Upravljanje alpak: kdaj zadošča Excel in kdaj se splača program

Kako je iz Excelove tabele nastal ALPAKA.PRO

Sem Timm, razvijalec programske opreme in ustanovitelj ALPAKA.PRO. Med mojim študijem so se starši enega od študijskih kolegov preselili iz Berlina v Rubkow v Predpomorjanski in tam ustanovili Alpaka Idylle. Takrat sem skrbel za njihovo spletno stran. Nekega dne mi je Sven povedal, da vzrejo načrtuje v Excelu in da je čez več generacij skoraj nemogoče ohraniti pregled.

Iz tega pogovora je nastal ALPAKA.PRO. Vprašanje, o katerem govori ta prispevek, je bilo torej tudi moje prvo: ali je za to res potreben poseben program ali zadošča dobro zgrajena tabela? To je odvisno od tvoje črede. Za nekatere rejce je iskren odgovor: Excel zadošča.

Kdaj Excel povsem zadošča

Če imaš nekaj kastratov ali samic, se ne ukvarjaš z vzrejo in ne ponujaš sprehodov, posebnega programa ne potrebuješ. Tabela z imenom, datumom rojstva, številko čipa, poreklom in zadnjimi zdravljenji pokrije najpomembnejše. Striženje enkrat na leto vpišeš v koledar, in ker vsako žival vidiš vsak dan, imaš vse drugo tako ali tako v glavi.

Excel ima pri tem resnične prednosti. Program je na mnogih računalnikih že nameščen, ničesar novega se ti ni treba učiti, stolpce pa nastaviš tako, kot ustreza tvoji kmetiji. Dodatne naročnine ni. Kdor dela tako in je zadovoljen, ne dela nič narobe.

Ena obveznost pa velja tudi za majhne črede: Bestandsregister. Več o tem v nadaljevanju.

Kje Excel naleti na meje

Redko se to zgodi naenkrat. Večinoma datoteka raste s čredo, dobiva nove zavihke in stolpce, in nekoč vzdrževanje vzame več časa, kot ga odtehta pregled, ki ga daje tabela. Na teh mestih to večina rejcev opazi najprej.

Rodovnik in inbriding čez več generacij

Vpisati očeta in mater v dva stolpca je preprosto. Raven višje postane zamudno: za stare starše skačeš k vrsticam staršev, za prastare starše še enkrat. Ko pridejo živali z drugih kmetij, katerih predniki niso v tvoji čredi, potrebuješ dodatne vrstice ali lasten zavihek. Prav na tej točki je bil takrat Sven.

Najbolj se to pozna pri načrtovanju parjenja. Skupni predniki se pogosto pojavijo šele nekaj generacij nazaj, iz imen pa ne vidiš, ali sta samica in žrebec v sorodu. Koeficient inbridinga je teoretično mogoče izračunati tudi v preglednici. V praksi tega skoraj nihče ne počne, ker formule čez več generacij hitro postanejo nepregledne. Program za vzrejo ga izračuna za vsako načrtovano parjenje, še preden se odločiš. Kaj vrednost pomeni in kako posamezno parjenje hitro preveriš sam, pokaže vodnik Koeficient inbridinga pri alpakah s kalkulatorjem. Kako programska oprema pri vzreji pomaga pri načrtovanju parjenj in zdravstvenih podatkih, piše v prispevku Programska oprema za rejo alpak: rodovniki.

Bestandsregister

V Nemčiji mora vsak rejec alpak in lam po § 45 Viehverkehrsverordnung (nemške uredbe o prometu z živino) voditi Bestandsregister (register staleža), tudi če ima le dve živali. Vanj sodijo število živali na začetku leta ter vsak prihod in odhod z datumom ter imenom in naslovom dosedanjega lastnika ali kupca. V Excelu je to še en seznam, ki ga vodiš poleg seznama živali. Ko se rodi mladič (cria) ali prodaš žival, to vpišeš dvakrat, in če se seznama ne ujemata, se to pokaže najpozneje ob pregledu. Program lahko register sestavi iz podatkov, ki so tako ali tako v kartoteki živali. Katere podatke natančno zahtevajo, pojasni prispevek o Bestandsregister za alpake.

Termini: cepljenje, razglistenje, porod

Tabela te ne opomni na nič. Ali je na vrsti naslednje cepljenje, pregled blata ali se samici bliža porod, opaziš šele, ko odpreš datoteko in preračunaš. Veliko rejcev zato vodi še koledar, in potem so isti podatki na dveh mestih. Pri datumu poroda je dodatna težava, da lahko brejost pri alpakah niha za več tednov. Kako ga izračunaš od dneva parjenja, pokaže vodnik Parjenje in brejost s kalkulatorjem.

