Zarządzanie alpakami: kiedy wystarczy Excel, a kiedy opłaca się program

Jak z arkusza Excel powstało ALPAKA.PRO

Jestem Timm, programista i założyciel ALPAKA.PRO. Kiedy studiowałem, rodzice kolegi z roku przeprowadzili się z Berlina do Rubkow na Pomorzu Przednim i założyli tam Alpaka Idylle. Zajmowałem się wtedy ich stroną internetową. Pewnego dnia Sven opowiedział mi, że planuje hodowlę w Excelu i że przy kilku pokoleniach trudno to już ogarnąć.

Z tej rozmowy powstało ALPAKA.PRO. Pytanie, o którym jest ten artykuł, było więc także moim pierwszym: czy naprawdę potrzeba do tego osobnego programu, czy wystarczy dobrze zbudowany arkusz? To zależy od twojego stada. Dla części właścicieli uczciwa odpowiedź brzmi: Excel wystarczy.

Kiedy Excel w zupełności wystarcza

Jeśli trzymasz kilka wałachów albo samic, nie prowadzisz hodowli i nie oferujesz spacerów, nie potrzebujesz specjalistycznego programu. Tabela z imieniem, datą urodzenia, numerem chipa, pochodzeniem i ostatnimi zabiegami obejmuje to, co najważniejsze. Strzyżenie wpisujesz raz w roku do kalendarza, a ponieważ widzisz każde zwierzę codziennie, resztę i tak masz w głowie.

Excel ma przy tym prawdziwe zalety. Program jest już zainstalowany na wielu komputerach, nie musisz uczyć się niczego nowego, a kolumny układasz tak, jak pasuje do twojego gospodarstwa. Nie dochodzi żaden dodatkowy abonament. Kto tak pracuje i jest zadowolony, nie robi nic złego.

Jeden obowiązek dotyczy jednak także małych stad: rejestr stada. Więcej o nim za chwilę.

Gdzie Excel dochodzi do granic

Rzadko dzieje się to nagle. Zwykle plik rośnie razem ze stadem, dostaje nowe zakładki i kolumny, aż w końcu jego prowadzenie zabiera więcej czasu, niż daje przeglądu. W tych miejscach większość zauważa to najpierw.

Rodowód i inbred przez kilka pokoleń

Wpisanie ojca i matki w dwóch kolumnach jest proste. Poziom wyżej robi się żmudnie: po dziadków przeskakujesz do wierszy rodziców, po pradziadków jeszcze raz. Jeśli dochodzą zwierzęta z innych gospodarstw, których przodków nie ma w twoim stadzie, potrzebujesz dodatkowych wierszy albo osobnej zakładki. Właśnie w tym miejscu był wtedy Sven.

Najbardziej waży to przy doborze par. Wspólni przodkowie często pojawiają się dopiero kilka pokoleń wstecz, a po imionach nie widać, czy samica i samiec są spokrewnieni. Współczynnik inbredu można teoretycznie obliczyć także w arkuszu kalkulacyjnym. W praktyce prawie nikt tego nie robi, bo formuły dla kilku pokoleń szybko stają się nieczytelne. Program hodowlany oblicza go dla każdego planowanego kojarzenia, zanim podejmiesz decyzję. Co oznacza ta wartość i jak szybko samodzielnie sprawdzić pojedyncze kojarzenie, pokazuje poradnik Współczynnik inbredu u alpak, z kalkulatorem. Jak oprogramowanie pomaga w planowaniu kryć i przy danych zdrowotnych w hodowli, opisuje artykuł Oprogramowanie dla hodowców alpak: rodowody i planowanie kryć.

Rejestr stada

W Niemczech każdy właściciel alpak i lam musi zgodnie z § 45 Viehverkehrsverordnung prowadzić Bestandsregister (rejestr stada), nawet przy dwóch zwierzętach. Wpisuje się do niego liczbę zwierząt na początek roku oraz każde przybycie i ubycie z datą, a także imię i nazwisko oraz adres dotychczasowego właściciela lub nabywcy. W Excelu to kolejna lista, którą prowadzisz obok listy zwierząt. Gdy urodzi się cria albo sprzedasz zwierzę, wpisujesz to dwa razy, a jeśli obie listy do siebie nie pasują, wyjdzie to najpóźniej podczas kontroli. Program może tworzyć rejestr z danych, które i tak są w kartotece zwierzęcia. Jakie dokładnie dane są wymagane, wyjaśnia artykuł o rejestrze stada alpak.

Terminy: szczepienie, odrobaczanie, poród

Tabela o niczym ci nie przypomni. Czy zbliża się kolejne szczepienie, czy trzeba zrobić badanie kału albo czy samica wkrótce powinna rodzić, zauważasz dopiero wtedy, gdy otworzysz plik i przeliczysz. Dlatego wielu właścicieli prowadzi dodatkowo kalendarz, a wtedy te same dane są w dwóch miejscach. Przy terminie porodu dochodzi jeszcze to, że ciąża u alpak może się wahać o kilka tygodni. Jak obliczyć go od dnia krycia, pokazuje poradnik o kryciu i ciąży z kalkulatorem.

