Styr på alpakaerne: hvornår Excel er nok, og hvornår software betaler sig

Sådan blev et Excel-regneark til ALPAKA.PRO

Jeg hedder Timm og er softwareudvikler og stifter af ALPAKA.PRO. Mens jeg studerede, flyttede forældrene til en studiekammerat fra Berlin til Rubkow i Forpommern og grundlagde Alpaka Idylle der. Jeg tog mig dengang af deres hjemmeside. En dag fortalte Sven mig, at han planlagde avlen i Excel, og at det over flere generationer næsten ikke var til at overskue længere.

Ud af den samtale opstod ALPAKA.PRO. Spørgsmålet, som denne artikel handler om, var altså også mit første: Kræver det virkelig sin egen software, eller er et godt opbygget regneark nok? Det afhænger af din besætning. For nogle dyreholdere er det ærlige svar: Excel er nok.

Hvornår Excel er helt tilstrækkeligt

Hvis du har et par vallakker eller hopper, ikke avler og ikke tilbyder vandringer, har du ikke brug for specialsoftware. Et regneark med navn, fødselsdato, chipnummer, oprindelse og de seneste behandlinger dækker det vigtigste. Klipningen skriver du i kalenderen en gang om året, og fordi du ser hvert dyr hver dag, har du resten i hovedet alligevel.

Excel har nogle reelle fordele. Programmet er allerede installeret på mange computere, du skal ikke lære noget nyt, og du opretter kolonnerne, så de passer til din gård. Der kommer ikke et ekstra abonnement oven i. Arbejder du sådan og er tilfreds, gør du ikke noget forkert.

En pligt gælder dog også for små besætninger: Bestandsregister. Mere om det om lidt.

Hvor Excel kommer til kort

Det sker sjældent på én gang. Som regel vokser filen med besætningen, får nye faneblade og kolonner, og på et tidspunkt tager vedligeholdelsen mere tid, end regnearket giver af overblik. Det er her, de fleste mærker det først.

Stamtavle og indavl over flere generationer

Det er nemt at skrive far og mor i to kolonner. Et niveau længere tilbage bliver det besværligt: For bedsteforældrene hopper du til forældrenes rækker, for oldeforældrene en gang til. Kommer der dyr til fra andre gårde, hvis forfædre ikke står i din besætning, har du brug for ekstra rækker eller et separat faneblad. Det var præcis der, Sven var dengang.

Ved parringen vejer det tungest. Fælles forfædre dukker ofte først op nogle generationer tilbage, og om hoppe og hingst er i familie, kan man ikke se på navnene. En indavlskoefficient kan man i teorien også regne ud i et regneark. I praksis gør næsten ingen det, fordi formlerne hurtigt bliver uoverskuelige over flere generationer. En avlssoftware beregner den for hver planlagt parring, før du beslutter dig. Hvad værdien betyder, og hvordan du hurtigt selv tjekker en enkelt parring, viser guiden Indavlskoefficient hos alpakaer, med beregner. Hvordan software hjælper med parringsplanlægning og sundhedsdata i avlen, kan du læse i artiklen Software til alpakaavl: stamtavle og parringsplanlægning.

Bestandsregister

I Tyskland skal enhver, der holder alpakaer og lamaer, ifølge § 45 i Viehverkehrsverordnung (den tyske bekendtgørelse om flytning af husdyr) føre et Bestandsregister, altså et besætningsregister, også med to dyr. Det skal indeholde antallet af dyr ved årets begyndelse og enhver til- og afgang med dato samt navn og adresse på den hidtidige ejer eller køberen. I Excel er det endnu en liste, som du vedligeholder ved siden af dyrelisten. Bliver der født en cria, eller sælger du et dyr, skriver du det ind to gange, og hvis de to lister ikke stemmer overens, bliver det opdaget senest ved en kontrol. En software kan lave registret ud fra de data, der i forvejen står i dyrets journal. Hvilke oplysninger der præcis kræves, forklarer artiklen om Bestandsregister for alpakaer.

Aftaler: vaccination, ormebehandling, fødsel

Et regneark minder dig ikke om noget. Om den næste vaccination er forfalden, en gødningsprøve skal tages, eller en hoppe snart burde føde, opdager du først, når du åbner filen og regner efter. Mange dyreholdere fører derfor også en kalender, og så står de samme data to steder. Ved terminen kommer det oveni, at drægtighedsperioden hos alpakaer kan svinge med flere uger. Hvordan du beregner den ud fra parringsdagen, viser guiden om parring og drægtighed med beregner.

