Gestionar alpacas: cuándo basta Excel y cuándo merece la pena un software

Cómo una hoja de Excel se convirtió en ALPAKA.PRO

Soy Timm, desarrollador de software y fundador de ALPAKA.PRO. Durante mis estudios, los padres de un compañero de carrera se mudaron de Berlín a Rubkow, en la Pomerania Occidental, y allí fundaron Alpaka Idylle. Por aquel entonces yo me encargaba de su página web. Un día Sven me contó que planificaba la cría en Excel y que, con varias generaciones, ya era casi imposible tenerlo todo controlado.

De esa conversación nació ALPAKA.PRO. La pregunta de la que trata este artículo fue, por tanto, también la primera que me hice yo: ¿hace falta de verdad un software propio o basta una hoja de cálculo bien hecha? Depende de tu rebaño. Para algunos propietarios, la respuesta honesta es: basta con Excel.

Cuándo Excel es más que suficiente

Si tienes unos cuantos capones o hembras, no crías y no ofreces paseos, no necesitas un software especializado. Una hoja con nombre, fecha de nacimiento, número de microchip, procedencia y últimos tratamientos cubre lo más importante. La esquila la apuntas una vez al año en el calendario, y como ves a cada animal todos los días, el resto lo tienes en la cabeza de todos modos.

Excel tiene ventajas reales. El programa ya está instalado en muchos ordenadores, no tienes que aprender nada nuevo y creas las columnas como mejor encajen con tu granja. No pagas ninguna suscripción adicional. Quien trabaja así y está contento no hace nada mal.

Hay una obligación que también se aplica a los rebaños pequeños: el Bestandsregister. Enseguida hablamos de ello.

Dónde se queda corto Excel

Rara vez ocurre de golpe. Lo normal es que el archivo crezca con el rebaño, gane pestañas y columnas nuevas y que, en algún momento, mantenerlo cueste más tiempo del que la hoja aporta en visión de conjunto. Estos son los puntos donde la mayoría lo nota primero.

Genealogía y consanguinidad a lo largo de varias generaciones

Anotar padre y madre en dos columnas es fácil. Un nivel más allá se vuelve pesado: para los abuelos saltas a las filas de los padres, para los bisabuelos otra vez. Si llegan animales de otras granjas cuyos antepasados no están en tu rebaño, necesitas filas adicionales o una pestaña aparte. Justo en ese punto estaba Sven entonces.

Donde más pesa es al elegir los cruces. Los antepasados comunes a menudo aparecen solo unas cuantas generaciones atrás, y por los nombres no se ve si la hembra y el macho están emparentados. En teoría, un coeficiente de consanguinidad también se puede calcular en una hoja de cálculo. En la práctica casi nadie lo hace, porque con varias generaciones las fórmulas se vuelven enseguida inmanejables. Un software de cría lo calcula para cada cruce previsto, antes de que decidas. Qué significa ese valor y cómo comprobar rápidamente por tu cuenta un cruce concreto lo muestra la guía Coeficiente de consanguinidad en alpacas, con calculadora. Cómo ayuda el software en la planificación de montas y con los datos de salud en la cría lo cuenta el artículo Software de cría de alpacas: pedigrí y montas.

El Bestandsregister

En Alemania, todo propietario de alpacas y llamas debe llevar un Bestandsregister (registro de los animales de la explotación) según el § 45 de la Viehverkehrsverordnung (reglamento alemán sobre el tráfico de ganado), también con dos animales. En él van el número de animales a principio de año y cada alta y cada baja, con la fecha y el nombre y la dirección del propietario anterior o del comprador. En Excel es una lista más que mantienes junto a la lista de animales. Si nace una cría o vendes un animal, lo anotas dos veces, y si las dos listas no cuadran, se nota como muy tarde en una inspección. Un software puede generar el registro a partir de los datos que ya están en la ficha del animal. Qué datos se exigen exactamente lo explica el artículo sobre el Bestandsregister de alpacas.

Citas: vacunación, desparasitación, parto

Una hoja de cálculo no te recuerda nada. Que toca la próxima vacuna, que hay que hacer un análisis de heces o que una hembra debería parir pronto, lo descubres solo cuando abres el archivo y echas cuentas. Por eso muchos propietarios llevan además un calendario, y entonces los mismos datos están en dos sitios. Con la fecha del parto se suma que la gestación de las alpacas puede variar varias semanas. Cómo calcularla a partir del día de la monta lo muestra la guía de monta y gestación con calculadora.

