Reserva en línea para paseos con alpacas: menos teléfono, menos plazas vacías

Cuando suena el teléfono a la hora de dar de comer

Es temprano, estás en el prado con la red de heno en la mano y suena el móvil. Una familia quiere cuatro plazas para el domingo. Dices que sí, porque tienes las manos ocupadas y no puedes mirar el calendario. Por la noche te das cuenta de que la ruta queda así con más reservas que plazas. Tres plazas ya estaban cogidas, dos por WhatsApp y una por correo.

Al día siguiente otro grupo escribe que al final no vendrá. Todavía no ha pagado nada, la plaza se queda vacía, y a la gente que preguntó la semana pasada ya le dijiste que no había sitio. Luego aparece alguien en la puerta con un bono escrito a mano de las Navidades pasadas, y nadie recuerda si era para una persona o para dos.

Cada una de estas cosas, por separado, tiene solución. Juntas te cuestan horas cada semana, y justo en la época en la que más trabajo hay en la granja.

Qué debe ofrecer un sistema de reservas para experiencias con animales

Un calendario como el que usan peluquerías o apartamentos turísticos solo encaja a medias en una granja de alpacas. En un paseo, el número de plazas depende de los animales, y los animales tienen sus propios límites. Estos son los puntos que importan.

Franjas horarias y tamaño del grupo

Cuántos visitantes pueden venir depende de cuántos animales caminan ese día y de cuántas personas comparten un animal. Los acompañantes sin animal propio no necesitan ronzal, pero sí una plaza en el grupo. Un buen sistema cuenta ambas cosas por separado y permite precios distintos. Deja tiempo suficiente entre dos rutas para que los animales puedan beber y descansar.

Pago por adelantado

Quien paga al reservar se ha comprometido. Así baja el número de visitantes que simplemente no aparecen, y el día del paseo no tienes que contar efectivo ni cuadrar transferencias. Asegúrate de que el dinero llegue directamente a tu cuenta y de que se admitan los medios de pago habituales.

Condiciones de cancelación

Define para cada oferta hasta cuándo la cancelación es gratuita y qué se aplica después. Los visitantes deberían ver estas condiciones antes de reservar, y el sistema debería aplicarlas solo. Así no tienes que negociar cada cancelación por separado.

Cancelación por parte de la granja

Tormenta, viento fuerte, mucho calor o un animal enfermo: a veces eres tú quien tiene que cancelar. Entonces necesitas los contactos de todos los visitantes en un solo lugar y una regla clara sobre si hay otra fecha o se devuelve el dinero. Escribe esa regla en la descripción de la oferta antes de que se dé el primer caso.

Lista de espera

Si una ruta está completa, los interesados deberían poder apuntarse. Cuando se libera una plaza, reciben un aviso. Sin lista de espera, tras una cancelación suele quedar una plaza vacía aunque había demanda.

Recordatorios a los visitantes

Un mensaje el día antes de la ruta con la hora, el punto de encuentro, cómo llegar y consejos sobre la ropa te ahorra muchas preguntas. También reduce el número de visitantes que esperan en el aparcamiento equivocado o llegan en sandalias.

Bonos regalo

Los paseos con alpacas se regalan a menudo, sobre todo en Navidad y por cumpleaños. Un bono que los visitantes compran en línea y canjean con un código no se puede usar dos veces, y ves en todo momento qué bonos siguen pendientes. Son prácticos dos tipos: un importe fijo o una ruta concreta.

Bienestar animal

Ningún sistema de reservas sabe cuánto pueden dar tus animales. Eso lo decides tú. Define cuántas rutas hace un animal al día y a la semana, y planifica días de descanso. Los animales que en ese momento estén nerviosos o tocados se quedan en casa. En los días de calor, las rutas a primera hora de la mañana o por la tarde son mejores para los animales que con el calor del mediodía. Ofrece solo tantas fechas como tu rebaño pueda asumir bien. Lo que no abres, nadie lo puede reservar.

Reglas claras, sea cual sea la herramienta

Estos puntos te ayudan aunque sigas reservando por teléfono. Con una reserva en línea ganan importancia, porque los visitantes ya no hacen sus preguntas en una conversación.

