Alpaca’s beheren: wanneer Excel volstaat en wanneer software loont

Hoe uit een Excel-bestand ALPAKA.PRO ontstond

Ik ben Timm, softwareontwikkelaar en oprichter van ALPAKA.PRO. Tijdens mijn studie verhuisden de ouders van een studiegenoot van Berlijn naar Rubkow in Voor-Pommeren en begonnen daar Alpaka Idylle. Ik verzorgde toen hun website. Op een dag vertelde Sven me dat hij de fokkerij in Excel plande en dat dat over meerdere generaties nauwelijks nog te overzien was.

Uit dat gesprek is ALPAKA.PRO ontstaan. De vraag waar dit artikel over gaat, was dus ook mijn eerste: is daar echt aparte software voor nodig, of volstaat een goed opgezette spreadsheet? Dat hangt af van je kudde. Voor sommige houders luidt het eerlijke antwoord: Excel is genoeg.

Wanneer Excel ruim volstaat

Als je een paar ruinen of merries houdt, niet fokt en geen wandelingen aanbiedt, heb je geen gespecialiseerde software nodig. Een spreadsheet met naam, geboortedatum, chipnummer, herkomst en de laatste behandelingen dekt het belangrijkste af. Het scheren zet je een keer per jaar in de agenda, en omdat je elk dier dagelijks ziet, heb je de rest toch al in je hoofd.

Excel heeft daarbij echte voordelen. Het programma staat al op veel computers, je hoeft niets nieuws te leren, en je richt de kolommen in zoals het bij je bedrijf past. Een extra abonnement is er niet. Wie zo werkt en tevreden is, doet niets verkeerd.

Eén verplichting geldt wel ook voor kleine kuddes: het bestandsregister. Daarover zo meer.

Waar Excel tekortschiet

Zelden gebeurt dat in één klap. Meestal groeit het bestand mee met de kudde, krijgt het nieuwe tabbladen en kolommen, en op een gegeven moment kost het bijhouden meer tijd dan de spreadsheet aan overzicht oplevert. Op deze punten merken de meeste houders het als eerste.

Stamboom en inteelt over meerdere generaties

Vader en moeder in twee kolommen invullen is eenvoudig. Een niveau verder wordt het omslachtig: voor de grootouders spring je naar de rijen van de ouders, voor de overgrootouders nog een keer. Komen er dieren van andere bedrijven bij, waarvan de voorouders niet in je kudde staan, dan heb je extra rijen of een apart tabblad nodig. Precies op dat punt zat Sven toen.

Bij het dekken weegt dat het zwaarst. Gemeenschappelijke voorouders duiken vaak pas een paar generaties terug op, en of merrie en hengst verwant zijn, zie je niet aan de namen. Een inteeltcoëfficiënt kun je in theorie ook in een spreadsheet uitrekenen. In de praktijk doet bijna niemand dat, omdat de formules over meerdere generaties snel onoverzichtelijk worden. Fokkerijsoftware berekent hem voor elke geplande dekking, voordat je een beslissing neemt. Wat de waarde betekent en hoe je een afzonderlijke dekking snel zelf controleert, laat de gids Inteeltcoëfficiënt bij alpaca’s, met calculator zien. Hoe software helpt bij dekplanning en gezondheidsgegevens in de fokkerij, lees je in het artikel Software voor alpacafokkers: stamboom en dekplanning.

Het bestandsregister

In Duitsland moet elke houder van alpaca’s en lama’s volgens § 45 van de Viehverkehrsverordnung (verordening vee-verkeer) een bestandsregister (dierregister) bijhouden, ook met twee dieren. Daarin horen het aantal dieren aan het begin van het jaar en elke aankomst en afvoer met datum en de naam en het adres van de vorige eigenaar of van de koper. In Excel is dat nog een lijst die je naast de dierenlijst bijhoudt. Wordt er een cria geboren of verkoop je een dier, dan noteer je het twee keer, en als de twee lijsten niet overeenkomen, valt dat uiterlijk bij een controle op. Software kan het register maken uit de gegevens die toch al in het dierdossier staan. Welke gegevens precies vereist zijn, legt het artikel over het bestandsregister voor alpaca’s uit.

Afspraken: vaccinatie, ontworming, geboorte

Een spreadsheet herinnert je nergens aan. Of de volgende vaccinatie eraan komt, er een mestonderzoek gepland staat of een merrie binnenkort zou moeten bevallen, merk je pas als je het bestand opent en gaat rekenen. Veel houders houden daarom ook een agenda bij, en dan staan dezelfde gegevens op twee plekken. Bij de uitgerekende datum komt daar nog bij dat de draagtijd bij alpaca’s enkele weken kan variëren. Hoe je die vanaf de dekdatum berekent, laat de gids over dekken en drachtigheid met rekenhulp zien.

