Alpakas verwalten: Wann Excel reicht und wann sich eine Software lohnt

Wie aus einer Excel-Tabelle ALPAKA.PRO wurde

Ich bin Timm, Softwareentwickler und Gründer von ALPAKA.PRO. Während meines Studiums zogen die Eltern eines Kommilitonen von Berlin nach Rubkow in Vorpommern und gründeten dort die Alpaka Idylle. Ich habe damals ihre Website betreut. Irgendwann erzählte mir Sven, dass er die Zucht in Excel plant und dass das über mehrere Generationen kaum noch zu überblicken ist.

Aus diesem Gespräch ist ALPAKA.PRO entstanden. Die Frage, um die es in diesem Beitrag geht, war also auch meine erste: Braucht es dafür wirklich eine eigene Software, oder reicht eine gut gebaute Tabelle? Das hängt von deiner Herde ab. Für manche Halter lautet die ehrliche Antwort: Excel reicht.

Wann Excel völlig reicht

Wenn du ein paar Wallache oder Stuten hältst, nicht züchtest und keine Wanderungen anbietest, brauchst du keine Spezialsoftware. Eine Tabelle mit Name, Geburtsdatum, Chipnummer, Herkunft und den letzten Behandlungen deckt das Wichtigste ab. Die Schur trägst du einmal im Jahr in den Kalender ein, und weil du jedes Tier täglich siehst, hast du den Rest ohnehin im Kopf.

Excel hat dabei echte Vorteile. Das Programm ist auf vielen Rechnern schon installiert, du musst nichts Neues lernen, und du legst die Spalten so an, wie es zu deinem Hof passt. Ein zusätzliches Abo fällt nicht an. Wer so arbeitet und zufrieden ist, macht nichts falsch.

Eine Pflicht gilt allerdings auch für kleine Herden: das Bestandsregister. Dazu gleich mehr.

Wo Excel an Grenzen stößt

Selten passiert das auf einen Schlag. Meistens wächst die Datei mit der Herde, bekommt neue Reiter und Spalten, und irgendwann kostet das Pflegen mehr Zeit, als die Tabelle an Überblick bringt. An diesen Stellen merken es die meisten zuerst.

Stammbaum und Inzucht über mehrere Generationen

Vater und Mutter in zwei Spalten einzutragen, ist einfach. Eine Ebene weiter wird es mühsam: Für die Großeltern springst du zu den Zeilen der Eltern, für die Urgroßeltern noch einmal. Kommen Tiere von anderen Höfen dazu, deren Vorfahren nicht in deiner Herde stehen, brauchst du zusätzliche Zeilen oder einen eigenen Reiter. Genau an diesem Punkt war Sven damals.

Bei der Verpaarung wiegt das am schwersten. Gemeinsame Vorfahren tauchen oft erst einige Generationen zurück auf, und ob Stute und Hengst verwandt sind, sieht man den Namen nicht an. Einen Inzuchtkoeffizienten kann man theoretisch auch in einer Tabellenkalkulation ausrechnen. Praktisch macht das kaum jemand, weil die Formeln über mehrere Generationen schnell unübersichtlich werden. Eine Zuchtsoftware rechnet ihn für jede geplante Paarung aus, bevor du dich entscheidest. Was der Wert bedeutet und wie du eine einzelne Verpaarung schnell selbst prüfst, zeigt der Ratgeber Inzuchtkoeffizient bei Alpakas, mit Rechner. Wie Software bei Deckplanung und Gesundheitsdaten in der Zucht hilft, steht im Beitrag Alpaka-Zucht-Software: Stammbaum und Deckplanung.

Das Bestandsregister

In Deutschland muss jeder Halter von Alpakas und Lamas nach § 45 der Viehverkehrsverordnung ein Bestandsregister führen, auch mit zwei Tieren. Hinein gehören die Zahl der Tiere zum Jahresbeginn und jeder Zu- und Abgang mit Datum sowie Name und Anschrift des bisherigen Besitzers oder des Käufers. In Excel ist das eine weitere Liste, die du neben der Tierliste pflegst. Kommt ein Cria zur Welt oder verkaufst du ein Tier, trägst du es zweimal ein, und wenn die beiden Listen nicht zusammenpassen, fällt das spätestens bei einer Kontrolle auf. Eine Software kann das Register aus den Daten erstellen, die ohnehin in der Tierakte stehen. Welche Angaben genau verlangt sind, erklärt der Beitrag zum Bestandsregister für Alpakas.

Termine: Impfung, Entwurmung, Geburt

Eine Tabelle erinnert dich an nichts. Ob die nächste Impfung fällig ist, eine Kotprobe ansteht oder eine Stute bald gebären müsste, merkst du erst, wenn du die Datei öffnest und nachrechnest. Viele Halter führen deshalb zusätzlich einen Kalender, und dann stehen dieselben Daten an zwei Stellen. Beim Geburtstermin kommt dazu, dass die Tragzeit bei Alpakas um mehrere Wochen schwanken kann. Wie du ihn ab dem Decktag berechnest, zeigt der Ratgeber zu Deckprozess und Trächtigkeit mit Rechner.

