Alpakkavaellusten varaus verkossa: vähemmän puheluita, vähemmän tyhjiä paikkoja

Kun puhelin soi kesken ruokinnan

On aikainen aamu, seisot laitumella heinäverkon kanssa, ja puhelin soi. Perhe haluaa neljä paikkaa sunnuntaiksi. Lupaat, koska kätesi ovat täynnä etkä pysty katsomaan kalenteria. Illalla huomaat, että vaellus on nyt ylivarattu. Kolme paikkaa oli jo mennyt, kaksi WhatsAppissa ja yksi sähköpostilla.

Seuraavana päivänä toinen ryhmä kirjoittaa, ettei se sittenkään pääse. Se ei ole maksanut vielä mitään, paikka jää tyhjäksi, ja viime viikolla kysyneet olet jo ehtinyt torjua. Sitten portilla seisoo joku käsin kirjoitetun lahjakortin kanssa viime joululta, eikä kukaan enää muista, oliko se yhdelle hengelle vai kahdelle.

Jokainen näistä on ratkaistavissa. Yhdessä ne vievät tunteja joka viikko, ja juuri silloin, kun tilalla on muutenkin eniten tekemistä.

Mitä eläinelämysten varausjärjestelmän pitää osata

Kampaamoiden tai lomamökkien käyttämä kalenteri sopii alpakkatilalle vain puoliksi. Vaelluksella paikkojen määrä riippuu eläimistä, ja eläimillä on omat rajansa. Nämä asiat ratkaisevat.

Ajankohdat ja ryhmäkoko

Kuinka monta vierasta pääsee mukaan, riippuu siitä, montako eläintä sinä päivänä kävelee ja kuinka monta henkeä jakaa yhden eläimen. Saattajat ilman omaa eläintä eivät tarvitse talutusnarua mutta tarvitsevat paikan ryhmässä. Hyvä järjestelmä laskee molemmat erikseen ja sallii eri hinnat. Varaa kahden vaelluksen väliin tarpeeksi aikaa, jotta eläimet ehtivät juoda ja levätä.

Maksu etukäteen

Joka maksaa varatessaan, on sitoutunut. Se vähentää vieraita, jotka eivät vain tule paikalle, eikä sinun tarvitse vaelluspäivänä laskea käteistä tai täsmäyttää tilisiirtoja. Varmista, että rahat tulevat suoraan tilillesi ja että tavalliset maksutavat ovat käytössä.

Peruutusehdot

Päätä jokaiselle tarjoukselle, mihin asti peruutus on maksuton ja mitä sen jälkeen pätee. Vieraiden pitäisi nähdä nämä ehdot ennen varaamista, ja järjestelmän pitäisi soveltaa niitä itse. Silloin sinun ei tarvitse neuvotella jokaisesta peruutuksesta erikseen.

Tilan tekemä peruutus

Ukkonen, myrsky, kova helle tai sairas eläin: joskus joudut perumaan itse. Silloin tarvitset kaikkien vieraiden yhteystiedot yhdessä paikassa ja selvän säännön siitä, tarjotaanko korvaava aika vai rahat takaisin. Kirjoita sääntö tarjouksen kuvaukseen ennen kuin ensimmäinen tapaus sattuu.

Jonotuslista

Jos vaellus on täynnä, kiinnostuneiden pitäisi voida ilmoittautua jonoon. Kun paikka vapautuu, he saavat tiedon. Ilman jonotuslistaa peruutuksen jälkeen jää yleensä paikka tyhjäksi, vaikka kysyntää olisi ollut.

Muistutukset vieraille

Vaellusta edeltävänä päivänä lähetetty viesti, jossa on kellonaika, kohtaamispaikka, ajo-ohjeet ja vaatetusvinkit, säästää sinut monelta lisäkysymykseltä. Se vähentää myös vieraita, jotka seisovat väärällä parkkipaikalla tai tulevat sandaaleissa.

Lahjakortit

Alpakkavaelluksia annetaan usein lahjaksi, varsinkin jouluna ja syntymäpäivinä. Lahjakorttia, jonka vieraat ostavat verkossa ja lunastavat koodilla, ei voi käyttää kahdesti, ja näet koko ajan, mitkä lahjakortit ovat vielä käyttämättä. Kaksi tyyppiä on käytännöllisiä: kiinteä summa tai tietty vaellus.

Eläinten hyvinvointi

Mikään varausjärjestelmä ei tiedä, kuinka paljon eläimesi jaksavat. Sen päätät sinä. Päätä, montako vaellusta eläin kulkee päivässä ja viikossa, ja suunnittele lepopäivät. Eläimet, jotka ovat juuri levottomia tai huonovointisia, jäävät kotiin. Helteellä vaellukset varhain aamulla tai illalla ovat eläimille parempia kuin keskipäivän kuumuudessa. Tarjoa vain niin monta ajankohtaa kuin laumasi hyvin jaksaa. Mitä et avaa varattavaksi, sitä ei kukaan voi varata.

Selkeät säännöt työkalusta riippumatta

Nämä kohdat auttavat sinua silloinkin, kun otat varauksia edelleen puhelimitse. Verkkovarauksessa niiden merkitys kasvaa, koska vieraat eivät enää kysy kysymyksiään keskustelussa.

