Gerir alpacas: quando o Excel chega e quando vale a pena um software

Como uma folha de Excel deu origem ao ALPAKA.PRO

Sou o Timm, programador e fundador do ALPAKA.PRO. Durante o meu curso, os pais de um colega mudaram-se de Berlim para Rubkow, na Pomerânia Ocidental, e fundaram lá a Alpaka Idylle. Na altura, eu tratava do site deles. Um dia, o Sven contou-me que planeava a criação em Excel e que, ao longo de várias gerações, já era quase impossível ter uma visão de conjunto.

Foi dessa conversa que nasceu o ALPAKA.PRO. A pergunta deste artigo foi, portanto, também a minha primeira: é mesmo preciso um software próprio para isto, ou chega uma folha de cálculo bem feita? Depende do teu rebanho. Para alguns detentores, a resposta honesta é: o Excel chega.

Quando o Excel chega perfeitamente

Se tens alguns machos castrados ou fêmeas, não fazes criação e não ofereces passeios, não precisas de um software especializado. Uma folha com nome, data de nascimento, número do microchip, origem e os últimos tratamentos cobre o mais importante. Marcas a tosquia no calendário uma vez por ano e, como vês cada animal todos os dias, o resto já tens de cabeça.

O Excel tem vantagens reais. O programa já está instalado em muitos computadores, não tens de aprender nada de novo e crias as colunas como fizer sentido para a tua quinta. Não há nenhuma subscrição adicional. Quem trabalha assim e está satisfeito não está a fazer nada de errado.

Há, no entanto, uma obrigação que vale também para rebanhos pequenos: o registo do efetivo. Já lá vamos.

Onde o Excel atinge os seus limites

Raramente acontece de uma vez. Normalmente o ficheiro cresce com o rebanho, ganha novos separadores e colunas e, a certa altura, mantê-lo custa mais tempo do que a visão de conjunto que a folha dá. É nestes pontos que a maioria dá por isso primeiro.

Genealogia e consanguinidade ao longo de várias gerações

Registar o pai e a mãe em duas colunas é simples. Um nível acima já dá trabalho: para os avós saltas para as linhas dos pais, para os bisavós outra vez. Se entram animais de outras quintas cujos antepassados não estão no teu rebanho, precisas de linhas adicionais ou de um separador próprio. Era exatamente aí que o Sven estava na altura.

É na escolha dos casais que isto pesa mais. Os antepassados comuns muitas vezes só aparecem algumas gerações atrás, e pelos nomes não se vê se a fêmea e o macho são parentes. Em teoria, também se pode calcular um coeficiente de consanguinidade numa folha de cálculo. Na prática quase ninguém o faz, porque as fórmulas ao longo de várias gerações depressa se tornam confusas. Um software de criação calcula-o para cada acasalamento planeado, antes de tomares a decisão. O guia Coeficiente de consanguinidade em alpacas, com calculadora mostra o que o valor significa e como verificas tu mesmo, rapidamente, um acasalamento concreto. Como o software ajuda no planeamento das cobrições e nos dados de saúde na criação, explica o artigo Software para criadores de alpacas: genealogia e cobrições.

O registo do efetivo

Na Alemanha, todos os detentores de alpacas e lamas têm de manter um Bestandsregister (registo do efetivo) segundo o § 45 da Viehverkehrsverordnung, mesmo com dois animais. Nele constam o número de animais no início do ano e cada entrada e saída, com a data e o nome e a morada do anterior proprietário ou do comprador. Em Excel, é mais uma lista que manténs ao lado da lista de animais. Quando nasce uma cria ou vendes um animal, registas tudo duas vezes, e se as duas listas não baterem certo, isso nota-se o mais tardar numa inspeção. Um software pode criar o registo a partir dos dados que já estão na ficha do animal. Que dados são exigidos exatamente, explica o artigo sobre o registo do efetivo de alpacas.

Datas: vacinação, desparasitação, parto

Uma folha de cálculo não te lembra de nada. Se a próxima vacina está a chegar, se há uma análise de fezes pendente ou se uma fêmea deve parir em breve, só dás por isso quando abres o ficheiro e fazes as contas. Por isso, muitos detentores mantêm também um calendário, e então os mesmos dados ficam em dois sítios. No caso da data do parto, há ainda o facto de a gestação das alpacas poder variar várias semanas. Como a calcular a partir do dia da cobrição, mostra o guia sobre cobrição e gestação com calculadora.