Meerdere personen en een stal zonder bereik

Zolang één persoon het bestand bijhoudt, gaat dat goed. Werken partner, kinderen of medewerkers mee, dan ontstaan er snel kopieën: een op de laptop, een als e-mailbijlage, een op de telefoon. Een gedeeld bestand in de cloud lost dat deels op, maar heeft een verbinding nodig, en die is in de stal of op de wei vaak slecht. Het gewicht belandt dan op een briefje en ’s avonds in de spreadsheet, als je eraan denkt.

Versies en gegevensverlies

Een Excel-bestand is zo veilig als de plek waar het staat. Gaat de computer kapot en is er geen actuele back-up, dan zijn jaren aan fokgegevens weg. Daar komen stille fouten bij, zoals een per ongeluk overschreven cel of een gesorteerde kolom waarbij de kolom ernaast niet is meegeschoven. Zoiets valt vaak pas maanden later op.

Boekingen voor wandelingen

Wie alpacawandelingen aanbiedt, beheert naast de dieren ook gasten, data, betalingen en cadeaubonnen. Met een spreadsheet betekent dat: aanvragen per telefoon of bericht aannemen, vrije plaatsen met de hand tellen, binnenkomende betalingen controleren. Bij een paar data per maand gaat dat. In het seizoen wordt het al snel een tweede baan. Wat een boekingssysteem voor wandelingen moet kunnen, lees je in het artikel Alpacawandelingen online laten boeken.

Excel en alpacasoftware vergeleken

De tabel zet beide wegen naast elkaar. In de rechterkolom staat wat gespecialiseerde software kan, met ALPAKA.PRO als voorbeeld.

Bij kosten, inwerken en flexibiliteit staat Excel voor, en op de vraag van wie de gegevens zijn, is een eigen bestand moeilijk te verslaan. Software loont als de rijen verderop voor jou tellen: fokken over generaties, verplichtingen zoals het bestandsregister, meerdere mensen op het bedrijf of boekingen van gasten.

Waar je op let bij alpacasoftware

Als je aanbieders vergelijkt, stel ze dan deze vragen voordat je naar afzonderlijke functies kijkt.

• Waar staan de gegevens? Servers in Duitsland of de EU maken de vraag naar de AVG eenvoudiger. Laat je uitleggen wie toegang heeft en hoe de gegevens beschermd zijn.
• Hoe krijg ik mijn gegevens er weer uit? Vraag welke exports er zijn. Als je gegevens vastzitten in een programma, wordt overstappen later duur.
• Neemt de aanbieder mijn bestaande gegevens over? Jaren aan spreadsheets met de hand overtypen houdt veel mensen tegen om over te stappen. Ga vooraf na of een import mogelijk is en wat die kost.
• Wat kost het per maand, en wat zit erbij? Vergelijk niet alleen de basisprijs. Kost de app extra, is er een grens aan het aantal dieren, kunnen anderen meewerken?
• Hoe lang zit ik eraan vast? Een maandelijks opzegbaar abonnement en een proefperiode zonder betaalgegevens houden het risico klein. Een jaarabonnement kun je altijd nog kiezen als je zeker bent.
• Werkt de app in de stal? Als je gegevens direct bij de dieren wilt invoeren, controleer dan of de app zonder netwerk werkt en later synchroniseert, en voor welke apparaten hij er is.
• Kent de software kameelachtigen? Let erop dat je alpaca’s, lama’s en huarizo’s kunt aanmaken en dat gegevens zoals vezel en scheren een plek hebben.

Ter vergelijking, zo staat ALPAKA.PRO ervoor: de servers staan in Duitsland, de abonnementen beginnen bij €5 per maand en zijn maandelijks opzegbaar. De iOS-app zit in elk abonnement en werkt offline, op Android gebruik je de webapp in de browser. Alle abonnementen in detail staan op de pagina Prijzen.

Overstappen zonder overtypen

Het meeste werk bij een overstap zit in de oude spreadsheet. Bij ALPAKA.PRO nemen wij dat deel over. Je registreert je, stuurt ons je bestand per e-mail vanaf het adres van je account, en wij zetten dieren, stambomen en gezondheidsgegevens over, voor zover ze in het bestand staan. Dat kan een Excel-bestand zijn, een CSV of een export uit je huidige programma, ongeacht hoe de tabel is opgebouwd. Meestal is dat binnen een dag geregeld, en het kost niets, ook niet tijdens de proefperiode. Hoe dat gaat, staat op de startpagina onder Gegevensimport.

Zo test je met je echte dieren in plaats van voorbeeldgegevens en beslis je na de 30 dagen of de software de overstap waard is. Zo niet, dan heb je je Excel-bestand nog.

Conclusie

Voor een kleine kudde zonder fokkerij is Excel een goed hulpmiddel. Als je over meerdere generaties fokt, afspraken voor veel dieren moet bijhouden, met anderen samenwerkt of wandelingen verkoopt, is het de moeite waard om naar gespecialiseerde software te kijken. Sven had dat punt met zijn fokkerij toen bereikt. Of je kudde al zover is, kun je zelf het beste inschatten.