Gérer ses alpagas : quand Excel suffit et quand un logiciel vaut la peine

Comment un tableau Excel est devenu ALPAKA.PRO

Je suis Timm, développeur et fondateur d’ALPAKA.PRO. Pendant mes études, les parents d’un camarade ont quitté Berlin pour Rubkow, en Poméranie-Occidentale, et y ont fondé Alpaka Idylle. Je m’occupais alors de leur site web. Un jour, Sven m’a raconté qu’il planifiait la reproduction dans Excel et que, sur plusieurs générations, il devenait presque impossible de s’y retrouver.

C’est de cette conversation qu’est né ALPAKA.PRO. La question dont traite cet article a donc aussi été la première que je me suis posée : faut-il vraiment un logiciel dédié, ou un tableau bien construit suffit-il ? Cela dépend de votre troupeau. Pour certains détenteurs, la réponse honnête est : Excel suffit.

Quand Excel suffit largement

Si vous détenez quelques hongres ou femelles, que vous ne faites pas d’élevage et ne proposez pas de randonnées, vous n’avez pas besoin d’un logiciel spécialisé. Un tableau avec le nom, la date de naissance, le numéro de puce, la provenance et les derniers traitements couvre l’essentiel. Vous notez la tonte une fois par an dans le calendrier, et comme vous voyez chaque animal tous les jours, vous avez de toute façon le reste en tête.

Excel a de vrais avantages. Le programme est déjà installé sur beaucoup d’ordinateurs, vous n’avez rien de nouveau à apprendre, et vous créez les colonnes comme elles conviennent à votre ferme. Il n’y a pas d’abonnement supplémentaire. Si vous travaillez ainsi et que vous en êtes satisfait, vous ne faites rien de mal.

Une obligation vaut toutefois aussi pour les petits troupeaux : le registre d’élevage. Nous y revenons plus bas.

Où Excel atteint ses limites

Cela arrive rarement d’un coup. Le plus souvent, le fichier grandit avec le troupeau, reçoit de nouveaux onglets et de nouvelles colonnes, et à un moment, l’entretenir prend plus de temps que le tableau n’apporte de vue d’ensemble. C’est à ces endroits que la plupart des détenteurs s’en aperçoivent en premier.

Pedigree et consanguinité sur plusieurs générations

Inscrire le père et la mère dans deux colonnes est simple. Un niveau plus loin, cela devient laborieux : pour les grands-parents, vous allez chercher les lignes des parents, pour les arrière-grands-parents, encore une fois. Si des animaux d’autres fermes s’ajoutent et que leurs ancêtres ne figurent pas dans votre troupeau, il vous faut des lignes supplémentaires ou un onglet à part. C’est exactement là qu’en était Sven à l’époque.

C’est au moment de choisir les accouplements que cela pèse le plus. Les ancêtres communs n’apparaissent souvent que quelques générations en arrière, et les noms ne disent pas si la femelle et le mâle sont apparentés. En théorie, on peut aussi calculer un coefficient de consanguinité dans un tableur. En pratique, presque personne ne le fait, parce que les formules deviennent vite illisibles sur plusieurs générations. Un logiciel d’élevage le calcule pour chaque accouplement prévu, avant que vous ne preniez votre décision. Le guide Coefficient de consanguinité chez l’alpaga, avec calculateur montre ce que signifie cette valeur et comment vérifier vous-même rapidement un accouplement donné. Comment un logiciel aide pour la planification des saillies et les données de santé en élevage, l’article Logiciel pour éleveurs d’alpagas : pedigree et saillies l’explique.

Le registre d’élevage

En Allemagne, tout détenteur d’alpagas et de lamas doit tenir un Bestandsregister (registre d’élevage) selon le § 45 de la Viehverkehrsverordnung (ordonnance sur la circulation du bétail), même avec deux animaux. Il doit contenir le nombre d’animaux au début de l’année et chaque entrée et chaque sortie, avec la date ainsi que le nom et l’adresse de l’ancien propriétaire ou de l’acquéreur. Dans Excel, c’est une liste de plus, que vous tenez à côté de la liste des animaux. Quand un cria naît ou que vous vendez un animal, vous l’inscrivez deux fois, et si les deux listes ne concordent pas, cela se remarque au plus tard lors d’un contrôle. Un logiciel peut établir le registre à partir des données qui figurent de toute façon dans la fiche de l’animal. Les informations exactement exigées sont expliquées dans l’article sur le registre d’élevage des alpagas.

Rendez-vous : vaccination, vermifugation, mise bas

Un tableau ne vous rappelle rien. Que le prochain vaccin soit dû, qu’une coproscopie soit à faire ou qu’une femelle doive bientôt mettre bas, vous ne le remarquez qu’en ouvrant le fichier et en refaisant le calcul. Beaucoup de détenteurs tiennent donc aussi un calendrier, et les mêmes données se trouvent alors à deux endroits. Pour la date de mise bas s’ajoute le fait que la durée de gestation de l’alpaga peut varier de plusieurs semaines. Comment la calculer à partir du jour de la saillie, le guide Saillie et gestation, avec calculateur le montre.

