Spletne rezervacije sprehodov z alpakami: manj telefona, manj praznih mest

Ko telefon zazvoni med krmljenjem

Zgodaj zjutraj je, z mrežo za seno stojiš na pašniku, in zazvoni telefon. Družina bi za nedeljo rada štiri mesta. Potrdiš, ker imaš ravno polne roke in ne moreš pogledati v koledar. Zvečer opaziš, da je tura s tem prezasedena. Tri mesta so bila že oddana, dve prek WhatsAppa in eno po e-pošti.

Naslednji dan ti druga skupina piše, da žal vendarle ne pride. Plačala ni še ničesar, mesto ostane prazno, ljudi, ki so spraševali prejšnji teden, pa si že odslovil. Potem pri vratih stoji nekdo z ročno napisanim darilnim bonom od lanskega božiča, in nihče se ne spomni več, ali je veljal za eno osebo ali za dve.

Vsako od tega se da rešiti posebej. Skupaj pa vsak teden vzame ure, in to ravno v času, ko je na kmetiji tako ali tako največ dela.

Kaj mora znati sistem za rezervacije doživetij z živalmi

Koledar, kakršnega uporabljajo frizerji ali apartmaji, se na kmetijo z alpakami prilega le napol. Pri sprehodu je število mest odvisno od živali, živali pa imajo svoje meje. Na te točke je treba paziti.

Termini in velikost skupine

Koliko gostov lahko gre zraven, je odvisno od števila živali, ki tisti dan hodijo, in od tega, koliko oseb si deli eno žival. Spremljevalci brez lastne živali ne potrebujejo povodca, potrebujejo pa mesto v skupini. Dober sistem oboje šteje ločeno in omogoča različne cene. Med dvema turama načrtuj dovolj časa, da živali lahko pijejo in se spočijejo.

Plačilo vnaprej

Kdor plača ob rezervaciji, se je zavezal. To zmanjša število gostov, ki preprosto ne pridejo, ti pa na dan sprehoda ni treba šteti gotovine ali usklajevati nakazil. Pazi, da denar pride neposredno na tvoj račun in da so mogoči običajni načini plačila.

Pravila odpovedi

Za vsako ponudbo določi, do kdaj je odpoved brezplačna in kaj velja potem. Gostje naj ta pravila vidijo, preden rezervirajo, sistem pa naj jih uporabi sam. Tako se ti ni treba o vsaki odpovedi pogajati posebej.

Odpoved s strani kmetije

Nevihta, vihar, huda vročina ali bolna žival: včasih moraš odpovedati sam. Takrat potrebuješ kontakte vseh gostov na enem mestu in jasno pravilo, ali je na voljo nadomestni termin ali vračilo denarja. To pravilo zapiši v opis ponudbe, preden se zgodi prvi primer.

Čakalni seznam

Ko je tura polno zasedena, naj se zainteresirani lahko vpišejo. Ko se mesto sprosti, dobijo obvestilo. Brez čakalnega seznama po odpovedi večinoma ostane mesto prazno, čeprav je bilo povpraševanje.

Opomniki za goste

Sporočilo dan pred turo z uro, zbirnim mestom, navodili za pot in napotki glede oblačil ti prihrani veliko vprašanj. Zmanjša tudi število gostov, ki stojijo na napačnem parkirišču ali pridejo v sandalih.

Darilni boni

Sprehodi z alpakami so pogosto darilo, predvsem za božič in za rojstne dneve. Darilnega bona, ki ga gostje kupijo na spletu in unovčijo s kodo, ni mogoče uporabiti dvakrat, ti pa kadar koli vidiš, kateri boni so še odprti. Praktični sta dve vrsti: določen znesek ali določena tura.

Dobrobit živali

Noben sistem za rezervacije ne ve, koliko zmorejo tvoje živali. To odločiš ti. Določi, koliko tur žival opravi na dan in na teden, in načrtuj dneve počitka. Živali, ki so ravno nemirne ali niso povsem zdrave, ostanejo doma. Ob vročih dneh so ture zgodaj zjutraj ali zvečer za živali boljše kot v opoldanski vročini. Ponudi le toliko terminov, kot jih tvoja čreda dobro zmore. Česar ne sprostiš, tudi nihče ne more rezervirati.

Jasna pravila, ne glede na orodje

Te točke ti pomagajo tudi, če še naprej sprejemaš rezervacije po telefonu. S spletnimi rezervacijami postanejo pomembnejše, ker gostje vprašanj ne postavijo več v pogovoru.

