Réservation en ligne de randonnées avec alpagas : moins de téléphone, moins de places vides

Quand le téléphone sonne pendant le nourrissage

Il est tôt le matin, vous êtes au pré avec le filet à foin, et le téléphone sonne. Une famille voudrait quatre places pour dimanche. Vous acceptez, parce que vous avez les mains pleines et ne pouvez pas consulter le calendrier. Le soir, vous vous rendez compte que la randonnée est désormais en surréservation. Trois places étaient déjà prises, deux par WhatsApp et une par e-mail.

Le lendemain, un autre groupe écrit qu’il ne viendra finalement pas. Il n’a encore rien payé, la place reste vide, et vous avez déjà fait patienter les personnes qui avaient demandé la semaine précédente. Puis quelqu’un se présente au portail avec un bon écrit à la main datant du Noël dernier, et plus personne ne sait s’il valait pour une personne ou pour deux.

Chacun de ces problèmes peut se régler. Ensemble, ils coûtent des heures chaque semaine, et justement au moment où il y a de toute façon le plus à faire à la ferme.

Ce qu’un système de réservation pour activités avec des animaux doit savoir faire

Un agenda comme ceux des coiffeurs ou des locations de vacances ne convient qu’à moitié à une ferme d’alpagas. Pour une randonnée, le nombre de places dépend des animaux, et les animaux ont leurs propres limites. Voici les points qui comptent.

Créneaux et taille des groupes

Le nombre d’invités qui peuvent venir dépend du nombre d’animaux qui marchent ce jour-là et du nombre de personnes qui se partagent un animal. Les accompagnateurs sans animal n’ont pas besoin de longe, mais d’une place dans le groupe. Un bon système compte les deux séparément et permet des prix différents. Prévoyez assez de temps entre deux randonnées pour que les animaux puissent boire et se reposer.

Paiement à l’avance

Qui paie en réservant s’est engagé. Cela réduit le nombre d’invités qui ne viennent tout simplement pas, et le jour de la randonnée, vous n’avez pas à compter d’espèces ni à rapprocher des virements. Veillez à ce que l’argent arrive directement sur votre compte et que les moyens de paiement courants soient possibles.

Conditions d’annulation

Fixez pour chaque offre jusqu’à quand une annulation est gratuite et ce qui s’applique ensuite. Les invités doivent voir ces règles avant de réserver, et le système doit les appliquer lui-même. Vous n’avez alors plus à négocier chaque annulation au cas par cas.

Annulation par la ferme

Orage, tempête, forte chaleur ou animal malade : il arrive que vous deviez annuler vous-même. Il vous faut alors les coordonnées de tous les invités au même endroit et une règle claire : une date de remplacement ou le remboursement. Inscrivez cette règle dans la description de l’offre avant que le premier cas ne se présente.

Liste d’attente

Quand une randonnée est complète, les personnes intéressées doivent pouvoir s’inscrire. Si une place se libère, elles sont prévenues. Sans liste d’attente, une annulation laisse le plus souvent une place vide alors qu’il y avait de la demande.

Rappels aux invités

Un message la veille de la randonnée avec l’heure, le point de rendez-vous, l’itinéraire et des conseils vestimentaires vous épargne beaucoup de questions. Il réduit aussi le nombre d’invités qui attendent sur le mauvais parking ou arrivent en sandales.

Bons cadeaux

Les randonnées avec alpagas sont souvent offertes, surtout à Noël et pour les anniversaires. Un bon que les invités achètent en ligne et utilisent avec un code ne peut pas servir deux fois, et vous voyez à tout moment quels bons sont encore en cours. Deux types sont pratiques : un montant fixe ou une randonnée précise.

Bien-être animal

Aucun système de réservation ne sait ce que vos animaux peuvent supporter. C’est vous qui en décidez. Fixez combien de randonnées un animal fait par jour et par semaine, et prévoyez des jours de repos. Les animaux agités ou mal en point du moment restent à la maison. Par temps chaud, les randonnées tôt le matin ou le soir sont meilleures pour les animaux qu’en pleine chaleur de midi. Ne proposez que le nombre de dates que votre troupeau peut bien assumer. Ce que vous n’ouvrez pas, personne ne peut le réserver.

Des règles claires, quel que soit l’outil

Ces points vous aident même si vous continuez à prendre les réservations par téléphone. Avec une réservation en ligne, ils deviennent plus importants, car les invités ne posent plus leurs questions de vive voix.

