Lad gæsterne booke alpakavandringer online: færre opkald, færre tomme pladser

Når telefonen ringer midt i fodringen

Det er tidligt om morgenen, du står på folden med hønettet, og mobilen ringer. En familie vil gerne have fire pladser søndag. Du siger ja, fordi du har hænderne fulde og ikke kan kigge i kalenderen. Om aftenen går det op for dig, at turen dermed er overbooket. Tre pladser var allerede væk, to via WhatsApp og én via e-mail.

Næste dag skriver en anden gruppe, at de alligevel ikke kommer. De har ikke betalt noget endnu, pladsen står tom, og dem, der spurgte i sidste uge, har du allerede sagt nej til. Så står der en ved lågen med et håndskrevet gavekort fra sidste jul, og ingen kan huske, om det gjaldt for én person eller to.

Hver enkelt af de ting kan løses. Tilsammen koster de timer hver uge, og det netop i den tid, hvor der i forvejen er mest at lave på gården.

Hvad et bookingsystem til dyreoplevelser skal kunne

En kalender af den slags, som frisører eller feriehuse bruger, passer kun halvt til en alpakagård. På en vandring afhænger antallet af pladser af dyrene, og dyrene har deres egne grænser. Det er disse punkter, det kommer an på.

Tidspunkter og gruppestørrelse

Hvor mange gæster der kan komme med, afhænger af, hvor mange dyr der går den dag, og hvor mange personer der deles om ét dyr. Ledsagere uden eget dyr har ikke brug for en grimeline, men for en plads i gruppen. Et godt system tæller begge dele hver for sig og tillader forskellige priser. Sæt tid nok af mellem to ture, så dyrene kan drikke og hvile sig.

Betaling på forhånd

Den, der betaler ved bookingen, har lagt sig fast. Det mindsker antallet af gæster, der bare ikke dukker op, og du skal ikke tælle kontanter eller afstemme overførsler på vandredagen. Sørg for, at pengene går direkte ind på din konto, og at de gængse betalingsmetoder er mulige.

Afbestillingsregler

Fastlæg for hvert tilbud, hvornår en afbestilling senest er gratis, og hvad der gælder derefter. Gæsterne bør se reglerne, før de booker, og systemet bør selv anvende dem. Så skal du ikke forhandle hvert afbud for sig.

Aflysning fra gårdens side

Tordenvejr, storm, stærk varme eller et sygt dyr: Nogle gange må du selv aflyse. Så har du brug for alle gæsternes kontaktoplysninger ét sted og en klar regel for, om der er en erstatningsdato eller pengene tilbage. Skriv reglen ind i beskrivelsen af tilbuddet, før det første tilfælde opstår.

Venteliste

Er en tur fuldt booket, bør interesserede kunne skrive sig op. Bliver en plads ledig, får de besked. Uden venteliste står der som regel en tom plads efter et afbud, selv om der var efterspørgsel.

Påmindelser til gæsterne

En besked dagen før turen med klokkeslæt, mødested, kørselsvejledning og tips til påklædning sparer dig for mange opfølgende spørgsmål. Den mindsker også antallet af gæster, der står på den forkerte parkeringsplads eller kommer i sandaler.

Gavekort

Alpakavandringer bliver ofte givet i gave, især til jul og fødselsdage. Et gavekort, som gæsterne køber online og indløser med en kode, kan ikke bruges to gange, og du kan altid se, hvilke gavekort der stadig er åbne. To slags er praktiske: et fast beløb eller en bestemt tur.

Dyrevelfærd

Intet bookingsystem ved, hvor meget dine dyr kan klare. Det afgør du. Fastlæg, hvor mange ture et dyr går om dagen og om ugen, og planlæg hviledage. Dyr, der lige nu er urolige eller ikke helt på toppen, bliver hjemme. På varme dage er ture tidligt om morgenen eller om aftenen bedre for dyrene end i middagsheden. Udbyd kun så mange datoer, som din besætning godt kan klare. Det, du ikke frigiver, kan heller ingen booke.

Klare regler, uanset værktøj

Disse punkter hjælper dig også, selv om du fortsat tager imod bookinger over telefonen. Med en onlinebooking bliver de vigtigere, fordi gæsterne ikke længere stiller deres spørgsmål i en samtale.

