Rezervace procházek s alpakami online: méně telefonování, méně prázdných míst

Když telefon zvoní při krmení

Je brzy ráno, stojíš se sítí na seno na pastvině a zazvoní mobil. Rodina chce na neděli čtyři místa. Kývneš na to, protože máš zrovna plné ruce a do kalendáře se podívat nemůžeš. Večer ti dojde, že je procházka tím přeplněná. Tři místa už byla pryč, dvě přes WhatsApp a jedno e-mailem.

Druhý den napíše jiná skupina, že nakonec nepřijede. Zaplaceno ještě neměla, místo zůstane prázdné a lidi, kteří se ptali minulý týden, jsi už odmítl. Pak stojí u brány někdo s ručně psaným poukazem z loňských Vánoc a nikdo už neví, jestli platil pro jednu osobu, nebo pro dvě.

Každá z těch věcí se dá vyřešit. Dohromady to ale každý týden stojí hodiny, a to přesně v době, kdy je na farmě beztak nejvíc práce.

Co musí umět rezervační systém pro zážitky se zvířaty

Kalendář, jaký používají kadeřníci nebo prázdninové apartmány, se na alpačí farmu hodí jen napůl. U procházky závisí počet míst na zvířatech a zvířata mají své vlastní hranice. Na tyhle body to přijde.

Časová okna a velikost skupiny

Kolik hostů může jít, vyplývá z počtu zvířat, která ten den chodí, a z toho, kolik lidí se dělí o jedno zvíře. Doprovod bez vlastního zvířete nepotřebuje vodítko, ale potřebuje místo ve skupině. Dobrý systém počítá obojí zvlášť a umožní různé ceny. Mezi dvěma procházkami nech dost času, aby se zvířata mohla napít a odpočinout si.

Platba předem

Kdo zaplatí při rezervaci, ten se zavázal. Ubude tak hostů, kteří prostě nedorazí, a v den procházky nemusíš počítat hotovost ani párovat bankovní převody. Dej pozor, aby peníze šly přímo na tvůj účet a aby šlo platit běžnými způsoby.

Storno podmínky

Ke každé nabídce urči, do kdy je storno zdarma a co platí potom. Hosté by měli tato pravidla vidět dřív, než si rezervují, a systém by je měl uplatňovat sám. Pak nemusíš vyjednávat o každém zrušení zvlášť.

Zrušení ze strany farmy

Bouřka, vichřice, velké vedro nebo nemocné zvíře: někdy musíš procházku zrušit sám. Pak potřebuješ kontakty na všechny hosty na jednom místě a jasné pravidlo, jestli bude náhradní termín, nebo vrácení peněz. Napiš to pravidlo do popisu nabídky dřív, než nastane první takový případ.

Čekací listina

Když je procházka plně obsazená, měli by se zájemci moct zapsat. Jakmile se uvolní místo, dostanou zprávu. Bez čekací listiny zůstane po zrušení místo většinou prázdné, i když zájem byl.

Připomínky pro hosty

Zpráva den před procházkou s časem, místem srazu, popisem cesty a radami k oblečení ti ušetří spoustu dotazů. Ubude i hostů, kteří stojí na špatném parkovišti nebo přijdou v sandálech.

Poukazy

Procházky s alpakami se často dávají jako dárek, hlavně k Vánocům a k narozeninám. Poukaz, který hosté koupí online a uplatní kódem, nejde použít dvakrát, a ty kdykoli vidíš, které poukazy jsou ještě otevřené. Praktické jsou dva druhy: pevná částka, nebo konkrétní procházka.

Pohoda zvířat

Žádný rezervační systém neví, kolik tvoje zvířata zvládnou. To rozhoduješ ty. Stanov, kolik procházek zvíře ujde za den a za týden, a naplánuj dny odpočinku. Zvířata, která jsou zrovna neklidná nebo nejsou ve formě, zůstanou doma. V horkých dnech jsou pro zvířata lepší procházky brzy ráno nebo večer než v poledním vedru. Nabízej jen tolik termínů, kolik tvoje stádo dobře zvládne. Co neuvolníš, to si nikdo nezarezervuje.

Jasná pravidla, ať používáš jakýkoli nástroj

Tyhle body ti pomůžou i tehdy, když budeš dál rezervovat po telefonu. S online rezervací jsou ještě důležitější, protože hosté se už neptají v rozhovoru.

