Alpacawandelingen online laten boeken: minder bellen, minder lege plekken

Als de telefoon gaat tijdens het voeren

Het is vroeg in de ochtend, je staat met het hooinet in de wei en je telefoon gaat. Een gezin wil vier plekken voor zondag. Je zegt ja, omdat je net je handen vol hebt en niet in de agenda kunt kijken. ’s Avonds besef je dat de wandeling daarmee overboekt is. Drie plekken waren al weg, twee via WhatsApp en een per e-mail.

De volgende dag schrijft een andere groep dat ze toch niet komen. Betaald hebben ze nog niets, de plek blijft leeg, en de mensen die vorige week vroegen, heb je al afgewimpeld. Dan staat er iemand aan het hek met een handgeschreven cadeaubon van afgelopen kerst, en niemand weet nog of die voor één persoon gold of voor twee.

Elk van deze dingen is op zich op te lossen. Samen kost het elke week uren, en wel precies in de tijd waarin er op de boerderij toch al het meeste te doen is.

Wat een boekingssysteem voor dierbelevenissen moet kunnen

Een agenda zoals kappers of vakantiewoningen die gebruiken, past maar half bij een alpacaboerderij. Bij een wandeling hangt het aantal plekken af van de dieren, en de dieren hebben hun eigen grenzen. Op deze punten komt het aan.

Tijdvakken en groepsgrootte

Hoeveel gasten mee kunnen, volgt uit het aantal dieren dat die dag loopt en uit hoeveel personen een dier delen. Begeleiders zonder eigen dier hebben geen halster nodig, maar wel een plek in de groep. Een goed systeem telt beide apart en staat verschillende prijzen toe. Plan tussen twee wandelingen genoeg tijd in, zodat de dieren kunnen drinken en uitrusten.

Vooraf betalen

Wie bij het boeken betaalt, heeft zich vastgelegd. Dat verlaagt het aantal gasten dat gewoon niet komt opdagen, en op de wandeldag hoef je geen contant geld te tellen of overschrijvingen na te lopen. Let erop dat het geld rechtstreeks op je rekening komt en dat de gangbare betaalmethoden mogelijk zijn.

Annuleringsregels

Leg per aanbod vast tot wanneer annuleren gratis is en wat daarna geldt. Gasten moeten die regels zien voordat ze boeken, en het systeem moet ze zelf toepassen. Dan hoef je niet over elke afzegging apart te onderhandelen.

Afzegging door de boerderij

Onweer, storm, grote hitte of een ziek dier: soms moet je zelf afzeggen. Dan heb je de contactgegevens van alle gasten op één plek nodig en een duidelijke regel of er een vervangende datum komt of het geld terug. Zet die regel in de beschrijving van het aanbod, voordat het eerste geval zich voordoet.

Wachtlijst

Is een wandeling volgeboekt, dan moeten geïnteresseerden zich kunnen aanmelden. Komt er een plek vrij, dan krijgen ze bericht. Zonder wachtlijst blijft er na een afzegging meestal een plek leeg, terwijl er wel vraag was.

Herinneringen aan gasten

Een bericht op de dag voor de wandeling met tijd, verzamelpunt, route en tips over kleding bespaart je veel vragen. Het verkleint ook het aantal gasten dat op de verkeerde parkeerplaats staat of op sandalen komt.

Cadeaubonnen

Alpacawandelingen worden vaak cadeau gegeven, vooral met kerst en voor verjaardagen. Een cadeaubon die gasten online kopen en met een code inwisselen, kan niet twee keer worden gebruikt, en je ziet op elk moment welke bonnen nog openstaan. Handig zijn twee soorten: een vast bedrag of een bepaalde wandeling.

Dierenwelzijn

Geen boekingssysteem weet hoeveel je dieren aankunnen. Dat bepaal jij. Leg vast hoeveel wandelingen een dier per dag en per week loopt, en plan rustdagen in. Dieren die op dat moment onrustig zijn of niet helemaal fit, blijven thuis. Op warme dagen zijn wandelingen vroeg in de ochtend of in de avond beter voor de dieren dan in de middaghitte. Bied alleen zoveel data aan als je kudde goed aankan. Wat je niet vrijgeeft, kan ook niemand boeken.

Duidelijke regels, met welk hulpmiddel dan ook

Deze punten helpen je ook als je per telefoon blijft boeken. Met online boeken worden ze belangrijker, omdat gasten hun vragen niet meer in een gesprek stellen.

