Rezervácia prechádzok s alpakami online: menej telefonovania, menej prázdnych miest

Keď telefón zvoní pri kŕmení

Je skoro ráno, stojíš so sieťou na seno na pastvine a zazvoní mobil. Rodina chce na nedeľu štyri miesta. Súhlasíš, lebo máš práve plné ruky a do kalendára sa pozrieť nemôžeš. Večer ti dôjde, že prechádzka je tým preplnená. Tri miesta už boli preč, dve cez WhatsApp a jedno e-mailom.

Na druhý deň napíše iná skupina, že nakoniec nepríde. Zaplatené ešte nemala, miesto zostane prázdne a ľudí, ktorí sa pýtali minulý týždeň, si už odmietol. Potom stojí pri bráne niekto s ručne písanou poukážkou z minulých Vianoc a nikto už nevie, či platila pre jednu osobu, alebo pre dve.

Každá z týchto vecí sa dá vyriešiť. Spolu to však každý týždeň stojí hodiny, a to presne v čase, keď je na farme aj tak najviac práce.

Čo musí vedieť rezervačný systém pre zážitky so zvieratami

Kalendár, aký používajú kaderníci alebo prázdninové apartmány, sa na farmu s alpakami hodí len napoly. Pri prechádzke závisí počet miest od zvierat a zvieratá majú svoje vlastné hranice. Na týchto bodoch záleží.

Časové okná a veľkosť skupiny

Koľko hostí môže ísť, vyplýva z počtu zvierat, ktoré v ten deň chodia, a z toho, koľko ľudí sa delí o jedno zviera. Sprievod bez vlastného zvieraťa nepotrebuje vodítko, ale potrebuje miesto v skupine. Dobrý systém počíta oboje zvlášť a umožní rôzne ceny. Medzi dvoma prechádzkami nechaj dosť času, aby sa zvieratá mohli napiť a oddýchnuť si.

Platba vopred

Kto zaplatí pri rezervácii, ten sa zaviazal. Ubudne tak hostí, ktorí jednoducho neprídu, a v deň prechádzky nemusíš rátať hotovosť ani párovať prevody. Daj pozor, aby peniaze išli priamo na tvoj účet a aby sa dalo platiť bežnými spôsobmi.

Storno podmienky

Pre každú ponuku urči, do kedy je storno zadarmo a čo platí potom. Hostia by mali tieto pravidlá vidieť skôr, než si rezervujú, a systém by ich mal uplatňovať sám. Potom nemusíš vyjednávať o každom zrušení zvlášť.

Zrušenie zo strany farmy

Búrka, víchrica, veľká horúčava alebo choré zviera: niekedy musíš prechádzku zrušiť sám. Vtedy potrebuješ kontakty na všetkých hostí na jednom mieste a jasné pravidlo, či bude náhradný termín, alebo vrátenie peňazí. Napíš to pravidlo do popisu ponuky skôr, než nastane prvý taký prípad.

Čakacia listina

Keď je prechádzka plne obsadená, záujemcovia by sa mali môcť zapísať. Keď sa uvoľní miesto, dostanú správu. Bez čakacej listiny zostane po zrušení miesto väčšinou prázdne, hoci záujem bol.

Pripomienky pre hostí

Správa deň pred prechádzkou s časom, miestom stretnutia, opisom cesty a radami k oblečeniu ti ušetrí veľa otázok. Ubudne aj hostí, ktorí stoja na nesprávnom parkovisku alebo prídu v sandáloch.

Poukážky

Prechádzky s alpakami sa často dávajú ako darček, hlavne na Vianoce a k narodeninám. Poukážku, ktorú hostia kúpia online a uplatnia kódom, nemožno použiť dvakrát, a ty kedykoľvek vidíš, ktoré poukážky sú ešte otvorené. Praktické sú dva druhy: pevná suma alebo konkrétna túra.

Pohoda zvierat

Žiadny rezervačný systém nevie, koľko tvoje zvieratá zvládnu. To rozhoduješ ty. Stanov, koľko prechádzok zviera absolvuje za deň a za týždeň, a naplánuj dni odpočinku. Zvieratá, ktoré sú práve nepokojné alebo nie sú vo forme, zostanú doma. V horúcich dňoch sú pre zvieratá lepšie prechádzky skoro ráno alebo večer ako v poludňajšej horúčave. Ponúkaj len toľko termínov, koľko tvoje stádo dobre zvládne. Čo neuvoľníš, to si nikto nezarezervuje.

Jasné pravidlá bez ohľadu na nástroj

Tieto body ti pomôžu aj vtedy, keď budeš ďalej rezervovať po telefóne. S online rezerváciou sú ešte dôležitejšie, pretože hostia sa už nepýtajú v rozhovore.

