Hantera alpackor: när Excel räcker och när ett program lönar sig

Hur ett Excel-ark blev ALPAKA.PRO

Jag heter Timm och är mjukvaruutvecklare och grundare av ALPAKA.PRO. Under min studietid flyttade föräldrarna till en studiekamrat från Berlin till Rubkow i Vorpommern och startade Alpaka Idylle där. Jag skötte deras webbplats på den tiden. En dag berättade Sven att han planerade aveln i Excel och att det knappt gick att hålla ordning på flera generationer längre.

Ur det samtalet växte ALPAKA.PRO fram. Frågan som den här artikeln handlar om var alltså också min första: behövs det verkligen ett eget program för det här, eller räcker ett välbyggt kalkylark? Det beror på din flock. För en del djurhållare är det ärliga svaret: Excel räcker.

När Excel räcker gott

Om du har några valacker eller ston, inte föder upp och inte erbjuder vandringar behöver du inget specialprogram. Ett kalkylark med namn, födelsedatum, chipnummer, ursprung och de senaste behandlingarna täcker det viktigaste. Klippningen för du in i kalendern en gång om året, och eftersom du ser varje djur dagligen har du resten i huvudet ändå.

Excel har verkliga fördelar här. Programmet finns redan på många datorer, du behöver inte lära dig något nytt, och du lägger upp kolumnerna så som det passar din gård. Något extra abonnemang tillkommer inte. Den som arbetar så och är nöjd gör inget fel.

En skyldighet gäller dock även små flockar: Bestandsregister. Mer om det strax.

Var Excel når sina gränser

Sällan händer det på en gång. Oftast växer filen med flocken, får nya flikar och kolumner, och till slut tar underhållet mer tid än kalkylarket ger i överblick. Här märker de flesta det först.

Stamtavla och inavel över flera generationer

Att föra in far och mor i två kolumner är enkelt. Ett led längre blir det mödosamt: för far- och morföräldrarna hoppar du till föräldrarnas rader, för gammelföräldrarna en gång till. Kommer det till djur från andra gårdar, vars förfäder inte finns i din flock, behöver du extra rader eller en egen flik. Det var precis där Sven stod då.

Vid parningen väger det tyngst. Gemensamma förfäder dyker ofta upp först några generationer bakåt, och om sto och hingst är släkt syns inte på namnen. En inavelskoefficient går i teorin att räkna ut i ett kalkylprogram också. I praktiken gör nästan ingen det, eftersom formlerna snabbt blir svåröverskådliga över flera generationer. Ett avelsprogram räknar ut den för varje planerad parning innan du bestämmer dig. Vad värdet betyder och hur du snabbt själv kontrollerar en enskild parning visar guiden Inavelskoefficient hos alpackor, med kalkylator. Hur programvara hjälper med parningsplanering och hälsodata i aveln står i artikeln Program för alpackaavel: stamtavla och parning.

Bestandsregister

I Tyskland måste alla som håller alpackor och lamor föra ett Bestandsregister (besättningsregister) enligt § 45 i Viehverkehrsverordnung, även med två djur. Där ska antalet djur vid årets början stå och varje till- och avgång med datum samt namn och adress till den tidigare ägaren eller köparen. I Excel är det ännu en lista som du sköter bredvid djurlistan. Föds en cria eller säljer du ett djur för du in det två gånger, och om de två listorna inte stämmer överens märks det senast vid en kontroll. Ett program kan ta fram registret ur de uppgifter som ändå finns i djurjournalen. Vilka uppgifter som krävs exakt förklarar artikeln om Bestandsregister för alpackor.

Datum: vaccination, avmaskning, födsel

Ett kalkylark påminner dig inte om något. Om nästa vaccination är på tur, ett träckprov ska tas eller ett sto snart borde föda märker du först när du öppnar filen och räknar efter. Många djurhållare för därför en kalender vid sidan av, och då står samma uppgifter på två ställen. För förlossningsdatumet tillkommer att dräktighetstiden hos alpackor kan variera med flera veckor. Hur du räknar ut det från parningsdagen visar guiden om parning och dräktighet med kalkylator.

Flera personer och ladugården utan nät

Så länge en person sköter filen går det bra. Arbetar partner, barn eller anställda med blir det snabbt kopior: en på laptopen, en i en e-postbilaga, en i mobilen. En delad fil i molnet löser det delvis men kräver en anslutning, och den är ofta dålig i ladugården eller i hagen. Vikten hamnar då på en lapp och på kvällen i kalkylarket, om man kommer ihåg det.

