Gestire gli alpaca: quando basta Excel e quando conviene un software

Come un foglio Excel è diventato ALPAKA.PRO

Sono Timm, sviluppatore software e fondatore di ALPAKA.PRO. Durante i miei studi, i genitori di un compagno di corso si sono trasferiti da Berlino a Rubkow, in Pomerania Anteriore, e lì hanno fondato Alpaka Idylle. All’epoca curavo il loro sito web. Un giorno Sven mi ha raccontato che pianificava l’allevamento in Excel e che, su più generazioni, era diventato quasi impossibile tenere tutto sotto controllo.

Da quella conversazione è nato ALPAKA.PRO. La domanda di cui parla questo articolo è quindi stata anche la mia prima domanda: serve davvero un software dedicato, o basta un foglio di calcolo ben fatto? Dipende dalla tua mandria. Per alcuni detentori la risposta onesta è: basta Excel.

Quando Excel basta del tutto

Se tieni qualche castrone o qualche femmina, non allevi e non offri passeggiate, non ti serve un software specializzato. Un foglio con nome, data di nascita, numero del microchip, provenienza e ultimi trattamenti copre l’essenziale. La tosatura la segni una volta l’anno sul calendario, e siccome vedi ogni animale tutti i giorni, il resto ce l’hai comunque in testa.

Excel ha vantaggi concreti. Il programma è già installato su molti computer, non devi imparare niente di nuovo e imposti le colonne come serve alla tua azienda. Non c’è nessun abbonamento in più. Chi lavora così ed è soddisfatto non sbaglia nulla.

Un obbligo però vale anche per le piccole mandrie: il registro di stalla. Ne parliamo tra poco.

Dove Excel mostra i suoi limiti

Raramente succede tutto in una volta. Di solito il file cresce con la mandria, si riempie di nuovi fogli e nuove colonne, e a un certo punto aggiornarlo richiede più tempo di quanta visione d’insieme dia la tabella. È in questi punti che i più se ne accorgono per primi.

Pedigree e consanguineità su più generazioni

Inserire padre e madre in due colonne è semplice. Un livello più in là diventa faticoso: per i nonni vai a cercare le righe dei genitori, per i bisnonni lo fai un’altra volta. Se arrivano animali da altre aziende i cui antenati non sono nella tua mandria, ti servono righe in più o un foglio a parte. Era esattamente il punto in cui si trovava Sven allora.

Il peso maggiore si sente nella scelta degli accoppiamenti. Gli antenati comuni spesso compaiono solo qualche generazione indietro, e dai nomi non si capisce se femmina e stallone sono parenti. In teoria un coefficiente di consanguineità si può calcolare anche in un foglio di calcolo. In pratica quasi nessuno lo fa, perché su più generazioni le formule diventano presto ingestibili. Un software di allevamento lo calcola per ogni accoppiamento previsto, prima che tu decida. Cosa significa questo valore e come verificare in fretta e in autonomia un singolo accoppiamento lo mostra la guida Coefficiente di consanguineità negli alpaca, con calcolatore. Come un software aiuta nella pianificazione delle monte e con i dati sanitari nell’allevamento lo trovi nell’articolo Software per allevatori di alpaca: pedigree e monte.

Il registro di stalla

In Germania ogni detentore di alpaca e lama deve tenere un Bestandsregister (registro di stalla) ai sensi del § 45 della Viehverkehrsverordnung (regolamento sulla movimentazione del bestiame), anche con due animali. Vi vanno il numero di animali all’inizio dell’anno e ogni ingresso e ogni uscita, con la data e il nome e l’indirizzo del precedente proprietario o dell’acquirente. In Excel è un ulteriore elenco che aggiorni accanto all’elenco degli animali. Se nasce un cria o vendi un animale, lo annoti due volte, e se i due elenchi non coincidono, lo si nota al più tardi durante un controllo. Un software può generare il registro dai dati che si trovano comunque nella scheda dell’animale. Quali dati sono richiesti esattamente lo spiega l’articolo sul registro di stalla per alpaca.

Scadenze: vaccinazione, sverminazione, parto

Un foglio di calcolo non ti ricorda niente. Che la prossima vaccinazione sia in scadenza, che vada fatto un esame delle feci o che una femmina debba partorire a breve, te ne accorgi solo quando apri il file e rifai i conti. Per questo molti detentori tengono anche un calendario, e così gli stessi dati stanno in due posti. Per la data del parto si aggiunge che negli alpaca la durata della gestazione può variare di diverse settimane. Come calcolarla a partire dal giorno della monta lo mostra la guida Monta e gestazione con calcolatore.

