Rezerwacja spacerów z alpakami online: mniej telefonów, mniej pustych miejsc

Kiedy telefon dzwoni w czasie karmienia

Jest wcześnie rano, stoisz z siatką na siano na pastwisku i dzwoni telefon. Rodzina chce cztery miejsca na niedzielę. Zgadzasz się, bo masz akurat zajęte obie ręce i nie możesz zajrzeć do kalendarza. Wieczorem orientujesz się, że spacer jest przez to przepełniony. Trzy miejsca były już zajęte, dwa przez WhatsApp i jedno przez e-mail.

Następnego dnia inna grupa pisze, że jednak nie przyjedzie. Nic jeszcze nie zapłaciła, miejsce zostaje puste, a osobom, które pytały w zeszłym tygodniu, już odmówiłeś. Potem przy bramie staje ktoś z ręcznie pisanym voucherem z zeszłych świąt i nikt już nie pamięta, czy był na jedną osobę, czy na dwie.

Każdą z tych rzeczy da się rozwiązać. Razem kosztują co tydzień wiele godzin, i to dokładnie w czasie, gdy w gospodarstwie i tak jest najwięcej pracy.

Co musi umieć system rezerwacji atrakcji ze zwierzętami

Kalendarz, z jakiego korzystają fryzjerzy czy domki wakacyjne, tylko w połowie pasuje do gospodarstwa z alpakami. Przy spacerze liczba miejsc zależy od zwierząt, a zwierzęta mają swoje granice. Liczą się te punkty.

Przedziały czasowe i wielkość grupy

Ilu gości może iść, wynika z liczby zwierząt, które danego dnia wychodzą, i z tego, ile osób dzieli jedno zwierzę. Osoby towarzyszące bez własnego zwierzęcia nie potrzebują uwiązu, ale potrzebują miejsca w grupie. Dobry system liczy jedne i drugie osobno i pozwala ustalić dla nich różne ceny. Między dwoma spacerami zaplanuj wystarczająco dużo czasu, żeby zwierzęta mogły się napić i odpocząć.

Płatność z góry

Kto płaci przy rezerwacji, ten już się zdecydował. To zmniejsza liczbę gości, którzy po prostu się nie pojawiają, a w dniu spaceru nie musisz liczyć gotówki ani sprawdzać przelewów. Zwróć uwagę, żeby pieniądze trafiały prosto na twoje konto i żeby dostępne były popularne metody płatności.

Zasady anulowania

Dla każdej oferty ustal, do kiedy anulowanie jest bezpłatne i co obowiązuje później. Goście powinni widzieć te zasady, zanim zarezerwują, a system powinien je sam stosować. Wtedy nie musisz negocjować każdego odwołania z osobna.

Odwołanie przez gospodarstwo

Burza, wichura, upał albo chore zwierzę: czasem to ty musisz odwołać spacer. Wtedy potrzebujesz kontaktów do wszystkich gości w jednym miejscu i jasnej zasady, czy jest termin zastępczy, czy zwrot pieniędzy. Wpisz tę zasadę do opisu oferty, zanim zdarzy się pierwszy taki przypadek.

Lista oczekujących

Gdy spacer jest wyprzedany, chętni powinni móc się zapisać. Gdy zwolni się miejsce, dostają powiadomienie. Bez listy oczekujących po odwołaniu miejsce zwykle zostaje puste, choć był popyt.

Przypomnienia dla gości

Wiadomość dzień przed spacerem z godziną, miejscem spotkania, dojazdem i wskazówkami co do ubrania oszczędza ci wielu pytań. Zmniejsza też liczbę gości, którzy czekają na złym parkingu albo przychodzą w sandałach.

Vouchery

Spacery z alpakami często daje się w prezencie, zwłaszcza na święta i urodziny. Vouchera, który goście kupują online i realizują kodem, nie da się użyć dwa razy, a ty w każdej chwili widzisz, które vouchery są jeszcze niewykorzystane. Praktyczne są dwa rodzaje: stała kwota albo konkretny spacer.

Dobrostan zwierząt

Żaden system rezerwacji nie wie, ile są w stanie znieść twoje zwierzęta. O tym decydujesz ty. Ustal, ile spacerów zwierzę może odbyć dziennie i tygodniowo, i zaplanuj dni odpoczynku. Zwierzęta, które są akurat niespokojne albo osłabione, zostają w domu. W upalne dni spacery wcześnie rano lub wieczorem są dla zwierząt lepsze niż w południowym upale. Oferuj tylko tyle terminów, ile twoje stado spokojnie udźwignie. Czego nie udostępnisz, tego nikt nie zarezerwuje.

Jasne zasady, bez względu na narzędzie

Te punkty pomogą ci także wtedy, gdy dalej przyjmujesz rezerwacje telefonicznie. Przy rezerwacji online stają się ważniejsze, bo goście nie zadają już pytań w rozmowie.

