Alpakák nyilvántartása: mikor elég az Excel, és mikor éri meg egy szoftver

Hogyan lett egy Excel-táblázatból ALPAKA.PRO

Timm vagyok, szoftverfejlesztő, az ALPAKA.PRO alapítója. Az egyetemi éveim alatt egy évfolyamtársam szülei Berlinből az elő-pomerániai Rubkowba költöztek, és ott megalapították az Alpaka Idylle farmot. Akkoriban én gondoztam a weboldalukat. Egy nap Sven elmesélte, hogy Excelben tervezi a tenyésztést, és hogy több generáción át ez már szinte átláthatatlan.

Ebből a beszélgetésből született az ALPAKA.PRO. A kérdés, amelyről ez a cikk szól, tehát az én első kérdésem is volt: tényleg kell ehhez külön szoftver, vagy elég egy jól felépített táblázat? Ez az állományodtól függ. Néhány tartó számára az őszinte válasz: elég az Excel.

Mikor teljesen elég az Excel

Ha néhány herélt vagy kanca van nálad, nem tenyésztesz, és nem kínálsz sétákat, nincs szükséged speciális szoftverre. Egy táblázat névvel, születési dátummal, chipszámmal, származással és az utolsó kezelésekkel lefedi a legfontosabbat. A nyírást évente egyszer beírod a naptárba, és mivel minden állatot naponta látsz, a többi amúgy is a fejedben van.

Az Excelnek ilyenkor valódi előnyei vannak. Sok számítógépen már telepítve van, semmi újat nem kell megtanulnod, és az oszlopokat úgy alakítod ki, ahogy a gazdaságodhoz illik. Plusz előfizetés nincs. Aki így dolgozik és elégedett, nem csinál semmit rosszul.

Egy kötelezettség azonban a kis állományokra is vonatkozik: az állománynyilvántartás. Erről mindjárt bővebben.

Hol ütközik korlátokba az Excel

Ritkán történik ez egyik napról a másikra. Többnyire a fájl az állománnyal együtt nő, új munkalapokat és oszlopokat kap, és egyszer csak a karbantartása több időt visz el, mint amennyi áttekintést a táblázat ad. A legtöbben ezeken a pontokon veszik észre először.

Törzskönyv és beltenyésztés több generáción át

Az apát és az anyát két oszlopba beírni egyszerű. Egy szinttel feljebb már fáradságos: a nagyszülőkhöz a szülők soraihoz ugrasz, a dédszülőkhöz még egyszer. Ha más gazdaságokból érkeznek állatok, amelyeknek az ősei nem szerepelnek az állományodban, további sorok vagy egy külön munkalap kell. Sven akkor pontosan ezen a ponton tartott.

A párosításnál nyom ez a legtöbbet a latban. A közös ősök gyakran csak néhány generációval korábban bukkannak fel, és a nevekből nem látszik, rokon-e a kanca és a csődör. Beltenyésztési együtthatót elméletben táblázatkezelőben is lehet számolni. A gyakorlatban szinte senki sem teszi, mert a képletek több generáción át gyorsan áttekinthetetlenné válnak. Egy tenyésztési szoftver minden tervezett párosításnál kiszámolja, mielőtt döntesz. Hogy mit jelent ez az érték, és hogyan ellenőrizhetsz gyorsan magad egy-egy párosítást, azt a Beltenyésztési együttható az alpakáknál, kalkulátorral című útmutató mutatja meg. Hogy a szoftver hogyan segít a tenyésztésben a fedeztetés tervezésénél és az egészségügyi adatoknál, arról az Alpakatenyésztő szoftver: törzsfa és fedeztetéstervezés című cikk szól.

Az állománynyilvántartás

Németországban az alpakák és lámák minden tartójának a Viehverkehrsverordnung § 45-e szerint Bestandsregistert, vagyis állománynyilvántartást kell vezetnie, két állat esetén is. Bele kell kerülnie az év eleji létszámnak, valamint minden érkezésnek és távozásnak a dátummal, továbbá az előző tulajdonos vagy a vevő nevével és címével. Excelben ez egy újabb lista, amelyet az állatlista mellett vezetsz. Ha cria születik, vagy eladsz egy állatot, kétszer írod be, és ha a két lista nem egyezik, az legkésőbb egy ellenőrzésnél kiderül. Egy szoftver a nyilvántartást azokból az adatokból is elkészítheti, amelyek amúgy is ott vannak az állatkartonon. Hogy pontosan milyen adatok kellenek, azt a németországi alpaka-állománynyilvántartásról szóló cikk magyarázza el.

Időpontok: oltás, féregtelenítés, ellés

Egy táblázat semmire sem emlékeztet. Hogy esedékes-e a következő oltás, kell-e bélsármintát venni, vagy egy kanca hamarosan ellik, csak akkor veszed észre, amikor megnyitod a fájlt és utánaszámolsz. Ezért sok tartó külön naptárt is vezet, és akkor ugyanazok az adatok két helyen vannak. Az ellés időpontjánál ráadásul az alpakák vemhességi ideje több héttel is eltérhet. Hogy a fedeztetés napjától hogyan számolhatod ki, azt a Fedeztetés és vemhesség kalkulátorral című útmutató mutatja meg.