• Natančno opiši ponudbo. Trajanje, dolžina poti, kako naporna je pot, ali je vmes odmor in kaj je vključeno v ceno.
• Navedi najnižjo starost. Od katere starosti sme otrok sam voditi žival in od kdaj le z odraslim? To sodi v opis, preden pride družina z malčkom.
• Povej, kaj naj gostje oblečejo. Trdni čevlji in oblačila, ki se smejo umazati. Na pašnikih in poljskih poteh redko kaj ostane čisto.
• Opiši zbirno mesto. Naslov, kje se parkira in kje točno se dobite, posebej če je kmetijo težko najti.
• Pogoje odpovedi oblikuj pošteno. Brezplačna odpoved do jasnega roka, potem delni znesek, pri odpovedi s strani kmetije pa nadomestni termin ali vračilo denarja. Pogoji sodijo pred rezervacijo in ne šele v potrditveno e-pošto.
• Zmogljivost načrtuj realno. Računaj z živalmi, ki zanesljivo hodijo, ne s celo čredo. In z ljudmi: koliko gostov lahko ena oseba na poti obdrži na očeh?

Ena točka pride še pred vprašanjem, kako se rezervira. V Nemčiji za sprehode proti plačilu potrebuješ dovoljenje po § 11 Tierschutzgesetz (nemškega zakona o zaščiti živali), zasebno zavarovanje odgovornosti za imetnike živali pa takih tur ne krije. Kaj še sodi zraven, je povzeto na strani Pravo in obveznosti. To ne nadomesti svetovanja. Če nisi prepričan, vprašaj pri pristojnem Veterinäramt (veterinarskem uradu).

Telefon in WhatsApp ali spletne rezervacije?

Obe poti imata svoje prednosti. Tabela ju postavi drugo ob drugo.

Telefon ima svoje mesto, le z vsakim dodatnim terminom postane bolj naporen. Veliko kmetij dobro shaja s kombinacijo obojega: standardni termini tečejo na spletu, za skupine, otroške rojstnodnevne zabave in posebne želje pa telefonska številka ostane na strani.

ALPAKA.PRO kot primer

ALPAKA.PRO je naš program za kmetije z alpakami in lamami, sprehodi pa so eden od njegovih modulov. Tako pokrije zgornje točke:

• Termini in mesta. Določiš datum, uro, trajanje, število udeležencev in ceno, ponavljajoče se termine nastaviš enkrat. Udeleženci z lastno alpako in spremljevalci se štejejo ločeno. Mogoče so posamezne rezervacije, zaprte skupine in otroške rojstnodnevne zabave.
• Stran za rezervacije. Vsaka kmetija samodejno dobi javno stran za rezervacije, na kateri gostje vidijo proste termine in rezervirajo neposredno. Lastne spletne strani za to ne potrebuješ.
• Plačilo. Gostje plačajo ob rezervaciji s kreditno kartico, direktno bremenitvijo SEPA, Apple Pay ali Google Pay. Denar prek Stripe pride neposredno na tvoj račun. ALPAKA.PRO ne jemlje provizije od rezervacij, za obdelavo plačil Stripe zaračuna lastne pristojbine.
• Pravila odpovedi. Določiš jih za vsako ponudbo. Prikazana so ob rezervaciji in se uporabijo samodejno, brez ročnega vračila denarja.
• Darilni boni. Vrednostni boni in boni za ture v lastnem dizajnu, kupljeni in unovčeni na spletu.
• Čakalni seznam in opomniki. Čakalni seznam obvesti, ko se sprostijo mesta, 24 ur pred turo pa gostje dobijo opomnik po e-pošti z navodili za pot in nasveti.
• Dan sprehoda. Odpreš aplikacijo, prijaviš udeležence in greš.

Kako pogosto žival hodi, še naprej odločaš sam, prek terminov in mest, ki jih ustvariš. Sprehodi so vključeni v vse pakete. Small za do 10 živali stane 5 € na mesec, Basic brez omejitve živali 15 €, oboje brez DDV in z mesečno odpovedjo. Prvih 30 dni je brezplačnih. Vse funkcije so na strani Sprehodi z alpakami, paketi pa na strani Cenik.

Kaj pravijo kmetije, ki z njim sprejemajo rezervacije

Dve kmetiji, ki svoje sprehode organizirata z ALPAKA.PRO, sta nam dovolili pokazati svoji oceni.

„Aplikacijo trenutno uporabljamo predvsem za rezervacije terminov in organizacijo – in s tem prihranimo neverjetno veliko časa. Vse deluje zanesljivo in brez zapletov.“

— Jürgen, Schumachers Alpaka-Jungs, Brüggen

„Imam dober pregled nad svojimi rezervacijami.“

— Lisa Marie, alpacas for happiness

Kdaj se prehod splača

Pri nekaj terminih na mesec in gostih, ki radi pokličejo, s telefonom in koledarjem dobro shajaš. Spletne rezervacije se splačajo, ko povpraševanja prihajajo po več kanalih, ko odpovedi v zadnjem trenutku redno stanejo mesta ali ko želiš prodajati darilne bone, ne da bi upravljal listke. Pravila iz tega prispevka potrebuješ v obeh primerih.

Tudi svoje živali še vodiš v tabelah? Kdaj zadošča Excel in kdaj se splača program, piše v prispevku Upravljanje alpak: Excel ali program?