• Beskriv tilbuddet præcist. Varighed, rutens længde, hvor anstrengende vejen er, om der er en pause, og hvad der er med i prisen.
• Angiv en minimumsalder. Fra hvilken alder må et barn selv føre et dyr, og fra hvornår kun sammen med en voksen? Det hører hjemme i beskrivelsen, før en familie dukker op med et lille barn.
• Sig, hvad gæsterne skal have på. Faste sko og tøj, der må blive beskidt. På folde og markveje forbliver sjældent noget rent.
• Beskriv mødestedet. Adresse, hvor man parkerer, og hvor I præcist mødes, især hvis gården er svær at finde.
• Formulér fair afbestillingsbetingelser. Gratis afbestilling frem til en klar frist, derefter et delbeløb, og ved aflysning fra gårdens side en erstatningsdato eller pengene tilbage. Betingelserne hører hjemme før bookingen og ikke først i bekræftelsesmailen.
• Planlæg kapaciteten realistisk. Regn med de dyr, der går pålideligt, ikke med hele besætningen. Og med menneskerne: Hvor mange gæster kan én person holde øje med undervejs?

Ét punkt kommer endda før spørgsmålet om, hvordan der bookes. I Tyskland skal du til vandringer mod betaling have en tilladelse efter § 11 i Tierschutzgesetz (den tyske dyreværnslov), og en privat ansvarsforsikring for dyreholdere dækker ikke den slags ture. Hvad der ellers hører med, er samlet på siden Love & pligter. Det erstatter ikke rådgivning. Er du i tvivl, så spørg dit lokale Veterinäramt (den lokale tyske veterinærmyndighed).

Telefon og WhatsApp eller onlinebooking?

Begge veje har deres styrker. Tabellen stiller dem op ved siden af hinanden.

Telefonen har sin plads, den bliver bare mere besværlig for hver ekstra dato. Mange gårde har det godt med at kombinere begge dele: Standarddatoer kører online, og til grupper, børnefødselsdage og særlige ønsker bliver telefonnummeret stående på siden.

ALPAKA.PRO som eksempel

ALPAKA.PRO er vores software til alpaka- og lamagårde, og vandringerne er et af dens moduler. Sådan dækker den punkterne ovenfor:

• Datoer og pladser. Du fastlægger dato, klokkeslæt, varighed, antal deltagere og pris, tilbagevendende datoer sætter du op én gang. Deltagere med egen alpaka og ledsagere tælles hver for sig. Enkeltbookinger, lukkede grupper og børnefødselsdage er mulige.
• Bookingside. Hver gård får automatisk en offentlig bookingside, hvor gæsterne ser ledige datoer og booker direkte. Du behøver ikke din egen hjemmeside til det.
• Betaling. Gæsterne betaler ved bookingen med kreditkort, SEPA-direkte debitering, Apple Pay eller Google Pay. Pengene går via Stripe direkte ind på din konto. ALPAKA.PRO tager ingen provision på bookinger, for betalingshåndteringen tager Stripe sine egne gebyrer.
• Afbestillingsregler. Du fastlægger dem pr. tilbud. De vises ved bookingen og anvendes automatisk, uden manuel tilbagebetaling.
• Gavekort. Værdi- og turgavekort i dit eget design, købt og indløst online.
• Venteliste og påmindelser. Ventelisten giver besked om ledige pladser, og 24 timer før turen får gæsterne en påmindelsesmail med kørselsvejledning og tips.
• Vandredagen. Du åbner appen, tjekker deltagerne ind og går i gang.

Hvor ofte et dyr går, bestemmer du fortsat selv, via de datoer og pladser, du opretter. Vandringerne er med i alle abonnementer. Small til op til 10 dyr koster 5 € om måneden, Basic uden dyregrænse 15 €, begge ekskl. moms og med månedlig opsigelse. De første 30 dage er gratis. Alle funktioner står på siden Alpakavandringer, abonnementerne under Priser.

Hvad gårde, der booker med det, siger

To gårde, der organiserer deres vandringer med ALPAKA.PRO, har givet os lov til at vise deres anmeldelser.

»Lige nu bruger vi primært appen til vores bookinger og organiseringen – og sparer derved utrolig meget tid. Alt fungerer pålideligt og ukompliceret.«

— Jürgen, Schumachers Alpaka-Jungs, Brüggen

»Jeg har et godt overblik over mine bookinger.«

— Lisa Marie, alpacas for happiness

Hvornår det betaler sig at skifte

Med et par datoer om måneden og gæster, der gerne ringer, klarer du dig fint med telefon og kalender. En onlinebooking betaler sig, når forespørgslerne kommer ad flere kanaler, når afbud i sidste øjeblik jævnligt koster pladser, eller når du vil sælge gavekort uden at holde styr på sedler. Reglerne fra dette indlæg har du brug for i begge tilfælde.

Holder du også styr på dine dyr i regneark? Hvornår Excel er nok, og hvornår software betaler sig, kan du læse i indlægget Styr på alpakaer: Excel eller software?