Több ember és az istálló térerő nélkül

Amíg egy ember kezeli a fájlt, ez működik. Ha a társad, a gyerekek vagy a munkatársak is dolgoznak vele, gyorsan keletkeznek másolatok: egy a laptopon, egy egy e-mail mellékletében, egy a telefonon. Egy felhőben megosztott fájl ezt részben megoldja, de kapcsolat kell hozzá, az pedig az istállóban vagy a legelőn gyakran gyenge. A testtömeg ilyenkor egy cetlire kerül, este pedig a táblázatba, ha eszébe jut az embernek.

Verziók és adatvesztés

Egy Excel-fájl pontosan annyira biztonságos, mint a hely, ahol tárolják. Ha a számítógép tönkremegy, és nincs friss biztonsági mentés, évek tenyésztési adatai vesznek oda. Ehhez jönnek a csendes hibák, például egy véletlenül felülírt cella vagy egy rendezett oszlop, amellyel a szomszédos oszlop nem mozdult együtt. Az ilyesmi gyakran csak hónapokkal később derül ki.

Foglalások a sétákra

Aki alpakás sétákat kínál, az állatok mellett vendégeket, időpontokat, fizetéseket és ajándékutalványokat is kezel. Táblázattal ez azt jelenti: telefonon vagy üzenetben fogadni a kéréseket, kézzel számolni a szabad helyeket, ellenőrizni a befizetéseket. Havi néhány időpontnál ez megy. Szezonban viszont gyorsan második munkává válik. Hogy mit kell tudnia egy foglalási rendszernek a sétákhoz, arról az Alpakás séták online foglalása című cikk szól.

Az Excel és az alpakaszoftver összehasonlítása

A táblázat egymás mellé állítja a két utat. A jobb oldali oszlopban az áll, mire képes egy szakosodott szoftver, az ALPAKA.PRO példáján.

Költségben, betanulásban és rugalmasságban az Excel vezet, és abban a kérdésben, kié az adat, egy saját fájlt nehéz felülmúlni. Egy szoftver akkor éri meg, ha a lejjebb lévő sorok számítanak neked: több generációs tenyésztés, olyan kötelezettségek, mint az állománynyilvántartás, többen a gazdaságban vagy vendégfoglalások.

Mire figyelj egy alpakaszoftvernél

Ha szolgáltatókat hasonlítasz össze, tedd fel nekik ezeket a kérdéseket, mielőtt az egyes funkciókat nézegetnéd.

• Hol vannak az adatok? A németországi vagy uniós szerverek egyszerűbbé teszik a GDPR kérdését. Kérd, hogy mutassák meg, kinek van hozzáférése, és hogyan védik az adatokat.
• Hogyan kapom vissza az adataimat? Kérdezz rá, milyen exportok vannak. Ha az adataid beragadnak egy programba, egy későbbi váltás drága lesz.
• Átveszi a szolgáltató a meglévő adataimat? Évek táblázatait kézzel begépelni, ez sokakat visszatart a váltástól. Előre tisztázd, lehetséges-e az import, és mennyibe kerül.
• Mennyibe kerül havonta, és mi van benne? Ne csak az alapárat hasonlítsd össze. Külön kerül-e pénzbe az app, van-e korlát az állatok számában, dolgozhatnak-e vele mások is?
• Mennyi időre kötöm le magam? Egy havonta felmondható csomag és egy fizetési adatok nélküli próbaidő kicsiben tartja a kockázatot. Éves csomagot később is választhatsz, ha már biztos vagy a dolgodban.
• Működik az app az istállóban? Ha az adatokat közvetlenül az állatok mellett akarod rögzíteni, nézd meg, fut-e az app internet nélkül, és később szinkronizál-e, valamint milyen eszközökre érhető el.
• Ismeri a szoftver a tevéféléket? Figyelj arra, hogy alpakákat, lámákat és huarizókat is fel lehessen venni, és az olyan adatoknak, mint a gyapjú és a nyírás, legyen helyük.

Hogy az ALPAKA.PRO hogyan áll ezekben: a szerverek Németországban vannak, a csomagok havi 5 €-tól indulnak, és havonta felmondhatók. Az iOS-app minden csomagban benne van, és offline is működik, Androidon a webappot használod böngészőben. Az összes csomag részletesen az Árak oldalon található.

Átállás gépelés nélkül

A váltásnál a legtöbb munka a régi táblázatban rejlik. Az ALPAKA.PRO-nál ezt a részt mi vállaljuk. Regisztrálsz, e-mailben elküldöd nekünk a fájlodat a fiókod e-mail-címéről, mi pedig betöltjük az állatokat, a törzskönyveket és az egészségügyi adatokat, amennyiben szerepelnek a fájlban. Ez lehet Excel-fájl, CSV vagy export az eddigi programodból, bárhogy is épül fel a táblázat. Többnyire egy napon belül elkészül, és semmibe sem kerül, a próbaidő alatt sem. Hogy hogyan zajlik, az a kezdőoldalon, az Adatimport részben olvasható.

Így a valódi állataiddal próbálod ki, nem mintaadatokkal, és a 30 nap után döntöd el, megéri-e neked a szoftver a váltást. Ha nem, az Excel-fájlod ugye még megvan.

Összegzés

Egy kis, tenyésztés nélküli állományhoz az Excel jó eszköz. Ha több generáción át tenyésztesz, sok állat időpontjait kell szem előtt tartanod, másokkal dolgozol együtt, vagy sétákat árulsz, érdemes megnézni egy szakosodott szoftvert. Sven annak idején a tenyésztésével éppen ezen a ponton tartott. Hogy az állományod eljutott-e már idáig, azt te tudod a legjobban megítélni.