Alpaka-Wanderungen online buchen lassen: weniger Telefon, weniger leere Plätze

Wenn das Telefon bei der Fütterung klingelt

Es ist früh am Morgen, du stehst mit dem Heunetz auf der Weide, und das Handy klingelt. Eine Familie möchte für Sonntag vier Plätze. Du sagst zu, weil du gerade beide Hände voll hast und nicht in den Kalender schauen kannst. Am Abend fällt dir auf, dass die Tour damit überbucht ist. Drei Plätze waren schon weg, zwei per WhatsApp und einer per E-Mail.

Am nächsten Tag schreibt eine andere Gruppe, sie komme leider doch nicht. Bezahlt hat sie noch nichts, der Platz bleibt leer, und die Leute, die letzte Woche gefragt hatten, hast du schon vertröstet. Dann steht jemand mit einem handgeschriebenen Gutschein vom letzten Weihnachten am Tor, und keiner weiß mehr, ob er für eine Person galt oder für zwei.

Jedes einzelne davon lässt sich lösen. Zusammen kostet es jede Woche Stunden, und zwar genau in der Zeit, in der auf dem Hof ohnehin am meisten zu tun ist.

Was ein Buchungssystem für Tiererlebnisse können muss

Ein Kalender, wie ihn Friseure oder Ferienwohnungen nutzen, passt nur halb auf einen Alpakahof. Bei einer Wanderung hängt die Zahl der Plätze an den Tieren, und die Tiere haben ihre eigenen Grenzen. Auf diese Punkte kommt es an.

Zeitfenster und Gruppengröße

Wie viele Gäste mitkommen können, ergibt sich aus der Zahl der Tiere, die an dem Tag laufen, und daraus, wie viele Personen sich ein Tier teilen. Begleitpersonen ohne eigenes Tier brauchen keinen Strick, aber einen Platz in der Gruppe. Ein gutes System zählt beides getrennt und erlaubt unterschiedliche Preise. Plane zwischen zwei Touren genug Zeit ein, damit die Tiere trinken und sich ausruhen können.

Bezahlung vorab

Wer bei der Buchung bezahlt, hat sich festgelegt. Das senkt die Zahl der Gäste, die einfach nicht erscheinen, und du musst am Wandertag kein Bargeld zählen oder Überweisungen abgleichen. Achte darauf, dass das Geld direkt auf deinem Konto landet und gängige Zahlungsarten möglich sind.

Stornoregeln

Leg pro Angebot fest, bis wann eine Stornierung kostenlos ist und was danach gilt. Gäste sollten diese Regeln sehen, bevor sie buchen, und das System sollte sie selbst anwenden. Dann musst du nicht jede Absage einzeln verhandeln.

Absage durch den Hof

Gewitter, Sturm, große Hitze oder ein krankes Tier: Manchmal musst du selbst absagen. Dann brauchst du die Kontakte aller Gäste an einem Ort und eine klare Regel, ob es einen Ersatztermin gibt oder das Geld zurück. Schreib diese Regel in die Angebotsbeschreibung, bevor der erste Fall eintritt.

Warteliste

Ist eine Tour ausgebucht, sollten sich Interessierte eintragen können. Wird ein Platz frei, bekommen sie Bescheid. Ohne Warteliste bleibt nach einer Absage meistens ein Platz leer, obwohl es Nachfrage gab.

Erinnerungen an Gäste

Eine Nachricht am Tag vor der Tour mit Uhrzeit, Treffpunkt, Anfahrt und Hinweisen zur Kleidung erspart dir viele Rückfragen. Sie verringert auch die Zahl der Gäste, die am falschen Parkplatz stehen oder in Sandalen kommen.

Gutscheine

Alpaka-Wanderungen werden oft verschenkt, vor allem zu Weihnachten und zu Geburtstagen. Ein Gutschein, den Gäste online kaufen und mit einem Code einlösen, lässt sich nicht doppelt verwenden, und du siehst jederzeit, welche Gutscheine noch offen sind. Praktisch sind zwei Arten: ein fester Betrag oder eine bestimmte Tour.

Tierwohl

Kein Buchungssystem weiß, wie viel deine Tiere leisten können. Das entscheidest du. Leg fest, wie viele Touren ein Tier am Tag und in der Woche geht, und plane Ruhetage ein. Tiere, die gerade unruhig oder angeschlagen sind, bleiben zu Hause. An heißen Tagen sind Touren am frühen Morgen oder am Abend besser für die Tiere als in der Mittagshitze. Biete nur so viele Termine an, wie deine Herde gut schafft. Alles, was du nicht freigibst, kann auch niemand buchen.

Klare Regeln, egal mit welchem Werkzeug

Diese Punkte helfen dir auch dann, wenn du weiter per Telefon buchst. Mit einer Online-Buchung werden sie wichtiger, weil Gäste ihre Fragen nicht mehr im Gespräch stellen.

