Prenotazione online per passeggiate con alpaca: meno telefonate, meno posti vuoti

Quando il telefono squilla durante il foraggiamento

È mattina presto, sei al pascolo con la rete del fieno in mano e squilla il telefono. Una famiglia vuole quattro posti per domenica. Dici di sì, perché hai le mani occupate e non puoi guardare il calendario. La sera ti accorgi che così il tour è in overbooking. Tre posti erano già andati, due via WhatsApp e uno via e-mail.

Il giorno dopo un altro gruppo scrive che purtroppo non verrà. Non ha ancora pagato nulla, il posto resta vuoto, e le persone che avevano chiesto la settimana scorsa le hai già rimandate. Poi al cancello si presenta qualcuno con un buono scritto a mano dello scorso Natale, e nessuno ricorda più se valeva per una persona o per due.

Ognuna di queste cose, da sola, si risolve. Messe insieme costano ore ogni settimana, proprio nel periodo in cui in fattoria c’è già più da fare.

Cosa deve saper fare un sistema di prenotazione per esperienze con gli animali

Un calendario come quelli che usano parrucchieri o case vacanza va bene solo a metà per un allevamento di alpaca. In una passeggiata il numero di posti dipende dagli animali, e gli animali hanno i loro limiti. Questi sono i punti che contano.

Fasce orarie e dimensione del gruppo

Quanti ospiti possono partecipare dipende da quanti animali camminano quel giorno e da quante persone condividono un animale. Gli accompagnatori senza un animale proprio non hanno bisogno della corda, ma di un posto nel gruppo. Un buon sistema conta le due cose separatamente e permette prezzi diversi. Tra un tour e l’altro prevedi abbastanza tempo perché gli animali possano bere e riposare.

Pagamento anticipato

Chi paga al momento della prenotazione si è impegnato. Così si riducono gli ospiti che semplicemente non si presentano, e il giorno della passeggiata non devi contare contanti né verificare bonifici. Assicurati che il denaro arrivi direttamente sul tuo conto e che siano disponibili i metodi di pagamento più comuni.

Regole di cancellazione

Per ogni offerta stabilisci fino a quando la cancellazione è gratuita e cosa vale dopo. Gli ospiti dovrebbero vedere queste regole prima di prenotare, e il sistema dovrebbe applicarle da solo. Così non devi trattare ogni disdetta una per una.

Annullamento da parte della fattoria

Temporale, tempesta, gran caldo o un animale malato: a volte sei tu a dover annullare. In quel caso ti servono i contatti di tutti gli ospiti in un unico posto e una regola chiara: data alternativa o rimborso. Scrivi questa regola nella descrizione dell’offerta prima che capiti il primo caso.

Lista d’attesa

Se un tour è al completo, chi è interessato dovrebbe potersi iscrivere. Quando si libera un posto, riceve un avviso. Senza lista d’attesa, dopo una disdetta di solito un posto resta vuoto, anche se la domanda c’era.

Promemoria per gli ospiti

Un messaggio il giorno prima del tour con orario, punto d’incontro, indicazioni per arrivare e consigli sull’abbigliamento ti risparmia molte domande. Riduce anche il numero di ospiti che aspettano al parcheggio sbagliato o arrivano in sandali.

Buoni regalo

Le passeggiate con alpaca vengono regalate spesso, soprattutto a Natale e per i compleanni. Un buono che gli ospiti acquistano online e usano con un codice non si può usare due volte, e vedi in ogni momento quali buoni sono ancora aperti. Sono pratici due tipi: un importo fisso o un tour preciso.

Benessere animale

Nessun sistema di prenotazione sa quanto possono dare i tuoi animali. Lo decidi tu. Stabilisci quanti tour fa un animale al giorno e alla settimana e prevedi giorni di riposo. Gli animali che in quel momento sono agitati o non stanno bene restano a casa. Nelle giornate calde i tour al mattino presto o la sera sono meglio per gli animali che sotto il sole di mezzogiorno. Offri solo tante date quante la tua mandria ne regge bene. Quello che non apri, nessuno lo può prenotare.

Regole chiare, con qualsiasi strumento

Questi punti ti aiutano anche se continui a prendere le prenotazioni al telefono. Con una prenotazione online diventano più importanti, perché gli ospiti non fanno più le loro domande a voce.