Flere personer og stald uden dækning

Så længe én person vedligeholder filen, går det fint. Arbejder partner, børn eller medarbejdere med, opstår der hurtigt kopier: en på den bærbare, en som vedhæftet fil i en e-mail, en på mobilen. En delt fil i skyen løser det delvist, men kræver forbindelse, og den er ofte dårlig i stalden eller ude på marken. Vægten havner så på en seddel og om aftenen i regnearket, hvis man husker det.

Versioner og datatab

En Excel-fil er lige så sikker som det sted, den ligger. Går computeren i stykker, og findes der ingen aktuel sikkerhedskopi, er flere års avlsdata væk. Dertil kommer stille fejl, for eksempel en celle, der ved et uheld er blevet overskrevet, eller en sorteret kolonne, hvor nabokolonnen ikke er fulgt med. Den slags opdages ofte først måneder senere.

Bookinger til vandringer

Tilbyder du alpakavandringer, administrerer du ud over dyrene også gæster, datoer, betalinger og gavekort. Med et regneark betyder det at tage imod forespørgsler over telefonen eller på besked, tælle ledige pladser i hånden og tjekke indbetalinger. Med et par datoer om måneden går det. I sæsonen bliver det hurtigt til et ekstra job. Hvad et bookingsystem til vandringer bør kunne, kan du læse i indlægget Lad gæsterne booke alpakavandringer online.

Excel og software til alpakaer sammenlignet

Tabellen stiller de to veje op ved siden af hinanden. I højre kolonne står, hvad en specialiseret software kan, med ALPAKA.PRO som eksempel.

På pris, indkøring og fleksibilitet ligger Excel forrest, og når det gælder, hvem dataene tilhører, er en fil, du selv har, svær at slå. En software betaler sig, når rækkerne længere nede tæller for dig: avl over generationer, pligter som Bestandsregister, flere personer på gården eller bookinger fra gæster.

Det skal du se efter i en software til alpakaer

Når du sammenligner udbydere, så stil dem disse spørgsmål, før du ser på de enkelte funktioner.

• Hvor ligger dataene? Servere i Tyskland eller EU gør spørgsmålet om GDPR enklere. Få forklaret, hvem der har adgang, og hvordan dataene er beskyttet.
• Hvordan får jeg mine data ud igen? Spørg, hvilke eksporter der findes. Hvis dine data sidder fast i et program, bliver et senere skifte dyrt.
• Overfører udbyderen mine eksisterende data? At skulle taste flere års regneark ind i hånden holder mange fra at skifte. Afklar på forhånd, om import er mulig, og hvad den koster.
• Hvad koster det om måneden, og hvad er inkluderet? Sammenlign ikke kun grundprisen. Koster appen ekstra, er der en grænse for antallet af dyr, kan andre arbejde med?
• Hvor længe er jeg bundet? Et abonnement med månedlig opsigelse og en prøveperiode uden betalingsoplysninger holder risikoen lille. Et årsabonnement kan du stadig vælge, når du er sikker.
• Virker appen i stalden? Vil du registrere data direkte ved dyrene, så tjek, om appen kører uden netværk og synkroniserer senere, og hvilke enheder den findes til.
• Kender softwaren kamelider? Sørg for, at du kan oprette alpakaer, lamaer og huarizos, og at data som fiber og klipning har en plads.

Til sammenligning ser det sådan ud hos ALPAKA.PRO: Serverne står i Tyskland, abonnementerne starter ved 5 € om måneden og kan opsiges månedligt. iOS-appen er med i alle abonnementer og virker offline, på Android bruger du webappen i browseren. Alle abonnementer i detaljer finder du på siden Priser.

Skift uden at taste ind igen

Det meste af arbejdet ved et skifte ligger i det gamle regneark. Hos ALPAKA.PRO tager vi os af den del. Du opretter dig, sender os din fil via e-mail fra adressen på din konto, og vi indlæser dyr, stamtavler og sundhedsdata, i det omfang de står i filen. Det kan være en Excel-fil, en CSV eller en eksport fra dit nuværende program, uanset hvordan tabellen er bygget op. Som regel er det klaret inden for en dag, og det koster ingenting, heller ikke i prøveperioden. Hvordan det foregår, står på forsiden under Dataimport.

Sådan tester du med dine rigtige dyr i stedet for eksempeldata og beslutter efter de 30 dage, om softwaren er skiftet værd for dig. Hvis ikke, har du jo stadig din Excel-fil.

Konklusion

Til en lille besætning uden avl er Excel et godt værktøj. Hvis du avler over flere generationer, skal holde styr på aftaler for mange dyr, arbejder sammen med andre eller sælger vandringer, er det værd at se på en specialiseret software. Sven var dengang nået til det punkt med sin avl. Om din besætning allerede er der, kan du selv bedst vurdere.