Plusieurs personnes et l’étable sans réseau

Tant qu’une seule personne tient le fichier, tout va bien. Dès que le conjoint, les enfants ou des salariés s’y mettent, des copies apparaissent vite : une sur l’ordinateur portable, une en pièce jointe d’un e-mail, une sur le téléphone. Un fichier partagé dans le cloud règle le problème en partie, mais il faut une connexion, et elle est souvent mauvaise à l’étable ou au pré. Le poids finit alors sur un bout de papier, puis le soir dans le tableau, si l’on y pense.

Versions et perte de données

Un fichier Excel n’est pas plus sûr que l’endroit où il se trouve. Si l’ordinateur tombe en panne et qu’il n’existe pas de sauvegarde récente, des années de données d’élevage sont perdues. S’y ajoutent des erreurs discrètes, par exemple une cellule écrasée par mégarde ou une colonne triée sans que la colonne voisine ait suivi. Ce genre d’erreur ne se remarque souvent que des mois plus tard.

Réservations pour les randonnées

Si vous proposez des randonnées avec des alpagas, vous gérez, en plus des animaux, des clients, des dates, des paiements et des bons cadeaux. Avec un tableau, cela veut dire : prendre les demandes par téléphone ou par message, compter les places libres à la main, vérifier les paiements reçus. Avec quelques dates par mois, ça passe. En saison, cela devient vite un deuxième métier. Ce qu’un système de réservation pour randonnées devrait offrir, l’article Réservation en ligne de randonnées alpagas l’explique.

Excel et logiciel pour alpagas comparés

Le tableau met les deux approches côte à côte. La colonne de droite montre ce qu’un logiciel spécialisé peut faire, avec ALPAKA.PRO comme exemple.

Pour le coût, la prise en main et la flexibilité, Excel a l’avantage, et quand il s’agit de savoir à qui appartiennent les données, un fichier à soi est difficile à battre. Un logiciel vaut la peine si les lignes plus bas comptent pour vous : l’élevage sur plusieurs générations, des obligations comme le registre d’élevage, plusieurs personnes dans l’exploitation ou des réservations de clients.

À quoi faire attention avec un logiciel pour alpagas

Si vous comparez des fournisseurs, posez-leur ces questions avant de regarder les fonctions une à une.

• Où sont stockées les données ? Des serveurs en Allemagne ou dans l’UE simplifient la question du RGPD. Demandez à voir qui y a accès et comment les données sont protégées.
• Comment récupérer mes données ? Demandez quels exports existent. Si vos données restent bloquées dans un programme, un changement ultérieur coûte cher.
• Le fournisseur reprend-il mes données existantes ? Ressaisir à la main des années de tableaux décourage beaucoup de détenteurs de changer. Vérifiez avant si l’import est possible et ce qu’il coûte.
• Combien cela coûte-t-il par mois, et qu’est-ce qui est inclus ? Ne comparez pas seulement le prix de base. L’application est-elle payante en plus, le nombre d’animaux est-il limité, d’autres personnes peuvent-elles travailler avec vous ?
• Pour combien de temps suis-je engagé ? Une formule résiliable chaque mois et une période d’essai sans données de paiement limitent le risque. Vous pourrez toujours choisir une formule annuelle une fois sûr de votre choix.
• L’application fonctionne-t-elle à l’étable ? Si vous voulez saisir les données directement auprès des animaux, vérifiez si l’application fonctionne sans réseau et se synchronise plus tard, et pour quels appareils elle existe.
• Le logiciel connaît-il les camélidés ? Veillez à pouvoir créer des alpagas, des lamas et des huarizos, et à ce que des données comme la fibre et la tonte aient leur place.

Pour situer ALPAKA.PRO sur ces points : les serveurs sont en Allemagne, les formules commencent à 5 € par mois et sont résiliables chaque mois. L’application iOS est comprise dans chaque formule et fonctionne hors ligne ; sur Android, vous utilisez l’application web dans le navigateur. Toutes les formules sont détaillées sur la page Tarifs.

Changer sans tout ressaisir

L’essentiel du travail lors d’un changement se trouve dans l’ancien tableau. Chez ALPAKA.PRO, c’est nous qui nous chargeons de cette partie. Vous vous inscrivez, vous nous envoyez votre fichier par e-mail depuis l’adresse de votre compte, et nous importons les animaux, les pedigrees et les données de santé, dans la mesure où ils figurent dans le fichier. Il peut s’agir d’un fichier Excel, d’un CSV ou d’un export de votre logiciel actuel, quelle que soit la structure du tableau. Le plus souvent, c’est fait en une journée, et cela ne coûte rien, même pendant l’essai. Le déroulement est décrit sur la page d’accueil, à la rubrique Import des données.

Vous testez ainsi avec vos vrais animaux plutôt qu’avec des données d’exemple, et vous décidez après les 30 jours si le logiciel vaut le changement pour vous. Sinon, vous avez toujours votre fichier Excel.

Conclusion

Pour un petit troupeau sans élevage, Excel est un bon outil. Si vous élevez sur plusieurs générations, devez garder un œil sur les rendez-vous de nombreux animaux, travaillez avec d’autres personnes ou vendez des randonnées, un logiciel spécialisé mérite qu’on s’y intéresse. Sven en était là avec son élevage à l’époque. Votre troupeau en est-il déjà là ? C’est vous qui pouvez le mieux en juger.