• Descrivi l’offerta con precisione. Durata, lunghezza del percorso, quanto è impegnativo il cammino, se c’è una pausa e cosa è incluso nel prezzo.
• Indica un’età minima. Da che età un bambino può condurre un animale da solo, e fino a quando solo con un adulto? Va scritto nella descrizione prima che arrivi una famiglia con un bimbo piccolo.
• Di’ agli ospiti come vestirsi. Scarpe robuste e abiti che si possono sporcare. Su pascoli e sterrate raramente qualcosa resta pulito.
• Descrivi il punto d’incontro. Indirizzo, dove parcheggiare e dove esattamente vi incontrate, soprattutto se la fattoria è difficile da trovare.
• Formula condizioni di cancellazione eque. Cancellazione gratuita fino a una scadenza chiara, poi un importo parziale, e se annulla la fattoria una data alternativa o il rimborso. Le condizioni vanno mostrate prima della prenotazione, non solo nell’e-mail di conferma.
• Pianifica la capacità in modo realistico. Conta sugli animali che camminano in modo affidabile, non su tutta la mandria. E sulle persone: quanti ospiti riesce a tenere d’occhio una persona lungo il percorso?

C’è un punto che viene ancora prima di come si prenota. In Germania, per le passeggiate a pagamento serve un’autorizzazione ai sensi del § 11 del Tierschutzgesetz (legge sulla protezione degli animali), e una normale assicurazione di responsabilità civile per il detentore di animali non copre questi tour. Cos’altro serve è riassunto nella pagina Obblighi legali. Non sostituisce una consulenza. Nel dubbio chiedi al Veterinäramt (ufficio veterinario) competente.

Telefono e WhatsApp o prenotazione online?

Entrambe le strade hanno i loro punti di forza. La tabella le mette una accanto all’altra.

Il telefono ha il suo posto, diventa solo più faticoso a ogni data in più. Molte fattorie si trovano bene combinando le due cose: le date standard vanno online, per gruppi, compleanni dei bambini e richieste speciali il numero di telefono resta sulla pagina.

ALPAKA.PRO come esempio

ALPAKA.PRO è il nostro software per allevamenti di alpaca e lama, e le passeggiate sono uno dei suoi moduli. Ecco come copre i punti visti sopra:

• Date e posti. Imposti data, orario, durata, numero di partecipanti e prezzo, e le date ricorrenti le configuri una volta sola. I partecipanti con il proprio alpaca e gli accompagnatori vengono contati separatamente. Sono possibili prenotazioni singole, gruppi chiusi e compleanni dei bambini.
• Pagina di prenotazione. Ogni fattoria riceve automaticamente una pagina di prenotazione pubblica, dove gli ospiti vedono le date libere e prenotano direttamente. Non ti serve un sito web.
• Pagamento. Gli ospiti pagano al momento della prenotazione con carta, addebito SEPA, Apple Pay o Google Pay. Il denaro arriva direttamente sul tuo conto tramite Stripe. ALPAKA.PRO non prende commissioni sulle prenotazioni, per l’elaborazione dei pagamenti Stripe applica le proprie tariffe.
• Regole di cancellazione. Le stabilisci per ogni offerta. Vengono mostrate durante la prenotazione e applicate automaticamente, senza rimborsi manuali.
• Buoni regalo. Buoni a valore e buoni per un tour con il tuo design, acquistati e usati online.
• Lista d’attesa e promemoria. La lista d’attesa avvisa quando si libera un posto, e 24 ore prima del tour gli ospiti ricevono un’e-mail di promemoria con indicazioni per arrivare e consigli.
• Giorno della passeggiata. Apri l’app, registri i partecipanti e via.

Quante volte cammina un animale continui a deciderlo tu, attraverso le date e i posti che crei. Le passeggiate sono incluse in tutti i piani. Small fino a 10 animali costa 5 € al mese, Basic senza limite di animali 15 €, sempre IVA esclusa e con disdetta mensile. I primi 30 giorni sono gratis. Tutte le funzioni sono nella pagina Passeggiate con alpaca, i piani alla voce Prezzi.

Cosa dicono le fattorie che lo usano per le prenotazioni

Due fattorie che organizzano le loro passeggiate con ALPAKA.PRO ci hanno permesso di mostrare le loro recensioni.

«Al momento usiamo l’app soprattutto per le prenotazioni degli appuntamenti e l’organizzazione – e così risparmiamo tantissimo tempo. Tutto funziona in modo affidabile e senza complicazioni.»

— Jürgen, Schumachers Alpaka-Jungs, Brüggen

«Ho una buona panoramica delle mie prenotazioni.»

— Lisa Marie, alpacas for happiness

Quando conviene passare al digitale

Con qualche data al mese e ospiti a cui piace telefonare, te la cavi bene con telefono e calendario. Una prenotazione online conviene quando le richieste arrivano da più canali, quando le disdette all’ultimo momento costano regolarmente posti o quando vuoi vendere buoni regalo senza gestire foglietti. Le regole di questo articolo ti servono in entrambi i casi.

Gestisci anche i tuoi animali ancora con le tabelle? Quando basta Excel e quando conviene un software lo trovi nell’articolo Gestire gli alpaca: Excel o software?