Låt gästerna boka alpackavandringar online: färre samtal, färre tomma platser

När telefonen ringer mitt i utfodringen

Det är tidigt på morgonen, du står i hagen med höpåsen, och mobilen ringer. En familj vill ha fyra platser på söndag. Du säger ja, eftersom du har händerna fulla och inte kan titta i kalendern. På kvällen inser du att turen därmed är överbokad. Tre platser var redan tagna, två via WhatsApp och en via mejl.

Nästa dag skriver en annan grupp att de tyvärr inte kommer ändå. De har inte betalat något än, platsen står tom, och de som frågade förra veckan har du redan bett vänta. Sedan står någon vid grinden med ett handskrivet presentkort från förra julen, och ingen minns längre om det gällde en person eller två.

Vart och ett av de här problemen går att lösa. Tillsammans kostar de timmar varje vecka, och det precis under den tid då det ändå är mest att göra på gården.

Vad ett bokningssystem för djurupplevelser måste klara

En kalender av det slag som frisörer eller stugor använder passar bara halvvägs på en alpackagård. På en vandring hänger antalet platser på djuren, och djuren har sina egna gränser. Det här är det som räknas.

Tider och gruppstorlek

Hur många gäster som kan följa med beror på hur många djur som går den dagen och på hur många personer som delar på ett djur. Följeslagare utan eget djur behöver inget grimskaft men en plats i gruppen. Ett bra system räknar båda var för sig och tillåter olika priser. Planera in tillräckligt med tid mellan två turer så att djuren kan dricka och vila.

Betalning i förväg

Den som betalar vid bokningen har bestämt sig. Det minskar antalet gäster som helt enkelt inte dyker upp, och du behöver inte räkna kontanter eller stämma av överföringar på vandringsdagen. Se till att pengarna går direkt till ditt konto och att vanliga betalsätt fungerar.

Avbokningsregler

Bestäm för varje erbjudande hur länge en avbokning är kostnadsfri och vad som gäller efter det. Gästerna ska se reglerna innan de bokar, och systemet ska tillämpa dem själv. Då behöver du inte förhandla om varje avbokning för sig.

Avbokning från gårdens sida

Åska, storm, stark värme eller ett sjukt djur: ibland måste du själv ställa in. Då behöver du alla gästers kontaktuppgifter på ett ställe och en tydlig regel för om det blir ett nytt datum eller pengarna tillbaka. Skriv in regeln i beskrivningen av erbjudandet innan det första fallet inträffar.

Väntelista

Är en tur fullbokad ska intresserade kunna skriva upp sig. Blir en plats ledig får de besked. Utan väntelista blir det oftast en tom plats efter en avbokning, trots att det fanns efterfrågan.

Påminnelser till gästerna

Ett meddelande dagen före turen med tid, mötesplats, vägbeskrivning och tips om kläder besparar dig många följdfrågor. Det minskar också antalet gäster som står på fel parkering eller kommer i sandaler.

Presentkort

Alpackavandringar ges ofta bort i present, framför allt till jul och födelsedagar. Ett presentkort som gästerna köper online och löser in med en kod kan inte användas två gånger, och du ser hela tiden vilka presentkort som fortfarande är öppna. Två sorter är praktiska: ett fast belopp eller en bestämd tur.

Djurvälfärd

Inget bokningssystem vet hur mycket dina djur orkar. Det avgör du. Bestäm hur många turer ett djur går per dag och per vecka, och planera in vilodagar. Djur som är oroliga eller krassliga för tillfället stannar hemma. Varma dagar är turer tidigt på morgonen eller på kvällen bättre för djuren än i middagshettan. Erbjud bara så många tillfällen som din flock klarar bra. Det du inte släpper kan heller ingen boka.

Tydliga regler, oavsett verktyg

De här punkterna hjälper dig även om du fortsätter att ta bokningar per telefon. Med onlinebokning blir de viktigare, eftersom gästerna inte längre ställer sina frågor i ett samtal.

