Bestandsregister voor alpaca’s: plicht, inhoud en sjabloon

Wie een bestandsregister moet bijhouden

De rechtsgrondslag staat in § 45 lid 1 van de Viehverkehrsverordnung (verordening vee-verkeer). Daar staat dat houders van in omheinde ruimten gehouden wild, kameelachtigen en andere evenhoevigen hun bedrijf moeten melden en een bestandsregister (dierregister) moeten bijhouden. Alpaca’s en lama’s zijn kameelachtigen en vallen daarmee onder deze bepaling. Voor hen geldt niet § 42, die de oormerknummers van schapen en geiten regelt, en ook geen van de bijzondere voorschriften voor runderen of varkens.

Een ondergrens is er niet. De verordening kent geen bagatelgrens voor kleine kuddes en geen uitzondering voor hobbyhouderij. Wie twee dieren houdt, houdt hetzelfde register bij als een bedrijf met veertig. Ook ruinen die nooit worden gefokt en alleen voor wandelingen worden ingezet, horen erin. Bepalend is dat dieren in een bestand worden gehouden, niet waarvoor.

Het doel is bescherming tegen dierziekten. Breekt er ergens een meldingsplichtige dierziekte uit, dan moet binnen korte tijd te achterhalen zijn welk dier wanneer van welk bedrijf waarheen is gegaan. Precies die keten brengt het register in beeld. Daarom interesseren de autoriteiten zich minder voor de namen van de dieren dan voor de data, de herkomst en de bestemming.

Eerst melden, dan invoeren: de juiste volgorde

Vóór het register komt de melding van de dierhouderij. § 45 verwijst daarvoor naar § 26: de houderij moet worden gemeld bij het bevoegde Veterinäramt (veterinair bureau), dat vervolgens een bedrijfsnummer (VVVO-nr.) toekent. Dit nummer staat later bovenaan in het bestandsregister en is nodig voor verdere meldingen. Wie de melding pas achteraf doet, als de dieren er al zijn, heeft strikt genomen al een overtreding begaan.

In de praktijk betekent dat: reken op twee tot vier weken doorlooptijd voordat het eerste dier verhuist. Naast het Veterinäramt moet afhankelijk van de deelstaat ook de Tierseuchenkasse (dierziektefonds) worden geïnformeerd, en zonder bedrijfsnummer gaat daar meestal niets. Welke instanties in welke volgorde aan de beurt zijn en wat er verder nog moet gebeuren, staat in het overzicht van alle wettelijke plichten voor houders van alpaca’s en lama’s.

Wat in het register hoort: de zeven kolommen van het officiële formulier

De verordening zelf noemt alleen het minimum: het totale aantal dieren op 1 januari van elk jaar, daarnaast elke aankomst en afvoer met datum en naam en adres van de vorige eigenaar respectievelijk de verkrijger. De Veterinärämter geven daarvoor eigen formulieren uit, die inhoudelijk grotendeels overeenkomen. Het officiële bestandsregister voor alpacahouders van Landkreis Mittelsachsen is een typisch voorbeeld en telt zeven kolommen.

Boven de tabel staan naam, adres en bedrijfsnummer van de houder en het totale aantal op de peildatum. Onderaan is ruimte voor datum, stempel en handtekening van de controle door het Veterinäramt. Welk formulier in jouw Landkreis geldt, hoor je bij de bevoegde dienst; de meeste stellen het als pdf beschikbaar om af te drukken.

Kolom 7 wordt graag over het hoofd gezien, maar is het eigenlijke controlepunt. Ze dwingt je om na elke boeking de stand bij te werken. Bij een controle wordt precies dat vergeleken: komt het getal op de laatste regel overeen met de dieren die daadwerkelijk op de weide staan? Zo niet, dan ontbreekt er ergens een invoer.

De telling op 1 januari

Naast de lopende boekingen eist § 45 uitdrukkelijk het totale aantal op 1 januari aanwezige dieren van de betreffende diersoort. Dat is geen formaliteit, maar het jaarlijkse ijkpunt waaraan alle bewegingen van het voorgaande jaar kunnen worden afgemeten. Worden alpaca’s en lama’s samen gehouden, dan moeten ze apart worden geteld, omdat de verordening uitgaat van de diersoort.

De peildatum heeft bovendien een praktisch neveneffect: het is het beste moment voor een controle. Eén keer per jaar de dieren tellen, vergelijken met de laatste regel in kolom 7 en afwijkingen meteen uitzoeken, in plaats van er drie jaar later bij een controle naar te zoeken. Wie daarnaast aan de Tierseuchenkasse meldt, heeft het getal toch al bij de hand.