Varias personas y el establo sin cobertura

Mientras una sola persona lleva el archivo, todo va bien. Si colaboran la pareja, los hijos o los empleados, enseguida aparecen copias: una en el portátil, otra adjunta en un correo, otra en el móvil. Un archivo compartido en la nube lo resuelve en parte, pero necesita conexión, y en el establo o en el prado suele ser mala. El peso acaba entonces en un papel y por la noche en la hoja, si alguien se acuerda.

Versiones y pérdida de datos

Un archivo de Excel es tan seguro como el lugar donde está guardado. Si el ordenador se estropea y no hay una copia de seguridad reciente, se pierden años de datos de cría. A eso se suman errores silenciosos, como una celda sobrescrita sin querer o una columna ordenada sin que la de al lado se moviera con ella. Algo así a menudo no se nota hasta meses después.

Reservas de paseos

Quien ofrece paseos con alpacas gestiona, además de los animales, clientes, fechas, pagos y bonos regalo. Con una hoja de cálculo eso significa: recibir las solicitudes por teléfono o por mensaje, contar a mano las plazas libres, comprobar los pagos recibidos. Con unas pocas fechas al mes se puede. En temporada alta se convierte enseguida en un segundo trabajo. Qué debería ofrecer un sistema de reservas para paseos lo cuenta el artículo Reserva en línea para paseos con alpacas.

Excel y software para alpacas, comparados

La tabla pone los dos caminos uno al lado del otro. En la columna de la derecha está lo que puede hacer un software especializado, con ALPAKA.PRO como ejemplo.

En coste, aprendizaje y flexibilidad gana Excel, y en la cuestión de a quién pertenecen los datos, un archivo propio es difícil de superar. Un software merece la pena si para ti cuentan las filas de más abajo: cría a lo largo de generaciones, obligaciones como el Bestandsregister, varias personas en la explotación o reservas de clientes.

En qué fijarte en un software para alpacas

Si comparas proveedores, hazles estas preguntas antes de mirar funciones concretas.

• ¿Dónde están los datos? Los servidores en Alemania o en la UE simplifican la cuestión del RGPD. Pide que te enseñen quién tiene acceso y cómo se protegen los datos.
• ¿Cómo recupero mis datos? Pregunta qué exportaciones hay. Si tus datos quedan atrapados en un programa, cambiar más adelante sale caro.
• ¿El proveedor pasa mis datos actuales? Teclear a mano años de hojas de cálculo frena a muchos a la hora de cambiar. Aclara antes si la importación es posible y cuánto cuesta.
• ¿Cuánto cuesta al mes y qué incluye? No compares solo el precio base. ¿La app se paga aparte, hay un límite de animales, pueden trabajar más personas contigo?
• ¿Cuánto tiempo me comprometo? Un plan cancelable cada mes y una prueba sin datos de pago mantienen el riesgo bajo. Siempre puedes elegir un plan anual cuando lo tengas claro.
• ¿Funciona la app en el establo? Si quieres registrar datos directamente junto a los animales, comprueba si la app funciona sin conexión y sincroniza después, y para qué dispositivos existe.
• ¿Conoce el software a los camélidos? Fíjate en que se puedan dar de alta alpacas, llamas y huarizos y en que datos como la fibra y la esquila tengan su sitio.

Para situar a ALPAKA.PRO en estos puntos: los servidores están en Alemania, los planes empiezan en 5 € al mes y se pueden cancelar cada mes. La app para iOS está incluida en todos los planes y funciona sin conexión; en Android usas la app web en el navegador. Todos los planes en detalle están en la página de precios.

Cambiar sin teclear

La mayor parte del trabajo de un cambio está en la hoja antigua. En ALPAKA.PRO esa parte la hacemos nosotros. Te registras, nos envías tu archivo por correo desde la dirección de tu cuenta y cargamos animales, genealogías y datos de salud, en la medida en que estén en el archivo. Puede ser un archivo de Excel, un CSV o una exportación de tu programa actual, da igual cómo esté organizada la hoja. Normalmente está listo en un día y no cuesta nada, tampoco durante la prueba. Cómo funciona lo explica la página de inicio en Importación de datos.

Así pruebas con tus animales reales en lugar de con datos de ejemplo y decides después de los 30 días si el software te compensa el cambio. Si no, sigues teniendo tu archivo de Excel.

Conclusión

Para un rebaño pequeño sin cría, Excel es una buena herramienta. Si crías a lo largo de varias generaciones, tienes que controlar las citas de muchos animales, trabajas con otras personas o vendes paseos, merece la pena echar un vistazo a un software especializado. Sven estaba en ese punto con su cría. Si tu rebaño ya ha llegado ahí, eso lo puedes valorar mejor tú.