Várias pessoas e o estábulo sem rede

Enquanto uma só pessoa mantém o ficheiro, corre bem. Quando o parceiro, os filhos ou funcionários também trabalham com ele, surgem depressa cópias: uma no portátil, uma num anexo de e-mail, uma no telemóvel. Um ficheiro partilhado na nuvem resolve isto em parte, mas precisa de ligação, e no estábulo ou na pastagem ela costuma ser fraca. O peso vai então parar a um papel e, à noite, à folha de cálculo, se alguém se lembrar.

Versões e perda de dados

Um ficheiro Excel é tão seguro como o sítio onde está guardado. Se o computador avariar e não houver uma cópia de segurança atual, anos de dados de criação desaparecem. A isto juntam-se erros silenciosos, como uma célula sobrescrita por engano ou uma coluna ordenada sem que a coluna ao lado a tenha acompanhado. Muitas vezes, isto só se nota meses depois.

Reservas de passeios

Quem oferece passeios com alpacas gere, além dos animais, também clientes, datas, pagamentos e vales. Com uma folha de cálculo, isso significa aceitar pedidos por telefone ou mensagem, contar os lugares livres à mão e verificar os pagamentos recebidos. Com algumas datas por mês, dá. Na época alta, depressa se torna um segundo emprego. O que um sistema de reservas para passeios deve fazer está no artigo Reservas online para passeios com alpacas.

Excel e software para alpacas em comparação

A tabela põe os dois caminhos lado a lado. Na coluna da direita está o que um software especializado pode fazer, com o ALPAKA.PRO como exemplo.

Nos custos, na aprendizagem e na flexibilidade, o Excel leva vantagem, e na questão de a quem pertencem os dados, um ficheiro próprio é difícil de bater. Um software compensa quando as linhas mais abaixo contam para ti: criação ao longo de gerações, obrigações como o registo do efetivo, várias pessoas na exploração ou reservas de clientes.

O que ter em conta num software para alpacas

Se comparares fornecedores, faz-lhes estas perguntas antes de olhares para funções individuais.

• Onde ficam os dados? Servidores na Alemanha ou na UE simplificam a questão do RGPD. Pede que te mostrem quem tem acesso e como os dados estão protegidos.
• Como volto a tirar os meus dados? Pergunta que exportações existem. Se os teus dados ficarem presos num programa, uma mudança mais tarde sai cara.
• O fornecedor transfere os meus dados atuais? Passar à mão anos de folhas de cálculo afasta muita gente da mudança. Esclarece antes se a importação é possível e quanto custa.
• Quanto custa por mês e o que está incluído? Não compares só o preço base. A app custa à parte, há um limite de animais, podem trabalhar outras pessoas contigo?
• Durante quanto tempo fico vinculado? Um plano com cancelamento mensal e um período de teste sem dados de pagamento mantêm o risco baixo. Um plano anual podes sempre escolher mais tarde, quando tiveres a certeza.
• A app funciona no estábulo? Se quiseres registar dados diretamente junto dos animais, verifica se a app funciona sem rede e sincroniza depois, e para que dispositivos existe.
• O software conhece os camelídeos? Confirma que é possível criar alpacas, lamas e huarizos e que dados como a fibra e a tosquia têm o seu lugar.

Para situar o ALPAKA.PRO nestes pontos: os servidores estão na Alemanha, os planos começam em 5 € por mês e podem ser cancelados mensalmente. A app iOS está incluída em todos os planos e funciona offline; no Android usas a web app no browser. Todos os planos em detalhe estão na página Preços.

Mudar sem escrever tudo de novo

A maior parte do trabalho numa mudança está na folha antiga. No ALPAKA.PRO, essa parte fica connosco. Registas-te, envias-nos o teu ficheiro por e-mail a partir do endereço da tua conta, e nós importamos animais, genealogias e dados de saúde, na medida em que constem do ficheiro. Pode ser um ficheiro Excel, um CSV ou uma exportação do teu programa atual, seja qual for a estrutura da tabela. Normalmente fica feito no prazo de um dia e não custa nada, nem durante o período de teste. Como funciona, explica a página inicial em Importação de dados.

Assim experimentas com os teus animais reais em vez de dados de exemplo e decides, ao fim dos 30 dias, se o software vale a mudança. Se não valer, o teu ficheiro Excel continua lá.

Conclusão

Para um rebanho pequeno sem criação, o Excel é uma boa ferramenta. Se crias ao longo de várias gerações, tens de acompanhar as datas de muitos animais, trabalhas com outras pessoas ou vendes passeios, vale a pena olhar para um software especializado. Na altura, o Sven estava nesse ponto com a sua criação. Se o teu rebanho já lá chegou, és tu quem melhor o pode avaliar.