Kilka osób i obora bez zasięgu

Dopóki plik prowadzi jedna osoba, wszystko działa. Gdy pracuje z nim partner, dzieci albo pracownicy, szybko powstają kopie: jedna na laptopie, jedna w załączniku e-maila, jedna w telefonie. Wspólny plik w chmurze rozwiązuje to częściowo, ale wymaga połączenia, a w oborze czy na pastwisku jest ono często słabe. Waga trafia wtedy na karteczkę, a wieczorem do tabeli, jeśli ktoś o tym pamięta.

Wersje i utrata danych

Plik Excel jest tak bezpieczny jak miejsce, w którym leży. Jeśli komputer się zepsuje, a aktualnej kopii zapasowej nie ma, lata danych hodowlanych przepadają. Do tego dochodzą ciche błędy, na przykład przypadkiem nadpisana komórka albo posortowana kolumna, za którą nie przesunęła się sąsiednia. Często wychodzi to na jaw dopiero po miesiącach.

Rezerwacje spacerów

Kto oferuje spacery z alpakami, oprócz zwierząt zarządza też gośćmi, terminami, płatnościami i voucherami. Z tabelą oznacza to przyjmowanie zapytań telefonicznie lub przez wiadomości, ręczne liczenie wolnych miejsc i sprawdzanie wpłat. Przy kilku terminach w miesiącu to się udaje. W sezonie szybko robi się z tego druga praca. Co powinien umieć system rezerwacji spacerów, przeczytasz w artykule Rezerwacja spacerów z alpakami online.

Excel a program do alpak: porównanie

Tabela zestawia obie drogi obok siebie. W prawej kolumnie widać, co potrafi specjalistyczny program, na przykładzie ALPAKA.PRO.

Pod względem kosztów, wdrożenia i elastyczności Excel wygrywa, a w kwestii tego, do kogo należą dane, własny plik trudno przebić. Program opłaca się, gdy liczą się dla ciebie wiersze niżej: hodowla przez pokolenia, obowiązki takie jak rejestr stada, kilka osób w gospodarstwie albo rezerwacje gości.

Na co zwrócić uwagę przy wyborze programu do alpak

Porównując dostawców, zadaj im te pytania, zanim zaczniesz oglądać poszczególne funkcje.

• Gdzie są przechowywane dane? Serwery w Niemczech lub w UE upraszczają kwestię RODO. Poproś, żeby ci pokazano, kto ma dostęp i jak dane są chronione.
• Jak odzyskam swoje dane? Zapytaj, jakie są eksporty. Jeśli twoje dane utkną w jednym programie, późniejsza zmiana będzie kosztowna.
• Czy dostawca przeniesie moje dotychczasowe dane? Ręczne przepisywanie arkuszy z wielu lat zniechęca wielu do zmiany. Sprawdź wcześniej, czy import jest możliwy i ile kosztuje.
• Ile to kosztuje miesięcznie i co jest w cenie? Nie porównuj tylko ceny podstawowej. Czy aplikacja kosztuje dodatkowo, czy jest limit liczby zwierząt, czy mogą pracować inne osoby?
• Na jak długo się wiążę? Plan z możliwością rezygnacji co miesiąc i okres próbny bez danych płatniczych ograniczają ryzyko. Plan roczny zawsze możesz wybrać później, gdy będziesz pewien.
• Czy aplikacja działa w oborze? Jeśli chcesz wpisywać dane bezpośrednio przy zwierzętach, sprawdź, czy aplikacja działa bez zasięgu i synchronizuje się później oraz na jakie urządzenia jest dostępna.
• Czy program zna wielbłądowate? Zwróć uwagę, czy da się dodawać alpaki, lamy i huarizo i czy dane takie jak włókno i strzyżenie mają swoje miejsce.

Dla porządku, jak wypada na tym tle ALPAKA.PRO: serwery stoją w Niemczech, plany zaczynają się od 5 € miesięcznie i można z nich zrezygnować co miesiąc. Aplikacja iOS jest w cenie każdego planu i działa offline, a na Androidzie korzystasz z aplikacji webowej w przeglądarce. Wszystkie plany ze szczegółami znajdziesz na stronie Cennik.

Przejście bez przepisywania

Najwięcej pracy przy zmianie kryje się w starym arkuszu. W ALPAKA.PRO tę część bierzemy na siebie. Rejestrujesz się, wysyłasz nam plik e-mailem z adresu swojego konta, a my wgrywamy zwierzęta, rodowody i dane zdrowotne, o ile są w pliku. Może to być plik Excel, CSV albo eksport z dotychczasowego programu, bez względu na układ tabeli. Zwykle jest to gotowe w ciągu jednego dnia i nic nie kosztuje, także w okresie próbnym. Jak to działa, opisuje strona główna w sekcji Import danych.

Dzięki temu testujesz na swoich prawdziwych zwierzętach zamiast na przykładowych danych i po 30 dniach decydujesz, czy program jest wart zmiany. Jeśli nie, twój plik Excel przecież nadal istnieje.

Podsumowanie

Przy małym stadzie bez hodowli Excel jest dobrym narzędziem. Jeśli hodujesz przez kilka pokoleń, musisz pilnować terminów wielu zwierząt, współpracujesz z innymi albo sprzedajesz spacery, warto przyjrzeć się specjalistycznemu programowi. Sven był wtedy ze swoją hodowlą właśnie w tym miejscu. Czy twoje stado już do niego doszło, sam ocenisz najlepiej.