Alpakoiden hallinta: milloin Excel riittää ja milloin ohjelmisto kannattaa

Miten Excel-taulukosta tuli ALPAKA.PRO

Olen Timm, ohjelmistokehittäjä ja ALPAKA.PRO:n perustaja. Opiskeluaikanani erään opiskelukaverini vanhemmat muuttivat Berliinistä Rubkowiin Etu-Pommeriin ja perustivat sinne Alpaka Idylle -tilan. Hoidin silloin heidän verkkosivujaan. Eräänä päivänä Sven kertoi minulle, että hän suunnitteli jalostusta Excelissä ja että useamman sukupolven yli kokonaisuutta oli enää vaikea hahmottaa.

Siitä keskustelusta syntyi ALPAKA.PRO. Kysymys, josta tässä artikkelissa on kyse, oli siis myös minun ensimmäiseni: tarvitaanko tähän todella oma ohjelmisto, vai riittääkö hyvin rakennettu taulukko? Se riippuu laumastasi. Joillekin pitäjille rehellinen vastaus kuuluu: Excel riittää.

Milloin Excel riittää hyvin

Jos pidät muutamaa ruunaa tai tammaa, et jalosta etkä tarjoa vaelluksia, et tarvitse erikoisohjelmistoa. Taulukko, jossa on nimi, syntymäaika, sirunumero, alkuperä ja viimeisimmät hoidot, kattaa tärkeimmän. Keritsemisen merkitset kalenteriin kerran vuodessa, ja koska näet jokaisen eläimen päivittäin, muu on joka tapauksessa päässäsi.

Excelillä on tässä todellisia etuja. Ohjelma on valmiiksi asennettuna monella tietokoneella, sinun ei tarvitse opetella mitään uutta, ja teet sarakkeet juuri tilallesi sopiviksi. Erillistä tilausmaksua ei tule. Joka työskentelee näin ja on tyytyväinen, ei tee mitään väärin.

Yksi velvoite koskee kuitenkin myös pieniä laumoja: Bestandsregister. Siitä lisää kohta.

Missä Excelin rajat tulevat vastaan

Harvoin se tapahtuu kerralla. Yleensä tiedosto kasvaa lauman mukana, saa uusia välilehtiä ja sarakkeita, ja jossain vaiheessa ylläpito vie enemmän aikaa kuin taulukko antaa yleiskuvaa. Näissä kohdissa useimmat huomaavat sen ensimmäisenä.

Sukutaulu ja sukusiitos useamman sukupolven yli

Isän ja emän merkitseminen kahteen sarakkeeseen on helppoa. Tasoa pidemmälle se käy työlääksi: isovanhempia varten hyppäät vanhempien riveille, isoisovanhempia varten vielä kerran. Jos mukaan tulee eläimiä muilta tiloilta, joiden esivanhemmat eivät ole laumassasi, tarvitset lisärivejä tai oman välilehden. Juuri tässä kohdassa Sven silloin oli.

Astutuksessa tämä painaa eniten. Yhteiset esivanhemmat tulevat usein esiin vasta muutaman sukupolven takaa, eikä nimistä näe, ovatko tamma ja ori sukua. Sukusiitosasteen voi teoriassa laskea myös taulukkolaskentaohjelmassa. Käytännössä tuskin kukaan tekee niin, koska kaavat muuttuvat useamman sukupolven yli nopeasti sekaviksi. Jalostusohjelmisto laskee sen jokaiselle suunnitellulle astutukselle ennen kuin päätät. Mitä arvo tarkoittaa ja miten tarkistat yksittäisen astutuksen nopeasti itse, näyttää opas Alpakan sukusiitosaste: selitys ja laskuri. Miten ohjelmisto auttaa jalostuksessa astutusten suunnittelussa ja terveystiedoissa, kerrotaan artikkelissa Alpakkajalostuksen ohjelmisto: sukutaulut ja astutusten suunnittelu.