Versioner och dataförlust

En Excel-fil är lika säker som platsen där den ligger. Går datorn sönder och det inte finns någon aktuell säkerhetskopia är flera års avelsdata borta. Till det kommer tysta fel, till exempel en cell som skrivits över av misstag eller en sorterad kolumn där grannkolumnen inte följde med. Sådant märks ofta först månader senare.

Bokningar av vandringar

Den som erbjuder alpackavandringar håller utöver djuren också ordning på gäster, tillfällen, betalningar och presentkort. Med ett kalkylark betyder det: ta emot förfrågningar per telefon eller meddelande, räkna lediga platser för hand, kontrollera inbetalningar. Med några tillfällen i månaden går det. Under säsongen blir det snabbt ett andra jobb. Vad ett bokningssystem för vandringar bör klara står i artikeln Låt gästerna boka alpackavandringar online.

Excel och alpackaprogram i jämförelse

Tabellen ställer de två vägarna bredvid varandra. I högra kolumnen står vad ett specialiserat program kan klara, med ALPAKA.PRO som exempel.

När det gäller kostnad, inlärning och flexibilitet ligger Excel före, och i frågan om vem uppgifterna tillhör är en egen fil svår att slå. Ett program lönar sig när raderna längre ner är viktiga för dig: avel över generationer, skyldigheter som Bestandsregister, flera personer i verksamheten eller bokningar från gäster.

Vad du ska tänka på med ett alpackaprogram

När du jämför leverantörer, ställ de här frågorna innan du tittar på enskilda funktioner.

• Var ligger uppgifterna? Servrar i Tyskland eller EU gör frågan om GDPR enklare. Be att få se vem som har åtkomst och hur uppgifterna skyddas.
• Hur får jag ut mina uppgifter igen? Fråga vilka exporter som finns. Om dina uppgifter sitter fast i ett program blir ett senare byte dyrt.
• För leverantören över mina befintliga uppgifter? Att skriva av flera års kalkylark för hand avskräcker många från att byta. Ta reda på i förväg om importen är möjlig och vad den kostar.
• Vad kostar det i månaden, och vad ingår? Jämför inte bara grundpriset. Kostar appen extra, finns det en gräns för antalet djur, kan fler personer arbeta med?
• Hur länge är jag bunden? Ett abonnemang med månadsvis uppsägning och en testperiod utan betaluppgifter håller risken liten. Ett årsabonnemang kan du alltid välja senare, när du är säker.
• Fungerar appen i ladugården? Om du vill registrera uppgifter direkt hos djuren, kontrollera om appen fungerar utan nät och synkar senare, och för vilka enheter den finns.
• Känner programmet till kameldjur? Se till att det går att lägga upp alpackor, lamor och huarizos och att uppgifter som fiber och klippning har en plats.

Så här ser det ut hos ALPAKA.PRO: servrarna står i Tyskland, abonnemangen börjar på 5 € i månaden och kan sägas upp månadsvis. iOS-appen ingår i alla abonnemang och fungerar offline, på Android använder du webbappen i webbläsaren. Alla abonnemang i detalj finns på sidan Priser.

Byt utan att skriva av

Det mesta arbetet vid ett byte ligger i det gamla kalkylarket. Hos ALPAKA.PRO tar vi hand om den delen. Du registrerar dig, mejlar oss din fil från ditt kontos e-postadress, och vi lägger in djur, stamtavlor och hälsodata i den mån de finns i filen. Det kan vara en Excel-fil, en CSV eller en export från ditt nuvarande program, oavsett hur tabellen är uppbyggd. Oftast är det klart inom en dag, och det kostar ingenting, inte heller under testperioden. Hur det går till står på startsidan under Dataimport.

Så testar du med dina riktiga djur i stället för exempeldata och bestämmer efter de 30 dagarna om programmet är värt bytet för dig. Om inte har du ju fortfarande din Excel-fil kvar.

Sammanfattning

För en liten flock utan avel är Excel ett bra verktyg. Om du föder upp över flera generationer, behöver hålla koll på datum för många djur, arbetar tillsammans med andra eller säljer vandringar lönar det sig att titta på ett specialiserat program. Sven var vid den punkten med sin avel då. Om din flock redan har kommit så långt kan du själv bedöma bäst.