Mehrere Personen und der Stall ohne Netz

Solange eine Person die Datei pflegt, geht das gut. Arbeiten Partner, Kinder oder Mitarbeiter mit, entstehen schnell Kopien: eine auf dem Laptop, eine im E-Mail-Anhang, eine auf dem Handy. Eine geteilte Datei in der Cloud löst das teilweise, braucht aber eine Verbindung, und die ist im Stall oder auf der Weide oft schlecht. Das Gewicht landet dann auf einem Zettel und abends in der Tabelle, wenn man daran denkt.

Versionen und Datenverlust

Eine Excel-Datei ist so sicher wie der Ort, an dem sie liegt. Geht der Rechner kaputt und gibt es keine aktuelle Sicherung, sind Jahre an Zuchtdaten weg. Dazu kommen leise Fehler, etwa eine versehentlich überschriebene Zelle oder eine sortierte Spalte, bei der die Nachbarspalte nicht mitgewandert ist. So etwas fällt oft erst Monate später auf.

Buchungen für Wanderungen

Wer Alpakawanderungen anbietet, verwaltet neben den Tieren auch Gäste, Termine, Zahlungen und Gutscheine. Mit einer Tabelle heißt das: Anfragen per Telefon oder Nachricht annehmen, freie Plätze von Hand zählen, Zahlungseingänge prüfen. Bei ein paar Terminen im Monat geht das. In der Saison wird daraus schnell ein zweiter Job. Was ein Buchungssystem für Wanderungen leisten sollte, steht im Beitrag Alpaka-Wanderungen online buchen lassen.

Excel und Alpaka-Software im Vergleich

Die Tabelle stellt beide Wege nebeneinander. In der rechten Spalte steht, was eine spezialisierte Software leisten kann, mit ALPAKA.PRO als Beispiel.

Bei Kosten, Einarbeitung und Flexibilität liegt Excel vorn, und bei der Frage, wem die Daten gehören, ist eine eigene Datei kaum zu schlagen. Eine Software lohnt sich, wenn die Zeilen weiter unten für dich zählen: Zucht über Generationen, Pflichten wie das Bestandsregister, mehrere Leute im Betrieb oder Buchungen von Gästen.

Worauf du bei einer Alpaka-Software achten solltest

Wenn du Anbieter vergleichst, stell ihnen diese Fragen, bevor du dir einzelne Funktionen ansiehst.

• Wo liegen die Daten? Server in Deutschland oder der EU machen die Frage nach der DSGVO einfacher. Lass dir zeigen, wer Zugriff hat und wie die Daten geschützt sind.
• Wie bekomme ich meine Daten wieder heraus? Frag nach, welche Exporte es gibt. Wenn deine Daten in einem Programm festhängen, wird ein späterer Wechsel teuer.
• Übernimmt der Anbieter meine bestehenden Daten? Jahre an Tabellen von Hand abzutippen, hält viele vom Umstieg ab. Kläre vorher, ob der Import möglich ist und was er kostet.
• Was kostet es im Monat, und was ist inklusive? Vergleiche nicht nur den Grundpreis. Kostet die App extra, gibt es eine Grenze bei der Zahl der Tiere, können weitere Personen mitarbeiten?
• Wie lange bin ich gebunden? Ein monatlich kündbarer Tarif und eine Testphase ohne Zahlungsdaten halten das Risiko klein. Einen Jahrestarif kannst du immer noch wählen, wenn du sicher bist.
• Funktioniert die App im Stall? Wenn du Daten direkt bei den Tieren erfassen willst, prüf, ob die App ohne Netz läuft und später abgleicht, und für welche Geräte es sie gibt.
• Kennt die Software Kameliden? Achte darauf, dass sich Alpakas, Lamas und Huarizos anlegen lassen und Daten wie Faser und Schur einen Platz haben.

Zur Einordnung, wie ALPAKA.PRO dabei aufgestellt ist: Die Server stehen in Deutschland, die Tarife beginnen bei 5 € im Monat und sind monatlich kündbar. Die iOS-App ist in jedem Tarif enthalten und funktioniert offline, auf Android nutzt du die Web-App im Browser. Alle Tarife im Detail stehen auf der Seite Preise.

Umstieg ohne Abtippen

Die meiste Arbeit beim Wechsel steckt in der alten Tabelle. Bei ALPAKA.PRO übernehmen wir diesen Teil. Du registrierst dich, schickst uns deine Datei per E-Mail von der Adresse deines Kontos, und wir spielen Tiere, Stammbäume und Gesundheitsdaten ein, soweit sie in der Datei stehen. Das kann eine Excel-Datei sein, eine CSV oder ein Export aus deinem bisherigen Programm, egal wie die Tabelle aufgebaut ist. Meistens ist das innerhalb eines Tages erledigt, und es kostet nichts, auch nicht in der Testphase. Wie das abläuft, steht auf der Startseite unter Datenimport.

So testest du mit deinen echten Tieren statt mit Beispieldaten und entscheidest nach den 30 Tagen, ob dir die Software den Wechsel wert ist. Wenn nicht, hast du deine Excel-Datei ja noch.

Fazit

Für eine kleine Herde ohne Zucht ist Excel ein gutes Werkzeug. Wenn du über mehrere Generationen züchtest, Termine für viele Tiere im Blick behalten musst, mit anderen zusammenarbeitest oder Wanderungen verkaufst, lohnt sich der Blick auf eine spezialisierte Software. Sven war damals mit seiner Zucht an diesem Punkt. Ob deine Herde schon so weit ist, kannst du selbst am besten einschätzen.