Evidence alpak: kdy stačí Excel a kdy se vyplatí software

Jak se z excelové tabulky stalo ALPAKA.PRO

Jsem Timm, vývojář softwaru a zakladatel ALPAKA.PRO. Když jsem studoval, rodiče jednoho spolužáka se přestěhovali z Berlína do Rubkowa v Předním Pomořansku a založili tam Alpaka Idylle. Tehdy jsem se staral o jejich web. Jednou mi Sven vyprávěl, že chov plánuje v Excelu a že se to přes několik generací už skoro nedá uhlídat.

Z toho rozhovoru vzniklo ALPAKA.PRO. Otázka, o které je tento článek, tedy byla i moje první: je na to opravdu potřeba vlastní software, nebo stačí dobře postavená tabulka? Záleží na tvém stádu. Pro některé chovatele zní upřímná odpověď: Excel stačí.

Kdy Excel úplně stačí

Když máš pár valachů nebo klisen, nevěnuješ se chovu a nenabízíš procházky, speciální software nepotřebuješ. Tabulka se jménem, datem narození, číslem čipu, původem a posledními ošetřeními pokryje to nejdůležitější. Stříhání si jednou za rok zapíšeš do kalendáře, a protože každé zvíře vidíš denně, zbytek máš stejně v hlavě.

Excel má přitom skutečné výhody. Program je na spoustě počítačů už nainstalovaný, nemusíš se učit nic nového a sloupce si založíš tak, jak to sedí tvé farmě. Žádné další předplatné nepřibude. Kdo takhle pracuje a je spokojený, nedělá nic špatně.

Jedna povinnost ale platí i pro malá stáda: Bestandsregister. K tomu za chvíli.

Kde Excel naráží na hranice

Málokdy se to stane naráz. Většinou soubor roste se stádem, přibývají nové listy a sloupce, a jednou začne údržba stát víc času, než kolik přehledu tabulka přináší. Na těchto místech si toho většina chovatelů všimne nejdřív.

Rodokmen a příbuzenská plemenitba přes několik generací

Zapsat otce a matku do dvou sloupců je jednoduché. O úroveň dál to začíná být pracné: kvůli prarodičům přeskakuješ na řádky rodičů, kvůli praprarodičům ještě jednou. Když přibudou zvířata z jiných farem, jejichž předci ve tvém stádu nejsou, potřebuješ další řádky nebo vlastní list. Přesně v tomhle bodě byl tehdy Sven.

Nejvíc se to projeví při plánování páření. Společní předci se často objeví až několik generací zpátky a ze jmen nepoznáš, jestli jsou klisna a hřebec příbuzní. Koeficient příbuzenské plemenitby se teoreticky dá spočítat i v tabulkovém procesoru. V praxi to skoro nikdo nedělá, protože vzorce přes několik generací rychle přestanou být přehledné. Chovatelský software ho spočítá pro každé plánované páření dřív, než se rozhodneš. Co tato hodnota znamená a jak si jednotlivé páření rychle ověříš, ukazuje průvodce Koeficient příbuzenské plemenitby u alpak s kalkulačkou. Jak software v chovu pomáhá s plánováním připouštění a zdravotními údaji, popisuje článek Software pro chovatele alpak: rodokmeny.

Bestandsregister

V Německu musí každý chovatel alpak a lam podle § 45 Viehverkehrsverordnung (německého nařízení o přemísťování hospodářských zvířat) vést Bestandsregister, i když má jen dvě zvířata. Patří do něj počet zvířat na začátku roku a každý přírůstek a úbytek s datem a se jménem a adresou dosavadního vlastníka nebo kupujícího. V Excelu je to další seznam, který vedeš vedle seznamu zvířat. Když se narodí cria nebo prodáš zvíře, zapisuješ to dvakrát, a když si oba seznamy neodpovídají, ukáže se to nejpozději při kontrole. Software umí registr sestavit z údajů, které jsou tak jako tak v kartě zvířete. Jaké údaje se přesně požadují, vysvětluje článek o Bestandsregister pro alpaky.

Termíny: očkování, odčervení, porod

Tabulka ti nic nepřipomene. Jestli je na řadě další očkování, vyšetření trusu nebo jestli by klisna měla brzy rodit, zjistíš, až když soubor otevřeš a přepočítáš. Mnoho chovatelů proto vede navíc kalendář, a pak jsou stejné údaje na dvou místech. U termínu porodu se k tomu přidává, že březost u alpak může kolísat o několik týdnů. Jak ho spočítat ode dne připuštění, ukazuje průvodce Připouštění a březost s kalkulačkou.