• Opíš ponuku presne. Trvanie, dĺžku trasy, aká náročná je cesta, či je prestávka a čo je v cene.
• Uveď minimálny vek. Od koľkých rokov smie dieťa viesť zviera samo a odkedy len s dospelým? To patrí do popisu skôr, než príde rodina s batoľaťom.
• Povedz, čo si hostia majú obliecť. Pevnú obuv a oblečenie, ktoré sa smie zašpiniť. Na pastvinách a poľných cestách zostane čisté máločo.
• Opíš miesto stretnutia. Adresu, kde sa parkuje a kde presne sa stretnete, hlavne ak sa farma ťažko hľadá.
• Sformuluj storno podmienky férovo. Storno zadarmo do jasnej lehoty, potom časť sumy a pri zrušení zo strany farmy náhradný termín alebo peniaze späť. Podmienky patria pred rezerváciu, nie až do potvrdzovacieho e-mailu.
• Plánuj kapacitu realisticky. Počítaj so zvieratami, ktoré spoľahlivo chodia, nie s celým stádom. A s ľuďmi: koľko hostí dokáže jeden človek na trase ustriehnuť?

Jedna vec prichádza ešte pred otázkou, ako sa rezervuje. V Nemecku potrebuješ na platené prechádzky povolenie podľa § 11 Tierschutzgesetz (nemecký zákon o ochrane zvierat) a súkromné poistenie zodpovednosti chovateľa zvierat takéto prechádzky nekryje. Čo k tomu ďalej patrí, je zhrnuté na stránke Právo a povinnosti. Nenahrádza to poradenstvo. V prípade pochybností sa opýtaj na príslušnom Veterinäramt (veterinárnom úrade).

Telefón a WhatsApp, alebo online rezervácia?

Obe cesty majú svoje silné stránky. Tabuľka ich stavia vedľa seba.

Telefón má svoje miesto, len je s každým ďalším termínom prácnejší. Mnohým farmám sa osvedčilo kombinovať oboje: bežné termíny idú online, pre skupiny, detské oslavy a špeciálne želania zostáva na stránke telefónne číslo.

ALPAKA.PRO ako príklad

ALPAKA.PRO je náš softvér pre farmy s alpakami a lamami a prechádzky sú jedným z jeho modulov. Takto pokrýva body uvedené vyššie:

• Termíny a miesta. Nastavíš dátum, čas, trvanie, počet účastníkov a cenu, opakované termíny nastavíš raz. Účastníci s vlastnou alpakou a sprievod sa počítajú zvlášť. Dajú sa jednotlivé rezervácie, uzavreté skupiny aj detské oslavy.
• Rezervačná stránka. Každá farma automaticky dostane verejnú rezervačnú stránku, kde hostia vidia voľné termíny a rovno si rezervujú. Vlastný web na to nepotrebuješ.
• Platba. Hostia platia pri rezervácii kreditnou kartou, inkasom SEPA, cez Apple Pay alebo Google Pay. Peniaze idú cez Stripe priamo na tvoj účet. ALPAKA.PRO si neberie žiadnu províziu z rezervácií, za spracovanie platieb si Stripe účtuje vlastné poplatky.
• Storno podmienky. Nastavíš ich pre každú ponuku. Zobrazia sa pri rezervácii a uplatnia sa automaticky, bez ručného vracania peňazí.
• Poukážky. Hodnotové poukážky aj poukážky na túru vo vlastnom dizajne, kúpené a uplatnené online.
• Čakacia listina a pripomienky. Čakacia listina dá vedieť o voľných miestach a 24 hodín pred prechádzkou dostanú hostia pripomienku e-mailom s opisom cesty a tipmi.
• Deň prechádzky. Otvoríš aplikáciu, odbavíš účastníkov a môžete ísť.

Ako často zviera chodí, rozhoduješ naďalej sám, a to termínmi a miestami, ktoré vytvoríš. Prechádzky sú súčasťou všetkých taríf. Small do 10 zvierat stojí 5 € mesačne, Basic bez limitu zvierat 15 €, vždy bez DPH a s mesačnou výpoveďou. Prvých 30 dní je zadarmo. Všetky funkcie nájdeš na stránke Prechádzky s alpakami, tarify v cenníku.

Čo hovoria farmy, ktoré cez neho rezervujú

Dve farmy, ktoré organizujú svoje prechádzky v ALPAKA.PRO, nám dovolili ukázať ich hodnotenia.

„Aplikáciu teraz používame hlavne na rezervácie termínov a organizáciu – a šetríme tým neuveriteľne veľa času. Všetko funguje spoľahlivo a bez komplikácií.“

— Jürgen, Schumachers Alpaka-Jungs, Brüggen

„Mám dobrý prehľad o svojich rezerváciách.“

— Lisa Marie, alpacas for happiness

Kedy sa prechod oplatí

Pri pár termínoch mesačne a hosťoch, ktorí radi volajú, si s telefónom a kalendárom dobre vystačíš. Online rezervácia sa oplatí, keď požiadavky prichádzajú viacerými kanálmi, keď ťa storná na poslednú chvíľu pravidelne stoja miesta alebo keď chceš predávať poukážky bez spravovania papierikov. Pravidlá z tohto článku potrebuješ v oboch prípadoch.

Vedieš aj svoje zvieratá ešte v tabuľkách? Kedy stačí Excel a kedy sa oplatí softvér, nájdeš v článku Evidencia alpák: Excel alebo softvér?