• Popiš nabídku přesně. Doba trvání, délka trasy, jak náročná cesta je, jestli je přestávka a co je v ceně.
• Uveď minimální věk. Od kolika let smí dítě vést zvíře samo a od kdy jen s dospělým? To patří do popisu dřív, než přijede rodina s batoletem.
• Řekni, co si hosté mají vzít na sebe. Pevné boty a oblečení, které se smí ušpinit. Na pastvinách a polních cestách zůstane čisté máloco.
• Popiš místo srazu. Adresu, kde se parkuje a kde přesně se sejdete, hlavně když se farma špatně hledá.
• Formuluj storno podmínky férově. Storno zdarma do jasné lhůty, potom část ceny a při zrušení ze strany farmy náhradní termín, nebo peníze zpět. Podmínky patří před rezervaci, ne až do potvrzovacího e-mailu.
• Plánuj kapacitu realisticky. Počítej se zvířaty, která spolehlivě chodí, ne s celým stádem. A s lidmi: kolik hostů dokáže jeden člověk na trase uhlídat?

Jedna věc přichází ještě před otázkou, jak se rezervuje. V Německu potřebuješ pro placené procházky povolení podle § 11 Tierschutzgesetz (německý zákon o ochraně zvířat) a soukromé pojištění odpovědnosti chovatele zvířat takové procházky nekryje. Co k tomu patří dál, je shrnuté na stránce Právo a povinnosti. Nenahrazuje to poradenství. V případě pochybností se zeptej na příslušném Veterinäramt (veterinárním úřadu).

Telefon a WhatsApp, nebo online rezervace?

Obě cesty mají své silné stránky. Tabulka je staví vedle sebe.

Telefon má své místo, jen je s každým dalším termínem pracnější. Spousta farem dobře funguje s kombinací obojího: běžné termíny jdou online, pro skupiny, dětské oslavy a zvláštní přání zůstává na stránce telefonní číslo.

ALPAKA.PRO jako příklad

ALPAKA.PRO je náš software pro farmy s alpakami a lamami a procházky jsou jedním z jeho modulů. Takhle pokrývá body uvedené výše:

• Termíny a místa. Nastavíš datum, čas, délku, počet účastníků a cenu, opakované termíny nastavíš jednou. Účastníci s vlastní alpakou a doprovod se počítají zvlášť. Jde to pro jednotlivé rezervace, uzavřené skupiny i dětské oslavy narozenin.
• Rezervační stránka. Každá farma automaticky dostane veřejnou rezervační stránku, kde hosté vidí volné termíny a rovnou si rezervují. Vlastní web k tomu nepotřebuješ.
• Platba. Hosté platí při rezervaci kartou, inkasem SEPA, přes Apple Pay nebo Google Pay. Peníze jdou přes Stripe přímo na tvůj účet. ALPAKA.PRO si nebere žádnou provizi z rezervací, za zpracování plateb si Stripe účtuje vlastní poplatky.
• Storno podmínky. Nastavíš je ke každé nabídce. Zobrazí se při rezervaci a uplatní se automaticky, bez ručního vracení peněz.
• Poukazy. Hodnotové poukazy i poukazy na procházky ve vlastním designu, koupené a uplatněné online.
• Čekací listina a připomínky. Čekací listina dá vědět o volných místech a 24 hodin před procházkou dostanou hosté připomínku e-mailem s popisem cesty a tipy.
• Den procházky. Otevřeš aplikaci, odbavíš účastníky a vyrazíte.

Jak často zvíře chodí, rozhoduješ dál sám, a to termíny a místy, které vytvoříš. Procházky jsou součástí všech tarifů. Small až pro 10 zvířat stojí 5 € měsíčně, Basic bez limitu zvířat 15 €, vždy bez DPH a s měsíční výpovědí. Prvních 30 dní je zdarma. Všechny funkce najdeš na stránce Procházky s alpakami, tarify v ceníku.

Co říkají farmy, které přes něj rezervují

Dvě farmy, které organizují své procházky v ALPAKA.PRO, nám dovolily ukázat jejich hodnocení.

„Aplikaci teď používáme hlavně na rezervace termínů a organizaci – a šetříme tím neuvěřitelně moc času. Všechno funguje spolehlivě a bez komplikací.“

— Jürgen, Schumachers Alpaka-Jungs, Brüggen

„Mám dobrý přehled o svých rezervacích.“

— Lisa Marie, alpacas for happiness

Kdy se přechod vyplatí

Při pár termínech měsíčně a hostech, kteří rádi volají, si s telefonem a kalendářem dobře vystačíš. Online rezervace se vyplatí, když poptávky chodí několika kanály, když tě storna na poslední chvíli pravidelně stojí místa nebo když chceš prodávat poukazy bez spravování papírků. Pravidla z tohoto článku potřebuješ v obou případech.

Vedeš i svoje zvířata ještě v tabulkách? Kdy stačí Excel a kdy se vyplatí software, najdeš v článku Evidence alpak: Excel, nebo software?