Bestandsregister

Saksassa jokaisen alpakoiden ja laamojen pitäjän on Viehverkehrsverordnungin (Saksan kotieläinten siirtoja koskevan asetuksen) § 45:n mukaan pidettävä Bestandsregisteriä eli eläinluetteloa, myös kahdesta eläimestä. Siihen kuuluvat eläinten määrä vuoden alussa sekä jokainen tulo ja lähtö päivämäärineen ja edellisen omistajan tai ostajan nimi ja osoite. Excelissä se on taas yksi luettelo, jota ylläpidät eläinluettelon rinnalla. Kun cria syntyy tai myyt eläimen, kirjaat sen kahteen kertaan, ja jos luettelot eivät täsmää, se huomataan viimeistään tarkastuksessa. Ohjelmisto voi koota luettelon tiedoista, jotka ovat joka tapauksessa eläimen kansiossa. Mitkä tiedot tarkalleen vaaditaan, kerrotaan artikkelissa alpakoiden eläinluettelosta Saksassa.

Päivämäärät: rokotus, madotus, synnytys

Taulukko ei muistuta sinua mistään. Onko seuraava rokotus erääntymässä, pitääkö ottaa ulostenäyte tai pitäisikö tamman pian synnyttää, huomaat vasta, kun avaat tiedoston ja lasket. Moni pitäjä pitää siksi lisäksi kalenteria, ja silloin samat tiedot ovat kahdessa paikassa. Synnytyksen ajankohdassa tulee vielä se, että alpakoiden tiineyden kesto voi vaihdella useita viikkoja. Miten lasket sen astutuspäivästä, näyttää opas astutuksesta ja tiineydestä laskurin kanssa.

Useampi ihminen ja talli ilman verkkoa

Niin kauan kuin yksi ihminen ylläpitää tiedostoa, kaikki sujuu. Kun puoliso, lapset tai työntekijät ovat mukana, syntyy nopeasti kopioita: yksi kannettavalla, yksi sähköpostin liitteenä, yksi puhelimessa. Pilvessä jaettu tiedosto ratkaisee tämän osittain mutta vaatii yhteyden, ja se on tallissa tai laitumella usein huono. Paino päätyy silloin lapulle ja illalla taulukkoon, jos sen muistaa.

Versiot ja tietojen menetys

Excel-tiedosto on yhtä turvassa kuin paikka, jossa se on. Jos tietokone hajoaa eikä ajantasaista varmuuskopiota ole, vuosien jalostustiedot ovat poissa. Lisäksi tulee hiljaisia virheitä, kuten vahingossa ylikirjoitettu solu tai lajiteltu sarake, jonka mukana viereinen sarake ei siirtynyt. Sellainen huomataan usein vasta kuukausia myöhemmin.

Vaellusten varaukset

Joka tarjoaa alpakkavaelluksia, hallitsee eläinten lisäksi myös vieraita, ajankohtia, maksuja ja lahjakortteja. Taulukolla se tarkoittaa: ota vastaan tiedusteluja puhelimitse tai viestillä, laske vapaat paikat käsin, tarkista maksusuoritukset. Muutamalla ajankohdalla kuukaudessa se onnistuu. Sesongin aikana siitä tulee nopeasti toinen työ. Mitä vaellusten varausjärjestelmän pitäisi osata, kerrotaan artikkelissa Alpakkavaellusten varaus verkossa.

Excel ja alpakkaohjelmisto vertailussa

Taulukko asettaa molemmat tavat rinnakkain. Oikeassa sarakkeessa on se, mihin erikoistunut ohjelmisto pystyy, esimerkkinä ALPAKA.PRO.

Kustannuksissa, käyttöönotossa ja joustavuudessa Excel on edellä, ja kysymyksessä siitä, kenelle tiedot kuuluvat, omaa tiedostoa on vaikea voittaa. Ohjelmisto kannattaa, kun alempana olevat rivit ovat sinulle tärkeitä: jalostus sukupolvien yli, velvoitteet kuten Bestandsregister, useampi ihminen tilalla tai vieraiden varaukset.