Více lidí a stáj bez signálu

Dokud soubor vede jeden člověk, funguje to. Když se zapojí partner, děti nebo zaměstnanci, rychle vznikají kopie: jedna na notebooku, jedna v příloze e-mailu, jedna v mobilu. Sdílený soubor v cloudu to částečně řeší, potřebuje ale připojení, a to je ve stáji nebo na pastvině často slabé. Hmotnost pak skončí na papírku a večer v tabulce, pokud si na to člověk vzpomene.

Verze a ztráta dat

Excelový soubor je jen tak bezpečný jako místo, kde leží. Když se pokazí počítač a neexistuje aktuální záloha, jsou roky chovatelských dat pryč. K tomu se přidávají tiché chyby, třeba omylem přepsaná buňka nebo seřazený sloupec, se kterým se sousední sloupec neposunul. Něco takového se často ukáže až po měsících.

Rezervace procházek

Kdo nabízí procházky s alpakami, spravuje kromě zvířat i hosty, termíny, platby a poukazy. S tabulkou to znamená: přijímat poptávky telefonem nebo zprávou, ručně počítat volná místa, kontrolovat příchozí platby. Při pár termínech měsíčně to jde. V sezóně se z toho rychle stane druhá práce. Co by měl rezervační systém pro procházky umět, najdeš v článku Rezervace procházek s alpakami online.

Excel a software pro alpaky ve srovnání

Tabulka staví obě cesty vedle sebe. V pravém sloupci je, co dokáže specializovaný software, s ALPAKA.PRO jako příkladem.

V nákladech, zaučení a flexibilitě vede Excel, a v otázce, komu data patří, se vlastní soubor těžko překonává. Software se vyplatí, když pro tebe mají váhu řádky níž v tabulce: chov přes generace, povinnosti jako Bestandsregister, víc lidí na farmě nebo rezervace hostů.

Na co se dívat u softwaru pro alpaky

Když porovnáváš poskytovatele, polož jim tyto otázky dřív, než se začneš dívat na jednotlivé funkce.

• Kde jsou data uložená? Servery v Německu nebo v EU otázku GDPR zjednodušují. Nech si ukázat, kdo má přístup a jak jsou data chráněná.
• Jak dostanu svá data zase ven? Zeptej se, jaké exporty existují. Když tvoje data uvíznou v jednom programu, pozdější přechod se prodraží.
• Převezme poskytovatel moje stávající data? Ručně přepisovat roky tabulek odrazuje od přechodu mnoho lidí. Předem si ujasni, jestli je import možný a kolik stojí.
• Kolik to stojí měsíčně a co je v ceně? Neporovnávej jen základní cenu. Platí se aplikace zvlášť, je tu limit na počet zvířat, mohou se zapojit další lidé?
• Jak dlouho jsem vázaný? Tarif s měsíční výpovědí a zkušební doba bez platebních údajů drží riziko nízko. Roční tarif si můžeš zvolit i později, až si budeš jistý.
• Funguje aplikace ve stáji? Když chceš zapisovat údaje přímo u zvířat, ověř si, jestli aplikace běží bez signálu a později data synchronizuje, a pro jaká zařízení existuje.
• Zná software kamelidy? Dej pozor, jestli v něm můžeš založit alpaky, lamy i huarizy a jestli mají své místo údaje jako vlákno a stříhání.

Pro představu, jak je na tom ALPAKA.PRO: servery stojí v Německu, tarify začínají na 5 € měsíčně a dají se vypovědět měsíčně. Aplikace pro iOS je v ceně každého tarifu a funguje offline, na Androidu používáš webovou aplikaci v prohlížeči. Všechny tarify podrobně najdeš na stránce Ceník.

Přechod bez přepisování

Nejvíc práce při přechodu je ve staré tabulce. U ALPAKA.PRO tuhle část přebíráme my. Zaregistruješ se, pošleš nám soubor e-mailem z adresy svého účtu a my nahrajeme zvířata, rodokmeny a zdravotní údaje, pokud jsou v souboru. Může to být soubor Excel, CSV nebo export z tvého dosavadního programu, ať je tabulka uspořádaná jakkoli. Většinou je to hotové do jednoho dne a nic to nestojí, ani ve zkušební době. Jak to probíhá, najdeš na úvodní stránce v části Import dat.

Testuješ tak se svými skutečnými zvířaty místo ukázkových dat a po 30 dnech se rozhodneš, jestli ti software za přechod stojí. Pokud ne, svůj excelový soubor pořád máš.

Závěr

Pro malé stádo bez chovu je Excel dobrý nástroj. Když chováš přes několik generací, musíš hlídat termíny u mnoha zvířat, spolupracuješ s dalšími lidmi nebo prodáváš procházky, vyplatí se podívat se na specializovaný software. Sven byl tehdy se svým chovem přesně v tomhle bodě. Jestli je tvoje stádo už tak daleko, posoudíš nejlíp sám.