• Décrivez l’offre avec précision. Durée, longueur du parcours, difficulté du chemin, présence d’une pause et ce qui est compris dans le prix.
• Indiquez un âge minimum. À partir de quel âge un enfant peut-il mener un animal seul, et à partir de quand seulement avec un adulte ? Cela doit figurer dans la description avant qu’une famille n’arrive avec un tout-petit.
• Dites comment s’habiller. Des chaussures solides et des vêtements qui peuvent se salir. Dans les prés et sur les chemins de terre, rien ne reste propre bien longtemps.
• Décrivez le point de rendez-vous. L’adresse, où se garer et où exactement vous vous retrouvez, surtout si la ferme est difficile à trouver.
• Formulez des conditions d’annulation équitables. Une annulation gratuite jusqu’à une échéance claire, ensuite une partie du montant, et en cas d’annulation par la ferme une date de remplacement ou le remboursement. Les conditions doivent apparaître avant la réservation et pas seulement dans l’e-mail de confirmation.
• Planifiez une capacité réaliste. Comptez avec les animaux qui marchent de façon fiable, pas avec tout le troupeau. Et avec les humains : combien d’invités une personne peut-elle garder à l’œil en chemin ?

Un point passe même avant la question de la réservation. En Allemagne, il faut pour des randonnées payantes une autorisation selon le § 11 de la Tierschutzgesetz (loi allemande sur la protection des animaux), et une assurance responsabilité civile privée de détenteur d’animaux ne couvre pas ce type de sorties. Le reste est résumé sur la page Obligations légales. Cela ne remplace pas un conseil personnalisé. En cas de doute, renseignez-vous auprès du Veterinäramt (office vétérinaire) compétent.

Téléphone et WhatsApp ou réservation en ligne ?

Les deux approches ont leurs points forts. Le tableau les met côte à côte.

Le téléphone a sa place, il devient simplement plus pénible à chaque date supplémentaire. Beaucoup de fermes s’en sortent bien en combinant les deux : les dates standard passent en ligne, et pour les groupes, les anniversaires d’enfants et les demandes particulières, le numéro de téléphone reste sur la page.

ALPAKA.PRO comme exemple

ALPAKA.PRO est notre logiciel pour les élevages d’alpagas et de lamas, et les randonnées sont l’un de ses modules. Voici comment il couvre les points ci-dessus :

• Dates et places. Vous définissez la date, l’heure, la durée, le nombre de participants et le prix, et vous configurez une seule fois les dates récurrentes. Les participants avec leur propre alpaga et les accompagnateurs sont comptés séparément. Réservations individuelles, groupes privés et anniversaires d’enfants sont possibles.
• Page de réservation. Chaque ferme obtient automatiquement une page de réservation publique, sur laquelle les invités voient les dates libres et réservent directement. Vous n’avez pas besoin de votre propre site web pour cela.
• Paiement. Les invités paient lors de la réservation par carte bancaire, prélèvement SEPA, Apple Pay ou Google Pay. L’argent arrive directement sur votre compte via Stripe. ALPAKA.PRO ne prend aucune commission sur les réservations ; pour le traitement des paiements, Stripe facture ses propres frais.
• Conditions d’annulation. Vous les fixez pour chaque offre. Elles s’affichent lors de la réservation et s’appliquent automatiquement, sans remboursement manuel.
• Bons cadeaux. Bons en valeur ou pour une randonnée à votre image, achetés et utilisés en ligne.
• Liste d’attente et rappels. La liste d’attente prévient quand des places se libèrent, et 24 heures avant la randonnée, les invités reçoivent un e-mail de rappel avec l’itinéraire et des conseils.
• Jour de la randonnée. Vous ouvrez l’app, enregistrez les participants et c’est parti.

C’est toujours vous qui décidez combien de fois un animal marche, à travers les dates et les places que vous créez. Les randonnées sont incluses dans toutes les formules. Small jusqu’à 10 animaux coûte 5 € par mois, Basic sans limite d’animaux 15 €, chaque fois hors TVA et résiliable chaque mois. Les 30 premiers jours sont gratuits. Toutes les fonctions figurent sur la page Randonnées avec alpagas, les formules sous Tarifs.

Ce qu’en disent les fermes qui l’utilisent pour leurs réservations

Deux fermes qui organisent leurs randonnées avec ALPAKA.PRO nous ont autorisés à publier leurs avis.

« En ce moment, nous utilisons l’application surtout pour nos réservations de rendez-vous et l’organisation – et nous gagnons ainsi un temps fou. Tout fonctionne de manière fiable et simple. »

— Jürgen, Schumachers Alpaka-Jungs, Brüggen

« J’ai une bonne vue d’ensemble de mes réservations. »

— Lisa Marie, alpacas for happiness

Quand le changement vaut la peine

Avec quelques dates par mois et des invités qui aiment téléphoner, le téléphone et un calendrier vous suffisent largement. Une réservation en ligne vaut la peine quand les demandes arrivent par plusieurs canaux, quand les annulations de dernière minute vous coûtent régulièrement des places ou quand vous voulez vendre des bons cadeaux sans gérer des bouts de papier. Les règles de cet article vous servent dans les deux cas.

Gérez-vous aussi encore vos animaux dans des tableaux ? Quand Excel suffit et quand un logiciel vaut la peine, l’article Gérer ses alpagas : Excel ou logiciel ? l’explique.