• Describe la oferta con precisión. Duración, longitud del recorrido, lo exigente que es el camino, si hay una pausa y qué incluye el precio.
• Indica una edad mínima. ¿A partir de qué edad puede un niño llevar un animal solo, y hasta cuándo solo con un adulto? Eso va en la descripción antes de que llegue una familia con un niño pequeño.
• Di qué ropa deben llevar los visitantes. Calzado firme y ropa que se pueda manchar. En prados y caminos de tierra rara vez algo queda limpio.
• Describe el punto de encuentro. Dirección, dónde se aparca y dónde exactamente os encontráis, sobre todo si la granja es difícil de encontrar.
• Redacta unas condiciones de cancelación justas. Cancelación gratuita hasta un plazo claro, después un importe parcial, y si cancela la granja, otra fecha o la devolución del dinero. Las condiciones tienen que verse antes de reservar, no solo en el correo de confirmación.
• Planifica la capacidad de forma realista. Cuenta con los animales que caminan de forma fiable, no con todo el rebaño. Y con las personas: ¿a cuántos visitantes puede vigilar una persona durante la ruta?

Hay un punto que va incluso antes de cómo se reserva. En Alemania, para los paseos de pago necesitas una autorización según el § 11 de la Tierschutzgesetz (ley de protección animal), y un seguro privado de responsabilidad civil para animales no cubre estas rutas. Qué más hace falta lo resume la página Obligaciones legales. No sustituye a un asesoramiento. Si tienes dudas, pregunta en el Veterinäramt (oficina veterinaria) competente.

¿Teléfono y WhatsApp o reserva en línea?

Las dos vías tienen sus puntos fuertes. La tabla las pone una al lado de la otra.

El teléfono tiene su sitio, solo que se vuelve más pesado con cada fecha más. A muchas granjas les va bien combinar las dos cosas: las fechas estándar van en línea, y para grupos, cumpleaños infantiles y peticiones especiales el número de teléfono sigue en la página.

ALPAKA.PRO como ejemplo

ALPAKA.PRO es nuestro software para granjas de alpacas y llamas, y los paseos son uno de sus módulos. Así cubre los puntos de arriba:

• Fechas y plazas. Defines fecha, hora, duración, número de participantes y precio, y las citas periódicas las configuras una sola vez. Los participantes con alpaca propia y los acompañantes se cuentan por separado. Se pueden hacer reservas individuales, grupos cerrados y cumpleaños infantiles.
• Página de reservas. Cada granja recibe automáticamente una página pública de reservas en la que los visitantes ven las fechas libres y reservan directamente. No necesitas una web propia.
• Pago. Los visitantes pagan al reservar con tarjeta de crédito, adeudo SEPA, Apple Pay o Google Pay. El dinero llega a tu cuenta directamente a través de Stripe. ALPAKA.PRO no cobra comisión sobre las reservas; por la gestión de los pagos, Stripe cobra sus propias tarifas.
• Condiciones de cancelación. Las defines para cada oferta. Se muestran al reservar y se aplican automáticamente, sin devoluciones manuales.
• Bonos regalo. Bonos de importe y de ruta con tu propio diseño, comprados y canjeados en línea.
• Lista de espera y recordatorios. La lista de espera avisa cuando hay plazas libres, y 24 horas antes de la ruta los visitantes reciben un correo recordatorio con indicaciones y consejos.
• Día del paseo. Abres la app, haces el check-in de los participantes y en marcha.

Cuántas veces sale un animal lo sigues decidiendo tú, con las fechas y plazas que creas. Los paseos están incluidos en todos los planes. Small, hasta 10 animales, cuesta 5 € al mes, y Basic, sin límite de animales, 15 €, siempre más IVA y cancelable cada mes. Los primeros 30 días son gratis. Todas las funciones están en la página Paseos con alpacas, y los planes en Precios.

Lo que dicen las granjas que reservan así

Dos granjas que organizan sus paseos con ALPAKA.PRO nos han permitido mostrar sus opiniones.

«Ahora mismo usamos la app sobre todo para las reservas de citas y la organización — y así ahorramos muchísimo tiempo. Todo funciona de forma fiable y sin complicaciones.»

— Jürgen, Schumachers Alpaka-Jungs, Brüggen

«Tengo una buena visión de conjunto de mis reservas.»

— Lisa Marie, alpacas for happiness

Cuándo merece la pena dar el paso

Con unas pocas fechas al mes y visitantes a los que les gusta llamar, te apañas bien con el teléfono y el calendario. Una reserva en línea merece la pena cuando las solicitudes llegan por varios canales, cuando las cancelaciones de última hora te cuestan plazas con regularidad o cuando quieres vender bonos regalo sin gestionar papelitos. Las reglas de este artículo las necesitas en los dos casos.

¿También llevas a tus animales todavía en hojas de cálculo? Cuándo basta Excel y cuándo merece la pena un software lo cuenta el artículo Gestionar alpacas: ¿Excel o software?