Reservas online para passeios com alpacas: menos telefone, menos lugares vazios

Quando o telefone toca à hora de dar de comer

É de manhã cedo, estás no pasto com a rede de feno na mão e o telemóvel toca. Uma família quer quatro lugares para domingo. Dizes que sim, porque tens as mãos ocupadas e não consegues ver o calendário. À noite reparas que, assim, o passeio ficou com mais reservas do que lugares. Três lugares já estavam ocupados, dois por WhatsApp e um por e-mail.

No dia seguinte, outro grupo escreve a dizer que afinal não vem. Ainda não pagou nada, o lugar fica vazio, e às pessoas que perguntaram na semana passada já disseste que não havia vaga. Depois aparece alguém ao portão com um vale escrito à mão do Natal passado, e já ninguém se lembra se era para uma pessoa ou para duas.

Cada uma destas coisas, sozinha, resolve-se. Juntas, custam horas todas as semanas, e precisamente na altura em que há mais trabalho na quinta.

O que um sistema de reservas para experiências com animais tem de fazer

Um calendário como os que usam cabeleireiros ou alojamentos de férias só serve em parte numa quinta de alpacas. Num passeio, o número de lugares depende dos animais, e os animais têm os seus próprios limites. São estes os pontos que contam.

Horários e tamanho do grupo

Quantos clientes podem participar depende de quantos animais caminham nesse dia e de quantas pessoas partilham um animal. Os acompanhantes sem animal próprio não precisam de corda, mas precisam de um lugar no grupo. Um bom sistema conta as duas coisas em separado e permite preços diferentes. Deixa tempo suficiente entre dois passeios para os animais poderem beber e descansar.

Pagamento antecipado

Quem paga ao reservar comprometeu-se. Isso reduz o número de clientes que simplesmente não aparecem, e no dia do passeio não tens de contar dinheiro nem conferir transferências. Garante que o dinheiro chega diretamente à tua conta e que os meios de pagamento habituais estão disponíveis.

Regras de cancelamento

Define para cada oferta até quando o cancelamento é gratuito e o que se aplica depois. Os clientes devem ver estas regras antes de reservar, e o sistema deve aplicá-las sozinho. Assim não tens de negociar cada cancelamento um a um.

Cancelamento pela quinta

Trovoada, tempestade, muito calor ou um animal doente: às vezes és tu que tens de cancelar. Nessa altura precisas dos contactos de todos os clientes num só sítio e de uma regra clara sobre se há uma data alternativa ou a devolução do dinheiro. Escreve essa regra na descrição da oferta antes de acontecer o primeiro caso.

Lista de espera

Se um passeio estiver esgotado, os interessados devem poder inscrever-se. Quando um lugar fica livre, recebem um aviso. Sem lista de espera, depois de um cancelamento fica normalmente um lugar vazio, apesar de haver procura.

Lembretes aos clientes

Uma mensagem na véspera do passeio com a hora, o ponto de encontro, como chegar e dicas sobre a roupa poupa-te muitas perguntas. Também reduz o número de clientes que esperam no parque de estacionamento errado ou aparecem de sandálias.

Vales

Os passeios com alpacas são muitas vezes oferecidos, sobretudo no Natal e em aniversários. Um vale que os clientes compram online e usam com um código não pode ser usado duas vezes, e vês a qualquer momento que vales ainda estão por usar. Dão jeito dois tipos: um valor fixo ou um passeio específico.

Bem-estar animal

Nenhum sistema de reservas sabe quanto os teus animais aguentam. Isso decides tu. Define quantos passeios um animal faz por dia e por semana, e planeia dias de descanso. Os animais que nesse momento estejam agitados ou em baixo ficam em casa. Nos dias de calor, os passeios de manhã cedo ou ao fim da tarde são melhores para os animais do que com o calor do meio-dia. Oferece só as datas que o teu rebanho aguenta bem. O que não disponibilizas, ninguém pode reservar.

Regras claras, seja qual for a ferramenta

Estes pontos ajudam-te mesmo que continues a aceitar reservas por telefone. Com reservas online tornam-se mais importantes, porque os clientes já não fazem as perguntas numa conversa.