Več ljudi in hlev brez signala

Dokler datoteko vodi ena oseba, gre. Ko sodelujejo partner, otroci ali sodelavci, hitro nastanejo kopije: ena na prenosniku, ena v priponki e-pošte, ena na telefonu. Deljena datoteka v oblaku to deloma reši, a potrebuje povezavo, ta pa je v hlevu ali na pašniku pogosto slaba. Teža potem pristane na listku in zvečer v tabeli, če se človek spomni.

Različice in izguba podatkov

Excelova datoteka je varna le toliko kot mesto, kjer je shranjena. Če se računalnik pokvari in ni sveže varnostne kopije, so leta podatkov o vzreji izgubljena. K temu pridejo tihe napake, na primer pomotoma prepisana celica ali razvrščen stolpec, pri katerem se sosednji stolpec ni premaknil zraven. Kaj takega se pogosto pokaže šele čez mesece.

Rezervacije sprehodov

Kdor ponuja sprehode z alpakami, poleg živali upravlja tudi goste, termine, plačila in darilne bone. S tabelo to pomeni: sprejemati povpraševanja po telefonu ali v sporočilih, ročno šteti prosta mesta, preverjati prejeta plačila. Pri nekaj terminih na mesec to gre. V sezoni iz tega hitro nastane druga služba. Kaj mora znati sistem za rezervacije sprehodov, piše v prispevku Spletne rezervacije sprehodov z alpakami.

Excel in program za alpake v primerjavi

Tabela postavi obe poti drugo ob drugo. V desnem stolpcu je, kaj zmore specializiran program, z ALPAKA.PRO kot primerom.

Pri stroških, uvajanju in prilagodljivosti je v prednosti Excel, pri vprašanju, komu podatki pripadajo, pa je lastno datoteko težko premagati. Program se splača, če so zate pomembne vrstice nižje v tabeli: vzreja čez generacije, obveznosti, kot je Bestandsregister, več ljudi na kmetiji ali rezervacije gostov.

Na kaj paziti pri programu za alpake

Ko primerjaš ponudnike, jim postavi ta vprašanja, še preden si ogledaš posamezne funkcije.

• Kje so shranjeni podatki? Strežniki v Nemčiji ali EU poenostavijo vprašanje GDPR. Naj ti pokažejo, kdo ima dostop in kako so podatki zaščiteni.
• Kako dobim svoje podatke spet ven? Vprašaj, kateri izvozi obstajajo. Če tvoji podatki obtičijo v enem programu, bo poznejša menjava draga.
• Ali ponudnik prenese moje obstoječe podatke? Ročno pretipkavanje večletnih tabel marsikoga odvrne od prehoda. Vnaprej razjasni, ali je uvoz mogoč in koliko stane.
• Koliko stane na mesec in kaj je vključeno? Ne primerjaj le osnovne cene. Ali se aplikacija plača posebej, ali obstaja omejitev števila živali, ali lahko sodelujejo še druge osebe?
• Kako dolgo sem vezan? Paket z mesečno odpovedjo in preizkusno obdobje brez plačilnih podatkov držita tveganje nizko. Letni paket lahko izbereš tudi pozneje, ko boš prepričan.
• Ali aplikacija deluje v hlevu? Če želiš podatke vnašati neposredno pri živalih, preveri, ali aplikacija deluje brez povezave in pozneje sinhronizira, ter za katere naprave je na voljo.
• Ali program pozna kamelide? Pazi, da lahko vneseš alpake, lame in huarize ter da imajo podatki, kot sta vlakno in striženje, svoje mesto.

Za orientacijo, kako je s tem pri ALPAKA.PRO: strežniki so v Nemčiji, paketi se začnejo pri 5 € na mesec in jih lahko odpoveš mesečno. Aplikacija za iOS je vključena v vsak paket in deluje brez povezave, na Androidu uporabljaš spletno aplikacijo v brskalniku. Vse pakete podrobno najdeš na strani Cenik.

Prehod brez pretipkavanja

Največ dela pri menjavi je v stari tabeli. Pri ALPAKA.PRO ta del prevzamemo mi. Registriraš se, nam pošlješ datoteko po e-pošti z naslova svojega računa, mi pa uvozimo živali, rodovnike in zdravstvene podatke, kolikor so v datoteki. To je lahko Excelova datoteka, CSV ali izvoz iz tvojega dosedanjega programa, ne glede na to, kako je tabela urejena. Običajno je to opravljeno v enem dnevu in nič ne stane, tudi med preizkusom ne. Kako to poteka, piše na domači strani v razdelku Uvoz podatkov.

Tako preizkušaš s svojimi pravimi živalmi namesto s testnimi podatki in se po 30 dneh odločiš, ali je program vreden menjave. Če ni, imaš svojo Excelovo datoteko še vedno.

Zaključek

Za majhno čredo brez vzreje je Excel dobro orodje. Če vzrejaš čez več generacij, moraš spremljati termine za veliko živali, sodeluješ z drugimi ali prodajaš sprehode, se splača pogledati specializiran program. Sven je bil takrat s svojo vzrejo prav na tej točki. Ali je tvoja čreda že tako daleč, najbolje presodiš sam.