Più persone e la stalla senza rete

Finché il file lo aggiorna una sola persona, va tutto bene. Se collaborano partner, figli o dipendenti, nascono presto delle copie: una sul portatile, una in un allegato e-mail, una sul telefono. Un file condiviso nel cloud risolve il problema solo in parte, perché serve una connessione, e in stalla o al pascolo spesso è scarsa. Il peso finisce allora su un foglietto e la sera nella tabella, se ci si ricorda.

Versioni e perdita di dati

Un file Excel è sicuro quanto il posto in cui si trova. Se il computer si rompe e non c’è un backup recente, anni di dati di allevamento vanno persi. A questo si aggiungono errori silenziosi, per esempio una cella sovrascritta per sbaglio o una colonna ordinata senza che quella accanto si sia spostata insieme. Errori del genere spesso emergono solo mesi dopo.

Prenotazioni per le passeggiate

Chi offre passeggiate con gli alpaca gestisce, oltre agli animali, anche ospiti, date, pagamenti e buoni regalo. Con un foglio di calcolo significa: ricevere le richieste per telefono o per messaggio, contare i posti liberi a mano, controllare i pagamenti ricevuti. Con qualche data al mese si riesce. In alta stagione diventa presto un secondo lavoro. Cosa dovrebbe saper fare un sistema di prenotazione per le passeggiate lo trovi nell’articolo Prenotazione online per passeggiate con alpaca.

Excel e software per alpaca a confronto

La tabella mette le due strade una accanto all’altra. Nella colonna di destra c’è quello che può fare un software specializzato, con ALPAKA.PRO come esempio.

Su costi, apprendimento e flessibilità Excel è in vantaggio, e quando si tratta di stabilire a chi appartengono i dati, un file proprio è difficile da battere. Un software conviene se per te contano le righe più in basso: allevamento su più generazioni, obblighi come il registro di stalla, più persone in azienda o prenotazioni degli ospiti.

A cosa fare attenzione in un software per alpaca

Se confronti i fornitori, fai loro queste domande prima di guardare le singole funzioni.

• Dove si trovano i dati? Server in Germania o nell’UE semplificano la questione del GDPR. Fatti mostrare chi ha accesso e come sono protetti i dati.
• Come riesco a riavere i miei dati? Chiedi quali esportazioni ci sono. Se i tuoi dati restano bloccati in un programma, un cambio in futuro diventa costoso.
• Il fornitore importa i miei dati esistenti? Ridigitare a mano anni di tabelle scoraggia molti dal passaggio. Chiarisci prima se l’importazione è possibile e quanto costa.
• Quanto costa al mese e cosa è incluso? Non confrontare solo il prezzo base. L’app si paga a parte, c’è un limite al numero di animali, possono collaborare altre persone?
• Per quanto tempo sono vincolato? Un piano con disdetta mensile e un periodo di prova senza dati di pagamento tengono basso il rischio. Un piano annuale puoi sempre sceglierlo quando sei sicuro.
• L’app funziona in stalla? Se vuoi inserire i dati direttamente vicino agli animali, verifica se l’app funziona senza rete e sincronizza in seguito, e per quali dispositivi è disponibile.
• Il software conosce i camelidi? Controlla che si possano inserire alpaca, lama e huarizo e che dati come fibra e tosatura abbiano il loro posto.

Per inquadrare ALPAKA.PRO su questi punti: i server sono in Germania, i piani partono da 5 € al mese e hanno disdetta mensile. L’app iOS è inclusa in ogni piano e funziona offline, su Android usi la web app nel browser. Tutti i piani nel dettaglio sono nella pagina Prezzi.

Il passaggio senza ridigitare

La maggior parte del lavoro nel cambio sta nella vecchia tabella. Con ALPAKA.PRO questa parte la facciamo noi. Ti registri, ci invii il tuo file via e-mail dall’indirizzo del tuo account e noi importiamo animali, pedigree e dati sanitari, nella misura in cui sono presenti nel file. Può essere un file Excel, un CSV o un’esportazione dal tuo programma attuale, non importa come sia strutturata la tabella. Di solito è fatto entro un giorno e non costa nulla, nemmeno durante la prova. Come funziona lo trovi nella pagina iniziale alla voce Importazione dati.

Così provi con i tuoi animali veri invece che con dati di esempio e dopo i 30 giorni decidi se il software vale il cambio. Se no, hai pur sempre il tuo file Excel.

Conclusione

Per una piccola mandria senza allevamento, Excel è un buono strumento. Se allevi su più generazioni, devi tenere d’occhio le scadenze di molti animali, lavori con altre persone o vendi passeggiate, vale la pena dare un’occhiata a un software specializzato. Sven allora era arrivato a questo punto con il suo allevamento. Se la tua mandria ci sia già arrivata, puoi giudicarlo meglio tu.