Mihin kiinnittää huomiota alpakkaohjelmistossa

Kun vertailet tarjoajia, esitä heille nämä kysymykset ennen kuin katsot yksittäisiä toimintoja.

• Missä tiedot ovat? Palvelimet Saksassa tai EU:ssa helpottavat GDPR-kysymystä. Pyydä näyttämään, kenellä on pääsy tietoihin ja miten ne on suojattu.
• Miten saan tietoni takaisin ulos? Kysy, mitä vientejä on. Jos tietosi ovat jumissa yhdessä ohjelmassa, myöhempi vaihto tulee kalliiksi.
• Siirtääkö tarjoaja olemassa olevat tietoni? Vuosien taulukoiden näppäily käsin estää monia vaihtamasta. Selvitä etukäteen, onnistuuko tuonti ja mitä se maksaa.
• Mitä se maksaa kuukaudessa, ja mitä hintaan sisältyy? Älä vertaa pelkkää perushintaa. Maksaako sovellus erikseen, onko eläinmäärällä raja, voivatko muut ihmiset työskennellä mukana?
• Kuinka pitkäksi aikaa sitoudun? Kuukausittain irtisanottava paketti ja kokeilujakso ilman maksutietoja pitävät riskin pienenä. Vuosipaketin voit valita myöhemmin, kun olet varma.
• Toimiiko sovellus tallissa? Jos haluat kirjata tiedot suoraan eläinten luona, tarkista, toimiiko sovellus ilman verkkoa ja synkronoiko se myöhemmin, ja mille laitteille sitä on saatavilla.
• Tunteeko ohjelmisto kamelieläimet? Varmista, että alpakoita, laamoja ja huarizoja voi lisätä ja että kuidun ja keritsemisen kaltaisille tiedoille on paikka.

Näin ALPAKA.PRO vastaa näihin: palvelimet ovat Saksassa, paketit alkavat 5 eurosta kuukaudessa ja ovat kuukausittain irtisanottavissa. iOS-sovellus sisältyy jokaiseen pakettiin ja toimii offline, Androidilla käytät verkkosovellusta selaimessa. Kaikki paketit yksityiskohtaisesti löytyvät sivulta Hinnat.

Vaihto ilman näppäilyä

Suurin osa vaihdon työstä on vanhassa taulukossa. ALPAKA.PRO:ssa me hoidamme sen osan. Rekisteröidyt, lähetät meille tiedostosi sähköpostilla tilisi osoitteesta, ja me tuomme eläimet, sukutaulut ja terveystiedot siltä osin kuin ne ovat tiedostossa. Se voi olla Excel-tiedosto, CSV tai vienti nykyisestä ohjelmastasi, oli taulukko rakennettu miten tahansa. Yleensä se on valmis päivän sisällä, eikä se maksa mitään, ei myöskään kokeilujakson aikana. Miten se etenee, kerrotaan etusivulla kohdassa Tietojen tuonti.

Näin kokeilet oikeilla eläimilläsi esimerkkitietojen sijaan ja päätät 30 päivän jälkeen, onko ohjelmisto vaihdon arvoinen. Jos ei ole, Excel-tiedostosi on sinulla edelleen tallessa.

Yhteenveto

Pienelle laumalle ilman jalostusta Excel on hyvä työkalu. Jos jalostat useamman sukupolven yli, sinun on pidettävä monen eläimen päivämäärät silmällä, teet työtä muiden kanssa tai myyt vaelluksia, kannattaa katsoa erikoistunutta ohjelmistoa. Sven oli jalostuksensa kanssa silloin tässä kohdassa. Onko laumasi jo siinä vaiheessa, sen arvioit itse parhaiten.