• Descreve a oferta com precisão. Duração, extensão do percurso, quão exigente é o caminho, se há uma pausa e o que está incluído no preço.
• Indica uma idade mínima. A partir de que idade pode uma criança conduzir um animal sozinha, e até quando só com um adulto? Isso tem de estar na descrição antes de chegar uma família com uma criança pequena.
• Diz o que os clientes devem vestir. Calçado firme e roupa que se possa sujar. Em pastos e caminhos de terra raramente alguma coisa fica limpa.
• Descreve o ponto de encontro. Morada, onde se estaciona e onde exatamente se encontram, sobretudo se a quinta for difícil de encontrar.
• Escreve regras de cancelamento justas. Cancelamento gratuito até um prazo claro, depois um valor parcial, e, se for a quinta a cancelar, uma data alternativa ou a devolução do dinheiro. As regras têm de aparecer antes da reserva, e não só no e-mail de confirmação.
• Planeia a capacidade de forma realista. Conta com os animais que caminham de forma fiável, não com o rebanho inteiro. E com as pessoas: quantos clientes consegue uma pessoa vigiar durante o percurso?

Há um ponto que vem ainda antes da forma de reservar. Na Alemanha, para passeios pagos precisas de uma autorização segundo o § 11 da Tierschutzgesetz (lei de proteção dos animais), e um seguro de responsabilidade civil privado para animais não cobre estes passeios. O que mais é preciso está resumido na página Direito e obrigações. Isto não substitui aconselhamento. Em caso de dúvida, pergunta ao Veterinäramt (serviço veterinário oficial) competente.

Telefone e WhatsApp ou reservas online?

Os dois caminhos têm os seus pontos fortes. A tabela põe-nos lado a lado.

O telefone tem o seu lugar, só se torna mais trabalhoso a cada data a mais. Muitas quintas dão-se bem a combinar as duas coisas: as datas habituais ficam online, e para grupos, festas de aniversário de crianças e pedidos especiais o número de telefone continua na página.

O ALPAKA.PRO como exemplo

O ALPAKA.PRO é o nosso software para explorações de alpacas e lamas, e os passeios são um dos seus módulos. É assim que cobre os pontos acima:

• Datas e lugares. Defines data, hora, duração, número de participantes e preço, e as datas recorrentes configuras uma única vez. Os participantes com alpaca própria e os acompanhantes são contados em separado. São possíveis reservas individuais, grupos fechados e festas de aniversário de crianças.
• Página de reservas. Cada quinta recebe automaticamente uma página pública de reservas, onde os clientes veem as datas livres e reservam diretamente. Não precisas de um site próprio para isso.
• Pagamento. Os clientes pagam no momento da reserva com cartão de crédito, débito direto SEPA, Apple Pay ou Google Pay. O dinheiro chega através do Stripe diretamente à tua conta. O ALPAKA.PRO não cobra comissões sobre as reservas; pelo processamento dos pagamentos, o Stripe cobra as suas próprias taxas.
• Regras de cancelamento. Defines-as para cada oferta. São mostradas no momento da reserva e aplicadas automaticamente, sem reembolsos manuais.
• Vales. Vales de valor e de passeio com o teu próprio design, comprados e usados online.
• Lista de espera e lembretes. A lista de espera avisa quando há lugares livres, e 24 horas antes do passeio os clientes recebem um e-mail de lembrete com indicações de acesso e dicas.
• Dia do passeio. Abres a app, fazes o check-in dos participantes e pronto.

Quantas vezes um animal sai continua a ser decisão tua, através das datas e dos lugares que crias. Os passeios estão incluídos em todos os planos. O Small, até 10 animais, custa 5 € por mês, o Basic, sem limite de animais, 15 €, sempre acrescidos de IVA e com cancelamento mensal. Os primeiros 30 dias são grátis. Todas as funcionalidades estão na página Passeios com alpacas, e os planos em Preços.

O que dizem as quintas que reservam assim

Duas quintas que organizam os seus passeios com o ALPAKA.PRO deixaram-nos mostrar as suas avaliações.

«Neste momento usamos a app sobretudo para as marcações e a organização – e poupamos imenso tempo com isso. Tudo funciona de forma fiável e sem complicações.»

— Jürgen, Schumachers Alpaka-Jungs, Brüggen

«Tenho uma boa visão geral das minhas reservas.»

— Lisa Marie, alpacas for happiness

Quando vale a pena mudar

Com algumas datas por mês e clientes que gostam de telefonar, safas-te bem com o telefone e o calendário. As reservas online valem a pena quando os pedidos chegam por vários canais, quando os cancelamentos em cima da hora te custam lugares com regularidade ou quando queres vender vales sem andar a gerir papelinhos. As regras deste artigo precisas delas nos dois casos.

Também ainda geres os teus animais em folhas de cálculo? Quando o Excel chega e quando vale a pena um software está no artigo Gerir alpacas: Excel ou software?