• Beschrijf het aanbod precies. Duur, lengte van de route, hoe zwaar het pad is, of er een pauze is en wat er bij de prijs inbegrepen is.
• Noem een minimumleeftijd. Vanaf welke leeftijd mag een kind zelf een dier leiden, en vanaf wanneer alleen samen met een volwassene? Dat hoort in de beschrijving, voordat een gezin met een peuter komt.
• Zeg wat gasten moeten aantrekken. Stevige schoenen en kleren die vies mogen worden. Op weilanden en veldwegen blijft zelden iets schoon.
• Beschrijf het verzamelpunt. Adres, waar geparkeerd wordt en waar je precies afspreekt, vooral als de boerderij moeilijk te vinden is.
• Formuleer annuleringsvoorwaarden eerlijk. Gratis annuleren tot een duidelijke termijn, daarna een deel van het bedrag, en bij een afzegging door de boerderij een vervangende datum of het geld terug. De voorwaarden horen vóór het boeken, niet pas in de bevestigingsmail.
• Plan de capaciteit realistisch. Reken met de dieren die betrouwbaar lopen, niet met de hele kudde. En met de mensen: hoeveel gasten kan één persoon onderweg in het oog houden?

Eén punt komt nog vóór de vraag hoe er geboekt wordt. In Duitsland heb je voor wandelingen tegen betaling een vergunning volgens § 11 van de Tierschutzgesetz (dierenbeschermingswet) nodig, en een particuliere aansprakelijkheidsverzekering voor dierhouders dekt zulke wandelingen niet. Wat er verder bij komt kijken, staat samengevat op de pagina Wet & plichten. Dat vervangt geen advies. Bij twijfel vraag je het na bij het bevoegde Veterinäramt (veterinair bureau).

Telefoon en WhatsApp of online boeken?

Beide manieren hebben hun sterke kanten. De tabel zet ze naast elkaar.

De telefoon heeft zijn plek, het wordt alleen met elke extra datum lastiger. Veel boerderijen doen het goed met een combinatie: standaarddata lopen online, en voor groepen, kinderfeestjes en speciale wensen blijft het telefoonnummer op de pagina staan.

ALPAKA.PRO als voorbeeld

ALPAKA.PRO is onze software voor alpaca- en lamabedrijven, en de wandelingen zijn een van de modules. Zo dekt de software de punten van hierboven af:

• Data en plekken. Je stelt datum, tijd, duur, aantal deelnemers en prijs in, terugkerende data stel je één keer in. Deelnemers met een eigen alpaca en begeleiders worden apart geteld. Losse boekingen, besloten groepen en kinderfeestjes zijn mogelijk.
• Boekingspagina. Elke boerderij krijgt automatisch een openbare boekingspagina waarop gasten vrije data zien en direct boeken. Een eigen website heb je daarvoor niet nodig.
• Betalen. Gasten betalen bij het boeken met creditcard, SEPA-incasso, Apple Pay of Google Pay. Het geld komt via Stripe rechtstreeks op je rekening. ALPAKA.PRO neemt geen commissie op boekingen, voor de betaalafhandeling rekent Stripe eigen kosten.
• Annuleringsregels. Je legt ze per aanbod vast. Ze worden bij het boeken getoond en automatisch toegepast, zonder handmatige terugbetaling.
• Cadeaubonnen. Waarde- en wandelbonnen in je eigen ontwerp, online gekocht en ingewisseld.
• Wachtlijst en herinneringen. De wachtlijst waarschuwt bij vrije plekken, en 24 uur voor de wandeling krijgen gasten een herinneringsmail met route en tips.
• Wandeldag. Je opent de app, checkt de deelnemers in en gaat op pad.

Hoe vaak een dier loopt, bepaal je nog steeds zelf, via de data en plekken die je aanmaakt. De wandelingen zitten in elk abonnement. Small voor tot 10 dieren kost €5 per maand, Basic zonder dierlimiet €15, telkens exclusief btw en maandelijks opzegbaar. De eerste 30 dagen zijn gratis. Alle functies staan op de pagina Alpacawandelingen, de abonnementen onder Prijzen.

Wat boerderijen zeggen die ermee boeken

Twee boerderijen die hun wandelingen met ALPAKA.PRO organiseren, hebben ons toestemming gegeven hun beoordelingen te tonen.

“We gebruiken de app op dit moment vooral voor onze afspraakboekingen en de organisatie – en besparen daardoor ongelooflijk veel tijd. Alles werkt betrouwbaar en zonder gedoe.”

— Jürgen, Schumachers Alpaka-Jungs, Brüggen

“Ik heb een goed overzicht van mijn boekingen.”

— Lisa Marie, alpacas for happiness

Wanneer de overstap loont

Bij een paar data per maand en gasten die graag bellen, red je het prima met telefoon en agenda. Online boeken loont als aanvragen via meerdere kanalen binnenkomen, als afzeggingen op het laatste moment regelmatig plekken kosten of als je cadeaubonnen wilt verkopen zonder briefjes bij te houden. De regels uit dit artikel heb je in beide gevallen nodig.

Beheer je ook je dieren nog in spreadsheets? Wanneer Excel volstaat en wanneer software loont, lees je in het artikel Alpaca’s beheren: Excel of software?