• Dokładnie opisz ofertę. Czas trwania, długość trasy, jak wymagająca jest droga, czy jest przerwa i co jest wliczone w cenę.
• Podaj minimalny wiek. Od jakiego wieku dziecko może samo prowadzić zwierzę, a od kiedy tylko z dorosłym? To musi być w opisie, zanim przyjedzie rodzina z małym dzieckiem.
• Napisz, w co goście mają się ubrać. Solidne buty i ubranie, które może się pobrudzić. Na pastwiskach i polnych drogach rzadko coś zostaje czyste.
• Opisz miejsce spotkania. Adres, gdzie zaparkować i gdzie dokładnie się spotykacie, zwłaszcza jeśli gospodarstwo trudno znaleźć.
• Sformułuj uczciwe warunki anulowania. Bezpłatne anulowanie do jasno określonego terminu, potem część kwoty, a przy odwołaniu przez gospodarstwo termin zastępczy albo zwrot pieniędzy. Warunki muszą być widoczne przed rezerwacją, a nie dopiero w e-mailu z potwierdzeniem.
• Realistycznie zaplanuj liczbę miejsc. Licz ze zwierzętami, które niezawodnie chodzą, a nie z całym stadem. I z ludźmi: ilu gości jedna osoba jest w stanie mieć na oku w trasie?

Jest jeszcze sprawa, która wyprzedza pytanie, jak przyjmujesz rezerwacje. W Niemczech na płatne spacery potrzebujesz zezwolenia zgodnie z § 11 Tierschutzgesetz (niemiecka ustawa o ochronie zwierząt), a prywatne ubezpieczenie OC właściciela zwierząt nie obejmuje takich spacerów. Co jeszcze do tego należy, zebraliśmy na stronie Prawo i obowiązki. Nie zastępuje to porady. W razie wątpliwości zapytaj we właściwym Veterinäramt (urzędzie weterynaryjnym).

Telefon i WhatsApp czy rezerwacja online?

Obie drogi mają swoje mocne strony. Tabela zestawia je obok siebie.

Telefon ma swoje miejsce, tylko z każdym kolejnym terminem robi się bardziej uciążliwy. Wiele gospodarstw dobrze wychodzi na połączeniu obu dróg: standardowe terminy idą online, a dla grup, urodzin dla dzieci i specjalnych życzeń numer telefonu zostaje na stronie.

ALPAKA.PRO jako przykład

ALPAKA.PRO to nasz program dla gospodarstw z alpakami i lamami, a spacery są jednym z jego modułów. Tak pokrywa punkty opisane wyżej:

• Terminy i miejsca. Ustalasz datę, godzinę, czas trwania, liczbę uczestników i cenę, a terminy cykliczne konfigurujesz raz. Uczestnicy z własną alpaką i osoby towarzyszące są liczeni osobno. Możliwe są rezerwacje indywidualne, zamknięte grupy i urodziny dla dzieci.
• Strona rezerwacji. Każde gospodarstwo automatycznie dostaje publiczną stronę rezerwacji, na której goście widzą wolne terminy i od razu rezerwują. Własna strona internetowa nie jest do tego potrzebna.
• Płatność. Goście płacą przy rezerwacji kartą kredytową, poleceniem zapłaty SEPA, Apple Pay lub Google Pay. Pieniądze trafiają przez Stripe prosto na twoje konto. ALPAKA.PRO nie pobiera prowizji od rezerwacji, za obsługę płatności Stripe pobiera własne opłaty.
• Zasady anulowania. Ustalasz je dla każdej oferty. Są wyświetlane przy rezerwacji i stosowane automatycznie, bez ręcznych zwrotów.
• Vouchery. Vouchery kwotowe i na konkretny spacer we własnym projekcie, kupowane i realizowane online.
• Lista oczekujących i przypomnienia. Lista oczekujących powiadamia o wolnych miejscach, a 24 godziny przed spacerem goście dostają e-mail z przypomnieniem, dojazdem i wskazówkami.
• Dzień spaceru. Otwierasz aplikację, odprawiasz uczestników i ruszacie w drogę.

Ile razy zwierzę wychodzi na spacer, nadal decydujesz sam, przez terminy i miejsca, które tworzysz. Spacery są w cenie wszystkich planów. Small do 10 zwierząt kosztuje 5 € miesięcznie, Basic bez limitu zwierząt 15 €, za każdym razem plus VAT i z możliwością rezygnacji co miesiąc. Pierwsze 30 dni są bezpłatne. Wszystkie funkcje znajdziesz na stronie Spacery z alpakami, a plany na stronie Cennik.

Co mówią gospodarstwa, które przyjmują w nim rezerwacje

Dwa gospodarstwa, które organizują swoje spacery w ALPAKA.PRO, pozwoliły nam pokazać swoje opinie.

„Obecnie korzystamy z aplikacji głównie do rezerwacji terminów i organizacji – i oszczędzamy dzięki temu mnóstwo czasu. Wszystko działa niezawodnie i bezproblemowo.”

— Jürgen, Schumachers Alpaka-Jungs, Brüggen

„Mam dobry przegląd moich rezerwacji.”

— Lisa Marie, alpacas for happiness

Kiedy opłaca się przejście

Przy kilku terminach w miesiącu i gościach, którzy chętnie dzwonią, dobrze poradzisz sobie z telefonem i kalendarzem. Rezerwacja online opłaca się, gdy zapytania przychodzą kilkoma kanałami, gdy odwołania w ostatniej chwili regularnie kosztują cię miejsca albo gdy chcesz sprzedawać vouchery bez zarządzania karteczkami. Zasady z tego artykułu przydadzą ci się w obu przypadkach.

Czy swoje zwierzęta też jeszcze prowadzisz w tabelach? Kiedy wystarcza Excel, a kiedy opłaca się program, przeczytasz w artykule Zarządzanie alpakami: Excel czy program?