• Beschreib das Angebot genau. Dauer, Länge der Strecke, wie anstrengend der Weg ist, ob es eine Pause gibt und was im Preis enthalten ist.
• Nenn ein Mindestalter. Ab welchem Alter darf ein Kind ein Tier selbst führen, und ab wann nur mit einem Erwachsenen? Das gehört in die Beschreibung, bevor eine Familie mit einem Kleinkind anreist.
• Sag, was Gäste anziehen sollen. Feste Schuhe und Kleidung, die schmutzig werden darf. Auf Weiden und Feldwegen bleibt selten etwas sauber.
• Beschreib den Treffpunkt. Adresse, wo geparkt wird und wo genau ihr euch trefft, besonders wenn der Hof schwer zu finden ist.
• Formulier Stornobedingungen fair. Eine kostenlose Stornierung bis zu einer klaren Frist, danach ein Teilbetrag, und bei einer Absage durch den Hof ein Ersatztermin oder das Geld zurück. Die Bedingungen gehören vor die Buchung und nicht erst in die Bestätigungsmail.
• Plan die Kapazität realistisch. Rechne mit den Tieren, die verlässlich laufen, nicht mit der ganzen Herde. Und mit den Menschen: Wie viele Gäste kann eine Person unterwegs im Blick behalten?

Ein Punkt kommt noch vor der Frage, wie gebucht wird. In Deutschland brauchst du für Wanderungen gegen Geld eine Erlaubnis nach § 11 Tierschutzgesetz, und eine private Tierhalterhaftpflicht deckt solche Touren nicht ab. Was sonst dazugehört, ist auf der Seite Recht & Pflichten zusammengefasst. Das ersetzt keine Beratung. Im Zweifel fragst du beim zuständigen Veterinäramt nach.

Telefon und WhatsApp oder Online-Buchung?

Beide Wege haben ihre Stärken. Die Tabelle stellt sie nebeneinander.

Das Telefon hat seinen Platz, es wird nur mit jedem zusätzlichen Termin mühsamer. Viele Höfe fahren gut damit, beides zu kombinieren: Standardtermine laufen online, für Gruppen, Kindergeburtstage und Sonderwünsche bleibt die Telefonnummer auf der Seite.

ALPAKA.PRO als Beispiel

ALPAKA.PRO ist unsere Software für Alpaka- und Lama-Betriebe, und die Wanderungen sind eines ihrer Module. So deckt sie die Punkte von oben ab:

• Termine und Plätze. Du legst Datum, Uhrzeit, Dauer, Teilnehmerzahl und Preis fest, wiederkehrende Termine richtest du einmal ein. Teilnehmer mit eigenem Alpaka und Begleitpersonen werden getrennt gezählt. Einzelbuchungen, geschlossene Gruppen und Kindergeburtstage sind möglich.
• Buchungsseite. Jeder Hof bekommt automatisch eine öffentliche Buchungsseite, auf der Gäste freie Termine sehen und direkt buchen. Eine eigene Website brauchst du dafür nicht.
• Bezahlung. Gäste zahlen bei der Buchung per Kreditkarte, SEPA-Lastschrift, Apple Pay oder Google Pay. Das Geld kommt über Stripe direkt auf dein Konto. ALPAKA.PRO nimmt keine Provision auf Buchungen, für die Zahlungsabwicklung berechnet Stripe eigene Gebühren.
• Stornoregeln. Du legst sie pro Angebot fest. Sie werden bei der Buchung angezeigt und automatisch angewendet, ohne manuelle Rückerstattung.
• Gutscheine. Wert- und Tourgutscheine im eigenen Design, online gekauft und eingelöst.
• Warteliste und Erinnerungen. Die Warteliste meldet sich bei freien Plätzen, und 24 Stunden vor der Tour bekommen Gäste eine Erinnerungsmail mit Anfahrt und Tipps.
• Wandertag. Du öffnest die App, checkst die Teilnehmer ein und gehst los.

Wie oft ein Tier läuft, entscheidest du weiterhin selbst, über die Termine und Plätze, die du anlegst. Die Wanderungen sind in allen Tarifen enthalten. Small für bis zu 10 Tiere kostet 5 € im Monat, Basic ohne Tierlimit 15 €, jeweils zuzüglich Mehrwertsteuer und monatlich kündbar. Die ersten 30 Tage sind kostenlos. Alle Funktionen stehen auf der Seite Alpaka-Wanderungen, die Tarife unter Preise.

Was Höfe sagen, die damit buchen

Zwei Höfe, die ihre Wanderungen mit ALPAKA.PRO organisieren, haben uns erlaubt, ihre Bewertungen zu zeigen.

„Wir nutzen die App aktuell vor allem für unsere Terminbuchungen und die Organisation – und sparen dadurch unglaublich viel Zeit. Alles funktioniert zuverlässig und unkompliziert.“

— Jürgen, Schumachers Alpaka-Jungs, Brüggen

„Ich habe einen guten Überblick über meine Buchungen.“

— Lisa Marie, alpacas for happiness

Wann sich der Umstieg lohnt

Bei ein paar Terminen im Monat und Gästen, die gern anrufen, kommst du mit Telefon und Kalender gut zurecht. Eine Online-Buchung lohnt sich, wenn Anfragen über mehrere Kanäle hereinkommen, wenn kurzfristige Absagen regelmäßig Plätze kosten oder wenn du Gutscheine verkaufen willst, ohne Zettel zu verwalten. Die Regeln aus diesem Beitrag brauchst du in beiden Fällen.

Verwaltest du auch deine Tiere noch in Tabellen? Wann Excel reicht und wann sich eine Software lohnt, steht im Beitrag Alpakas verwalten: Excel oder Software?