• Kuvaa tarjous tarkasti. Kesto, reitin pituus, kuinka raskas reitti on, onko tauko ja mitä hintaan sisältyy.
• Kerro alaikäraja. Minkä ikäisenä lapsi saa taluttaa eläintä itse, ja mistä iästä alkaen vain aikuisen kanssa? Se kuuluu kuvaukseen ennen kuin perhe saapuu taaperon kanssa.
• Kerro, mitä vieraiden kannattaa pukea päälle. Tukevat kengät ja vaatteet, jotka saavat likaantua. Laitumilla ja peltoteillä harvoin mikään pysyy puhtaana.
• Kuvaa kohtaamispaikka. Osoite, missä pysäköidään ja missä tarkalleen tavataan, varsinkin jos tila on vaikea löytää.
• Muotoile peruutusehdot reilusti. Maksuton peruutus selvään määräaikaan asti, sen jälkeen osa hinnasta, ja tilan peruessa korvaava aika tai rahat takaisin. Ehtojen paikka on ennen varausta eikä vasta vahvistusviestissä.
• Suunnittele kapasiteetti realistisesti. Laske niiden eläinten mukaan, jotka kävelevät luotettavasti, älä koko lauman. Ja ihmisten mukaan: kuinka monta vierasta yksi ihminen pystyy pitämään silmällä matkan aikana?

Yksi asia tulee jopa ennen kysymystä siitä, miten varataan. Saksassa maksullisiin vaelluksiin tarvitset luvan Tierschutzgesetzin (Saksan eläinsuojelulaki) § 11:n mukaisesti, eikä yksityinen eläimenpitäjän vastuuvakuutus kata tällaisia vaelluksia. Mitä muuta siihen kuuluu, on koottu sivulle Lait ja velvollisuudet. Se ei korvaa neuvontaa. Epäselvissä tapauksissa kysy paikalliselta Veterinäramtilta (eläinlääkintäviranomainen).

Puhelin ja WhatsApp vai verkkovaraus?

Molemmilla tavoilla on vahvuutensa. Taulukko asettaa ne rinnakkain.

Puhelimella on paikkansa, se vain käy jokaisen uuden ajankohdan myötä työläämmäksi. Moni tila pärjää hyvin yhdistämällä molemmat: vakioajankohdat varataan verkossa, ja ryhmiä, lasten synttäreitä ja erikoistoiveita varten puhelinnumero pysyy sivulla.

ALPAKA.PRO esimerkkinä

ALPAKA.PRO on meidän ohjelmistomme alpakka- ja laamatiloille, ja vaellukset ovat yksi sen moduuleista. Näin se kattaa yllä olevat kohdat:

• Ajankohdat ja paikat. Määrität päivän, kellonajan, keston, osallistujamäärän ja hinnan, toistuvat ajankohdat asetat kerran. Omaa alpakkaa taluttavat ja saattajat lasketaan erikseen. Yksittäisvaraukset, suljetut ryhmät ja lasten synttärit ovat mahdollisia.
• Varaussivu. Jokainen tila saa automaattisesti julkisen varaussivun, jolla vieraat näkevät vapaat ajat ja varaavat suoraan. Omaa verkkosivua et tarvitse.
• Maksu. Vieraat maksavat varauksen yhteydessä luottokortilla, SEPA-suoraveloituksella, Apple Paylla tai Google Paylla. Rahat tulevat Stripen kautta suoraan tilillesi. ALPAKA.PRO ei peri välityspalkkiota varauksista, maksujen käsittelystä Stripe perii omat maksunsa.
• Peruutusehdot. Määrität ne tarjouskohtaisesti. Ne näytetään varauksen yhteydessä ja niitä sovelletaan automaattisesti, ilman käsin tehtäviä palautuksia.
• Lahjakortit. Omannäköiset arvo- ja vaelluslahjakortit, ostetaan ja lunastetaan verkossa.
• Jonotuslista ja muistutukset. Jonotuslista ilmoittaa vapautuneista paikoista, ja 24 tuntia ennen vaellusta vieraat saavat muistutusviestin ajo-ohjeineen ja vinkkeineen.
• Vaelluspäivä. Avaat sovelluksen, kirjaat osallistujat sisään ja lähdet matkaan.

Kuinka usein eläin kävelee, päätät edelleen itse luomiesi ajankohtien ja paikkojen kautta. Vaellukset sisältyvät kaikkiin paketteihin. Small enintään 10 eläimelle maksaa 5 € kuukaudessa, Basic ilman eläinrajaa 15 €, molemmat + alv ja kuukausittain irtisanottavissa. Ensimmäiset 30 päivää ovat maksuttomia. Kaikki toiminnot löytyvät sivulta Alpakkavaellukset, paketit sivulta Hinnat.

Mitä sen avulla varaavat tilat sanovat

Kaksi tilaa, jotka järjestävät vaelluksensa ALPAKA.PRO:lla, ovat antaneet meille luvan näyttää arvionsa.

”Käytämme sovellusta tällä hetkellä lähinnä ajanvarauksiin ja organisointiin – ja säästämme sen ansiosta uskomattoman paljon aikaa. Kaikki toimii luotettavasti ja mutkattomasti.”

— Jürgen, Schumachers Alpaka-Jungs, Brüggen

”Minulla on hyvä kokonaiskuva varauksistani.”

— Lisa Marie, alpacas for happiness

Milloin vaihto kannattaa

Muutamalla ajankohdalla kuukaudessa ja vierailla, jotka soittavat mielellään, pärjäät hyvin puhelimella ja kalenterilla. Verkkovaraus kannattaa, kun tiedusteluja tulee usean kanavan kautta, kun viime hetken peruutukset vievät säännöllisesti paikkoja tai kun haluat myydä lahjakortteja ilman lappujen hallintaa. Tämän artikkelin sääntöjä tarvitset kummassakin tapauksessa.

Hallitsetko myös eläimiäsi vielä taulukoissa? Milloin Excel riittää ja milloin ohjelmisto kannattaa, kerrotaan artikkelissa Alpakoiden hallinta: Excel vai ohjelmisto?