde exact vă întâlniți, mai ales dacă ferma e greu de găsit.
• Formulează corect condițiile de anulare. Anulare gratuită până la un termen clar, după aceea o sumă parțială, iar la o anulare din partea fermei o dată de înlocuire sau banii înapoi. Condițiile trebuie să apară înainte de rezervare, nu abia în e-mailul de confirmare.
• Planifică realist capacitatea. Socotește cu animalele care merg de încredere, nu cu toată turma. Și cu oamenii: câți oaspeți poate urmări o singură persoană pe traseu?

Mai e un punct care vine înaintea întrebării cum se rezervă. În Germania, pentru plimbări contra cost ai nevoie de o autorizație conform § 11 din Tierschutzgesetz (legea germană privind protecția animalelor), iar o asigurare privată de răspundere civilă pentru deținătorii de animale nu acoperă astfel de ture. Ce mai ține de asta e rezumat pe pagina Drepturi și obligații. Asta nu înlocuiește consultanța. Dacă ai dubii, întreabă la Veterinäramt (oficiul veterinar) competent.

Telefon și WhatsApp sau rezervare online?

Ambele variante au punctele lor forte. Tabelul le pune una lângă alta.

Telefonul își are locul lui, doar că devine mai obositor cu fiecare programare în plus. Multor ferme le merge bine combinația: programările standard merg online, iar pentru grupuri, zile de naștere pentru copii și dorințe speciale numărul de telefon rămâne pe pagină.

ALPAKA.PRO ca exemplu

ALPAKA.PRO este software-ul nostru pentru fermele de alpaca și lame, iar plimbările sunt unul dintre modulele lui. Iată cum acoperă punctele de mai sus:

• Programări și locuri. Stabilești data, ora, durata, numărul de participanți și prețul, iar programările recurente le configurezi o singură dată. Participanții cu alpaca proprie și însoțitorii sunt numărați separat. Sunt posibile rezervări individuale, grupuri închise și zile de naștere pentru copii.
• Pagina de rezervări. Fiecare fermă primește automat o pagină publică de rezervări, pe care oaspeții văd datele libere și rezervă direct. Nu ai nevoie de un site propriu pentru asta.
• Plata. Oaspeții plătesc la rezervare cu cardul de credit, prin debit direct SEPA, Apple Pay sau Google Pay. Banii ajung prin Stripe direct în contul tău. ALPAKA.PRO nu ia comision pe rezervări, iar pentru procesarea plăților Stripe percepe propriile taxe.
• Reguli de anulare. Le stabilești pentru fiecare ofertă. Se afișează la rezervare și se aplică automat, fără rambursări manuale.
• Vouchere. Vouchere valorice și pentru ture, cu design propriu, cumpărate și folosite online.
• Listă de așteptare și mementouri. Lista de așteptare anunță când se eliberează locuri, iar cu 24 de ore înainte de tură oaspeții primesc un e-mail de reamintire cu indicații de drum și sfaturi.
• Ziua plimbării. Deschizi aplicația, faci check-in participanților și pornești.

Cât de des merge un animal decizi în continuare tu, prin programările și locurile pe care le creezi. Plimbările sunt incluse în toate abonamentele. Small, pentru până la 10 animale, costă 5 € pe lună, Basic, fără limită de animale, 15 €, de fiecare dată plus TVA și cu anulare lunară. Primele 30 de zile sunt gratuite. Toate funcțiile sunt pe pagina Plimbări cu alpaca, iar abonamentele la Prețuri.

Ce spun fermele care rezervă așa

Două ferme care își organizează plimbările cu ALPAKA.PRO ne-au permis să le arătăm recenziile.

„Momentan folosim aplicația mai ales pentru rezervări și organizare – și economisim astfel incredibil de mult timp. Totul funcționează fiabil și fără complicații.”

— Jürgen, Schumachers Alpaka-Jungs, Brüggen

„Am o imagine clară asupra rezervărilor mele.”

— Lisa Marie, alpacas for happiness

Când merită trecerea

La câteva programări pe lună și cu oaspeți care sună bucuroși, te descurci bine cu telefonul și calendarul. O rezervare online merită când cererile vin pe mai multe canale, când anulările de ultim moment te costă regulat locuri sau când vrei să vinzi vouchere fără să gestionezi bilețele. Regulile din acest articol îți trebuie în ambele cazuri.

Îți gestionezi și animalele încă în tabele? Când ajunge Excel și când merită un software afli în articolul Gestionarea alpacalelor: Excel sau software?