• Beskriv erbjudandet noga. Tid, sträckans längd, hur ansträngande vägen är, om det finns en paus och vad som ingår i priset.
• Ange en åldersgräns. Från vilken ålder får ett barn leda ett djur själv, och från när bara tillsammans med en vuxen? Det hör hemma i beskrivningen innan en familj kommer med ett litet barn.
• Säg vad gästerna ska ha på sig. Stadiga skor och kläder som får bli smutsiga. I hagar och på grusvägar håller sig sällan något rent.
• Beskriv mötesplatsen. Adress, var man parkerar och var ni träffas exakt, särskilt om gården är svår att hitta.
• Formulera rättvisa avbokningsvillkor. Kostnadsfri avbokning fram till en tydlig tidsgräns, därefter ett delbelopp, och om gården ställer in ett nytt datum eller pengarna tillbaka. Villkoren ska stå före bokningen och inte först i bekräftelsemejlet.
• Planera kapaciteten realistiskt. Räkna med de djur som går pålitligt, inte med hela flocken. Och med människorna: hur många gäster kan en person hålla ögonen på under turen?

En sak kommer till och med före frågan om hur bokningen ska gå till. I Tyskland behöver du för vandringar mot betalning ett tillstånd enligt § 11 Tierschutzgesetz (tyska djurskyddslagen), och en privat djurägarförsäkring täcker inte sådana turer. Vad som mer hör till finns sammanfattat på sidan Lagar & skyldigheter. Det ersätter ingen rådgivning. Vid tveksamhet frågar du ansvarigt Veterinäramt (den lokala veterinärmyndigheten).

Telefon och WhatsApp eller onlinebokning?

Båda vägarna har sina styrkor. Tabellen ställer dem bredvid varandra.

Telefonen har sin plats, den blir bara mödosammare för varje nytt tillfälle. Många gårdar klarar sig bra med en kombination: vanliga tillfällen bokas online, och för grupper, barnkalas och särskilda önskemål står telefonnumret kvar på sidan.

ALPAKA.PRO som exempel

ALPAKA.PRO är vårt program för alpacka- och lamagårdar, och vandringarna är en av dess moduler. Så här täcker det punkterna ovan:

• Tillfällen och platser. Du bestämmer datum, tid, längd, antal deltagare och pris, återkommande tillfällen ställer du in en gång. Deltagare med egen alpacka och följeslagare räknas var för sig. Enskilda bokningar, slutna grupper och barnkalas är möjliga.
• Bokningssida. Varje gård får automatiskt en offentlig bokningssida där gästerna ser lediga tider och bokar direkt. Någon egen webbplats behöver du inte för det.
• Betalning. Gästerna betalar vid bokningen med kort, SEPA-autogiro, Apple Pay eller Google Pay. Pengarna går via Stripe direkt till ditt konto. ALPAKA.PRO tar ingen provision på bokningar, för betalningshanteringen tar Stripe ut egna avgifter.
• Avbokningsregler. Du bestämmer dem per erbjudande. De visas vid bokningen och tillämpas automatiskt, utan manuell återbetalning.
• Presentkort. Värde- och turpresentkort med egen design, köps och löses in online.
• Väntelista och påminnelser. Väntelistan hör av sig när platser blir lediga, och 24 timmar före turen får gästerna ett påminnelsemejl med vägbeskrivning och tips.
• Vandringsdagen. Du öppnar appen, checkar in deltagarna och går i väg.

Hur ofta ett djur går bestämmer du fortfarande själv, genom de tillfällen och platser du lägger upp. Vandringarna ingår i alla abonnemang. Small för upp till 10 djur kostar 5 € i månaden, Basic utan djurgräns 15 €, alltid exklusive moms och med månadsvis uppsägning. De första 30 dagarna är gratis. Alla funktioner finns på sidan Alpackavandringar, abonnemangen under Priser.

Vad gårdar som bokar med det säger

Två gårdar som organiserar sina vandringar med ALPAKA.PRO har låtit oss visa sina omdömen.

”Just nu använder vi appen främst för våra tidsbokningar och organisationen – och sparar otroligt mycket tid på det. Allt fungerar pålitligt och okomplicerat.”

— Jürgen, Schumachers Alpaka-Jungs, Brüggen

”Jag har bra koll på mina bokningar.”

— Lisa Marie, alpacas for happiness

När det lönar sig att byta

Med några tillfällen i månaden och gäster som gärna ringer klarar du dig bra med telefon och kalender. En onlinebokning lönar sig när förfrågningarna kommer via flera kanaler, när avbokningar i sista stund regelbundet kostar platser eller när du vill sälja presentkort utan att hålla reda på lappar. Reglerna från den här artikeln behöver du i båda fallen.

Håller du också ordning på dina djur i kalkylark? När Excel räcker och när ett program lönar sig står i artikeln Hantera alpackor: Excel eller program?