Drie jaar bewaren, niet vijf

§ 45 lid 1 verwijst voor de bewaring naar § 25. Daarna moet het register drie jaar worden bewaard, en de termijn begint niet op de dag van de invoer, maar na afloop van 31 december van het jaar waarin de laatste invoer is gedaan. Een invoer van februari 2026 moet dus tot eind 2029 beschikbaar zijn.

Op internet circuleert vaak een termijn van vijf jaar. Die komt uit een andere context: voor de bewijzen over diergeneesmiddelen gelden langere termijnen, en omdat Nieuwe-Wereldkameelachtigen juridisch als voedselproducerende dieren zijn ingedeeld, geldt dat ook voor alpacahouders. Beide termijnen lopen naast elkaar. Wie twijfelt, kan beter de langste aanhouden, want te lang bewaren is geen overtreding.

Belangrijker dan de termijn is de plicht tot overlegging. Het register moet op verzoek kunnen worden getoond, en wel op het moment dat ernaar wordt gevraagd. Een map die in de kelder ligt en eerst bij elkaar gezocht moet worden, voldoet in twijfelgevallen niet aan deze eis.

Bestandsregister, Bestandsbuch, stamboek: drie verschillende dingen

De begrippen worden regelmatig door elkaar gehaald, ook in gidsen. Ze hebben verschillende rechtsgrondslagen, verschillende inhoud en verschillende termijnen. Alleen de eerste twee zijn wettelijk voorgeschreven.

Een goed bijgehouden stamboek vervangt geen bestandsregister. Het bevat andere gegevens, volgt een andere logica en wordt door een particuliere organisatie bijgehouden. Omgekeerd zegt het bestandsregister niets over afstamming. Wie beide nodig heeft, houdt beide bij.

Vijf fouten die bij een controle opvallen

De meeste bezwaren ontstaan niet uit kwade wil, maar doordat het register tussendoor blijft liggen en later uit het geheugen wordt gereconstrueerd. Deze punten vallen volgens de ervaring het eerst op:

• Geboortes ontbreken. Een in de eigen kudde geboren cria is een aankomst en hoort met datum in het register, ook als het nooit het erf verlaat.
• Sterfgevallen ontbreken. Gestorven dieren zijn een afvoer. Zonder invoer klopt de bijgewerkte stand in kolom 7 blijvend niet meer.
• Alleen de naam van de verkoper. Gevraagd worden naam en adres respectievelijk het bedrijfsnummer. ‘Gekocht van Hof Müller’ volstaat niet.
• Geen ondubbelzinnig kenmerk. Een landelijke identificatieplicht bestaat niet voor Nieuwe-Wereldkameelachtigen, maar een transponder wordt wel aanbevolen. Zonder eenduidige identificatie is bij een geschil niet te bewijzen welk dier bedoeld was.
• De telling per peildatum ontbreekt. Ze staat uitdrukkelijk in de verordeningstekst en wordt toch het vaakst vergeten.

Papier of digitaal?

De Viehverkehrsverordnung schrijft geen papieren vorm voor. Doorslaggevend is dat de vereiste gegevens volledig, in begrijpelijke volgorde en op verzoek onverwijld beschikbaar zijn. Een spreadsheet op de computer of kuddesoftware voldoet daaraan net zo goed als het uitgeprinte officiële formulier, zolang de stand op elk moment kan worden opgeroepen.

Het voordeel van digitaal bijhouden zit minder in het gemak dan in de volledigheid. Wie een geboorte toch al in het dierdossier vastlegt, hoeft haar niet ook nog in een map over te nemen, en juist die tweede stap valt in het dagelijks leven weg. Wie bij papier blijft, moet het register bewaren waar de dieren zijn en elke beweging op dezelfde dag invoeren.

Wat er aan het begin verder op de agenda staat, van ruimtebehoefte en kuddegrootte tot voeding, lees je in de beginnersgids voor het houden van alpaca’s.

Bronnen en duiding

Basis zijn de tekst van de Viehverkehrsverordnung in de §§ 25, 26 en 45 en officiële aanwijzingen en formulieren van de Veterinärämter, hier het officiële bestandsregister voor alpacahouders van Landkreis Mittelsachsen. Formulieropbouw en procedurele details kunnen per deelstaat en per Landkreis verschillen. Dit artikel is geen juridisch advies; in geval van twijfel beslist het voor jou bevoegde Veterinäramt.